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秩序,天国的第一法则,时间管理的重要原则

2019-03-07  逸香阁居...

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如果你走进位于华盛顿特区的国会图书馆,你就可以看到天花板上悬挂着几个字,这便是著名诗人波普曾写过的一句话:“秩序,是天国的第一条法则。”其实,秩序也可能是商界的第一条法则。

假想自己是个局外人,站到你的办公桌或办公室旁,问问自己:“什么样的人会在这样的地方工作?”打开你的皮夹或公文包看看,问问自己:“什么样的人会有这样的皮夹或公文包?”再看看你的卧室客厅、车里车外、你的橱柜抽屉,问问自己:“什么样的人像这样生活?”

工作中,你是否会对这个人委以重任?为什么?通过一个中立的第三方视角来诚实地评价自己,你会看到一个怎样的自我?

通过对一些高级主管的一系列调查,我们了解到:52位受访者中的50位都表示不会把升职机会给予一个办公桌或工作环境都十分凌乱的人。即使这个人工作成绩出色,这些主管们还是表示无法把一个需要承担重要责任的职位交给没有条理的人。

切记,不要让这一幕发生在你的身上。

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成功离不开秩序,秩序是高效能成功人士的第一法则。反之,那些杂乱无章的坏习惯,则是导致工作效率低下的重要原因,也是很多人越混越差、一事无成的一个主要原因。

现实生活中,许多人已经将“杂乱”当做一种习惯性的行事方式,美名其曰“顺其自然”。殊不知,在绝大多数情况下,杂乱无章只会带来极其负面的效果,它会阻碍你将精神集中在工作或某件具体的事情上,让你无法保持专注和深入,因为,你的视线和注意力经常会被其它事物吸引而去。

整洁是一个关键的习惯。记住,整洁是提高个人生产率的重要习惯。通过整理、打扫你的工作环境,可以使你的工作效率和产出得到很大的提高。你需要一种秩序感使自己感到放松并掌控你周围的环境和生活。每当你把生活或工作上的事情整理有序,你就能体验到一种幸福和满足感。

当你打扫你的办公桌或办公室时,你会感到你是工作的主人;当你清洁你的车时,你会感到生活尽在掌控;当你整理你的皮夹或公文包,或者你的家和橱柜时,你会感到自己是个更高效的人。你的自尊感得到提升,浑身充满力量。你会感到有更多的能量和决心把工作做好。

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芝加哥与西北铁路公司的总裁罗德兰·威廉姆斯说:“一个桌上堆满很多文件的人,若能把他的桌子清理开来,留下手边待处理的一些,就会发现他的工作更容易,也更实在。我称之为家务料理,这是提高效率的第一步。”

直邮(direct mail)创始人乔·舒格曼曾写过一本书介绍他成功的五个法则。其中之一就是:“每天的工作都要以一张整洁的办公桌告罄。”他将制定的这条规则下达到整个公司。这个政策促使所有员工都更有效率地完成每一天的工作。这是成功的一个主要因素。

许多人在一个凌乱的氛围中工作,却聪明反被聪明误。他们用自己的小聪明为工作环境的杂乱找借口,他们会说:“我知道每件东西都在什么地方。”或者并不幽默地说:“一张干净的办公桌代表了一个锈掉的大脑。”

然而,每一个在工作场所的效率的操作测定都表明这些说辞完全是自欺欺人。一个知道每件东西具体位置的人只可能是通过超凡的记忆力一一记住这些物品的摆放位置,而不可能是在这凌乱环境中工作的人。

那些说自己在杂乱的环境中工作得很出色的人往往是错的。如果他们在一个整洁有序的环境中工作一段时间,就会惊讶地发现自己现在的效率和生产力比之前要高得多。如果你或是你身边的人总是试图证明自己在一个凌乱的环境中也可以工作得很好,那就挑战一下自己或那个人在一张整洁的办公桌上工作一天,结果会让你大为震惊的。

某公司的一个经理,几乎是最杂乱无章的一个管理者,总是找理由解释他为什么要在一个凌乱的环境中工作。但公司老板根本不听,也毫不妥协。无奈之下,他只得在下班前进行收拾、清理。不到一个星期,他又来找老板,但这次是道歉。他说:“我一直以为我在一个杂乱的环境中的工作会更高效,但一周以来,我发现在同样时间内我完成了之前的两到三倍的工作量。我真的不敢相信只要把东西放对地方就可以变得这么高效。”

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工作环境的整洁有序当然更为引入注目,你可以通过做以下三件事来整理你的办公桌或办公室:

一,清理桌面,养成习惯

要想把办公桌整理有序首先要清空它,一次只放你正在使用的一件东西。如果可以的话,把东西收在抽屉里、身旁的文件柜里、垃圾桶里。不管你用什么方法,在开始工作前尽可能地把桌子收拾干净、整洁,眼前只留下当下要处理的东西。

将5S的整理、整顿、清扫、清洁和素养完全贯彻下去,变成一种良好的习惯,这样,你留给别人和自己的印象也会焕然一新。

二,工作之前,做好准备

在开始一项工作之前先把所有需要用到的东西准备好。就像一个优秀的厨师在烹饪一道菜前总是会把所需食材、调料都拿出摆放好;或是一个老练的手艺人会提前准备好所需工具。作为一个专业人士,你也应该在开始一项特定工作前收集好所有材料。

在动工前准备好你所需的一切资料和文件,准备好笔、便笺、便利贴、计算器、尺子、文件夹以及其他你能想到的一切东西。这些你在工作中需要用到的东西应该都在你触手可及的地方。

三,要事优先,一次一事

开始工作了,首先应该明确当天最重要的几件事,按照轻重缓急排出顺序,没有特殊干扰下,依次根据优先级完成各种任务。这也是工作中要求主要的秩序。

同时,每次工作时,下决心一次只做一件事。生活中,我们可以一边做家务一边看电视,一边跑步一边听音频,但工作中却往往都需要全神贯注才有最高效率。一次只做一件事,可以保持思维的专注、思路的延续甚至达到心流的状态,防止不断切换任务时思路的重新准备和酝酿。

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