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EXCEL难?难于上青天?别怕,掌握七大要点,让你的EXCEL一步登天

2019-03-06  看看宝贝...

职场上有一句话,叫”用word不如用EXCEL,用EXCEL不如用PPT”。这句话是有道理的,它的深意在于:文字不够数据有说服力,而数据又不如图示来得直观。但不管怎样,数据是图示的基础。

可对很多人而言,EXCEL却是个最熟悉的陌生人。

去年年底,我做了一个年度的读书总结,当时很多人私信问我,这些图示到底是怎么做出来的。

EXCEL难?难于上青天?别怕,掌握七大要点,让你的EXCEL一步登天
EXCEL难?难于上青天?别怕,掌握七大要点,让你的EXCEL一步登天

我感到非常惊讶,因为在我日常的生活和工作里,最常用的,就是这个EXCEL中的一键生成“图表”功能了。

仔细一问,原来大家平常虽然经常用EXCEL,却没有真正的掌握ECXEL。普遍的人都认为,用EXCEL特别麻烦,每次都要花很长的时间。而且它操作顺序很复杂,一不留神就会出错,出错了因为不了解表格所设置的公式,于是又不知道怎么去改。反正EXCEL用起来就是难,难于上青天。

曾经有个人,他也有过这样的困惑。他就是日本SUGOIKAIZEN股份有限公司的董事长吉田拳。吉田在成为一名EXCEL研修讲师之前,曾经进入Mercian工作。工作期间,吉田每天都要处理大量的数据。为了提高企业的工作效率,加强员工的EXCEL技能,没有接触过EXCEL的吉田开始专研EXCEL的技术。他在2010年设立了SUGOIKAIZEN,定期举办能够直接提升业绩的EXCEL修研课程。

吉田结合把他多年的培训心得,出版了《Excel教科书》一书。

EXCEL难?难于上青天?别怕,掌握七大要点,让你的EXCEL一步登天

一、为什么我喜欢用EXCEL

1、EXCEL可以帮助我量化我的工作进度和收益,方便我去评估和改善我现有的工作方法和流程是否合理和高效。是我复盘的最大工具。用数据来说话,而数据分析的基础在于“分类”和“比较”

2、节省时间。对的,你没有看错,熟练使用EXCEL不但不会浪费你的时间,而且还会帮助你节省时间,让你的工作更高效。

仅仅罗列数字的话,是看不出规律的。所以,EXCEL还提供了图表的功能,只要你输入正确的数据,并设置好合适的公式,就可以一键生成图表,帮助你更直观地去发现问题。

二、为什么你会觉得EXCEL难

理论与实操脱节是大部分人觉得EXCEL难的最主要原因。

许多人去报过课程,甚至考了证,但是仍然用不好EXCEL。为什么会出现这样的问题呢?因为EXCEL学习和考察的范围都是有关它的功能和函数方面的知识,很浅显和笼统。很多学习的内容,在实际工作中用不着。

而很多课程的内容,都非常复杂(举例)。我们很多人平常也没有时间去学习这么精细的操作。所以说,我们更需要的是在短时间内掌握一些基础技能。

作为一本实操类的书,不仅是读完就可以了,你必须要挑选有需要的地方,按部就班地去操作。最好是,带着问题来看着一本书,

特别是VLOOKUP的功能,我经常用它来帮我找某本书到底是哪天看的,或者搜日期来看看自己那天到底读了什么书或者写了那些文章。

你要经常把EXCEL用起来,或者说,要想尽一切办法去使用,EXCEL就跟工具一样,搁久了不用,就会生锈。经常用它,努力让它和自己的生活发生点关系来,就会觉得其乐无穷。

三、使用EXCEL时,7个必须掌握的要点

1、瞬间完成常规操作的方法。

(1)首先,你需要去了解表格里的内容意义,而不是糊里糊涂地做下去。如果你不知道这个表格的用途,那么当表格里的数据出现异常的时候,你肯定也不会发现。

(2)其次,你要掌握EXCEL的基础操作。这样不仅可以提高你的工作效率,还可以降低你的出错率,一举两得。

(3)使用EXCEL的初衷不是让你单纯的制作表格,而是为了保证你的有效工作时间,让你更轻松。你应该充分利用EXCEL的功能,把能够自动完成的简单工作交给EXCEL,把精力集中到只有你才能完成的工作上。

2、3个提升EXCEL技能的必须项

(1)应对一般操作需要掌握的67个函数。EXCEL中一共有400多个函数,我们没有必要全部记住,只需熟练掌握30-50个就足够了。作者在第三章详细介绍了6个最基础的函数。

(2)了解EXCEL的9大功能,它们分别是:

条件格式、数据有效性、排序、自动筛选、数据透析表、自动填充、保护工作表、定位和查找与替换。

3、认识4种数据类型:数值、文本、时间和公式·函数

4、学会有效地利用快捷键

5、将制作好的数据保存

(1)提高工作效率的关键在于数据保存(Ctrl+S);

(2)此外,要设定自动保存状态

(3)如有错误操作,记得按Ctrl+Z返回

(4)暂停键是Esc

6、尽量接触复杂的功能,让你的操作更简单

  • 取消修正文字
  • 取消超级链接
  • 取消将数字变为日期形式
  • 消除单元格的错误提示
  • 取消输入时的自动更正
  • 避免“黏贴选项”频繁出现的情况

7、最后,学会共享EXCEL文件

四、小结

其实这本书里还讲了许多关于EXCEL使用的技巧,建议大家在目录里找到自己所需要了解的操作,然后根据里面图示的流程去操作它。

最后想说的是,EXCEL只是一个工具,我们的目的并不是让自己去成为一个只擅长去做表格的人,而是要让自己善于使用EXCEL的技能来发挥分析技巧,优化我们的工作流程,提高工作效率。

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