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IMG运动经纪公司及IMG国际管利顾问公司创办人马克·麦考梅克说：谁经常向我汇报工作，谁就在努力工作;相反，谁不经常汇报工作，谁就没有努力工作。 由此也可以看出，日常工作中，及时汇报工作室多么重要的一件事，但事实是工作中的很多人却并不知道该如何正确汇报。于是经常发生下面这一幕。 你拿着厚厚的资料走进经理办公室，说：经理，您让我做的统计我做完了，我先到销售部门去要数据，销售部门都在忙着，然后我想着仓库的发货记录更准确，于是又去了后勤要数据…… 这时，老板一脸烦躁地说：说重点！ 员工向领导汇报工作 为啥明明你口若悬河，而老板却压根不想听，问题出现在哪里呢？因为员工和领导的思维方式不同。 一般来说，员工是过程导向思维模式。过程导向思维模式就是指，在汇报工作中，会不由自主地说，这个活我是怎么干的，调动了多少资源，投入了多少心血等等。 比如上面说到的你告诉领导先去销售部要了数据，又去要了发货记录。这些你都是站在自己的角度，把整个过程汇报给领导。但这不是领导系那个药的。 那领导是那种思维模式呢？领导是结果导向的思维模式。结果导向思维模式就是只关心目标的完成情况，哪些地方需要领导协调、授权，什么时候能完成目标。 员工和领导不同的思维模式 既然自己汇报的并不是领导的关注点，那也就难怪领导一脸不耐烦的样子了。怎么才能让领导耐下性子，仔细听我们的汇报呢？这需要从汇报内容、汇报形式和汇报时机三方面入手： 一、采用KPT汇报法，聚焦汇报内容 KPT工作法，深受日本有“经营之神”之称的松下幸之助的推崇，内容十分简单，人人都能学的会。 日本有“经营之神”之称松下幸之助 K是指Keep，也就是保持，不仅指我们工作进度，还有在工作中取得的成绩和值得发扬的经验。P是指Proble，也就是难题，比如工作中遇到的问题，哪些地方需要领导授权、协调。T是指Try，也就是尝试，这也是最重要的地方，你需要准备要解决方案，告诉领导该打算怎样做。 总的来说，在汇报工作的时候，我们要让领导做选择题，而不是问答题。遇到问题，千万不要问领导：这个事该怎么办？如果碰到暴躁的领导，甚至可能说我怎么知道怎么办？！我要知道怎么办，要你干啥？你就只会干活，啥都让我想？ 所以，我们在汇报问题的时候，最好给领导提供ABC三个方案，再分析出每个方案都有什么优缺点，最后请领导选择一种方案。就算自己想不出三种方案，提出一种方案也是可以的。 李开复刚刚入职微软的时候，比尔·盖茨召开会议，商量为什么李开复所在的项目组效率最低，应该做出什么样的改变。其他参会人员发言的时候都支支吾吾，不切重点。 创新工场董事长兼首席执行官-李开复 轮到李开复发言的时候，他说：在我们这个公司里，员工智商比谁都高，但是效率比谁都差，就是因为动不动就改变，把刚刚熟悉的同事再拆分，重新组建团队，这样不顾及成员的感受和想法，不利于培养团队之间的默契和信任，所以我的建议就是什么都不变！ 这样，直接给比尔·盖茨提供了意见，当然最终也得到了认可。 你看，这种KPT汇报办法不仅简洁明了，而且层次清晰，在日本几乎已经成了汇报工作的标准模板。所以，我们在汇报工作时，也要分清侧重点，从进度、问题、方案三方面精准下手，而不是漫无边界地乱汇报。尤其要注意提出方案，让领导做选择题。如果自己一点方案和思路都没有，就不要怪领导脾气暴躁大动肝火了。 二、3个重点*30秒，限制汇报时间汇报工作时，千万不要手头所有的事情一股脑的都抛给领导，因为我们大脑的容量是有限的。如果你不分重点，没有层次的把所有信息，都抛出去，领导不仅记不住你说了啥，还会因为你没有重点的汇报而大发脾气。 我们人类的记忆都有个局限性，被称为神奇数字7，它的意思就是说我们人的大脑最多一次只能处理7件事，其实7都是多说了，我们普通人的大脑，一次处理3件事就很厉害了。 所以我们在汇报工作的时候，一次汇报的事情不要超过三件。 知道了每次该汇报多少内容，那每个内容需要多少时间呢？麦肯锡公司提出了著名的30秒电梯法则。 30秒电梯法则是指在和领导共乘电梯的30秒内，就能够汇报完一项工作。也就说你要在30秒的时间内，把工作遇到的问题和解决方法汇报给领导。 30秒电梯法则 比如你要给领导汇报一项增加市场份额的方案，就不要把重点放在竞品分析，数据调查上，而是应该直切要害，告诉领导你准备从哪些方面入手，怎样布局市场，怎样扩大销量等等。 这个标准看起来严苛，却能保证自己始终将重点聚焦在最重要的事情上，防止漫无目的地高谈阔论让领导失去耐心，从而自己也失去了汇报工作的机会。 所以我们在工作时，不仅要注意每次汇报的事情不能超过三个，也要有意识锻炼自己的总结概括能力，将每个重点压缩到30秒内，这样才会简明扼要，有效率地进行汇报。 三，汇报工作，请务必抓住星期五10点的黄金汇报时机不管是汇报什么样的工作，找准汇报时机是很重要的。要是你总是在领导繁忙的时候去汇报，再好的方案也容易被忽略。所以选择好的时机，才能帮助你更高效达成母的。 德比·莫斯考维茨是加拿大心理学家、麦吉尔大学教授。她曾经根据人一周的行为规律画出了一副一周工作节律图。工作节律图大体含义就是一周的前半部分，人的精力比较旺盛，行为比较严苛、冒进。一周的后半部分，人的精力逐步下降，更容易通融。 一周工作节律图 一周工作节律图，对应到每一天，是这个样子的： 星期一：工作成堆、非诚勿扰 星期二：汇报计划的好时间 星期三：超人总动员，领导心很烦 星期四：“黎明前的黑暗”，领导易妥协 星期五：最奇妙的沟通时机 我们不难看出，日常沟通的好时机就是周五。 具体到每一天来说，最好的汇报时机是上午10点。一般人都是上午精力比下午旺盛。上午十点钟，基本领导刚刚处理完重要紧急的事情，正在抻懒腰放松休息，相对来说有时间，心情也比较放松。 找准时机汇报，让你事半功倍 所以日常汇报中，星期五上午10点，这个黄金时间一定不要错过。 当然，意外事件就不必等到星期五上午10点了，肯定是越迅速越好，千万不要以为意外事件是小事，自己可以稍微遮盖掩饰下去，因为不仅纸包不住火，领导早晚有一天会知道。而且什么是大事，什么是小事，只有领导本人说了算，自己隐瞒不报，就是别样的越权。 都说干得好不如说得好，那是因为在工作中不懂正确的汇报方式。汇报中，可以采用KPT汇报模板，分析工作进度、工作难题、以及提出解决方案，供领导选择。还有要注意的是一次汇报的内容不宜超过三个，每个工作时间最好不要超过30秒。汇报日常工作时，周五上午10点是黄金时间，当然有意外情况和突发事件时，要随时汇报，不可耽搁。相信做到这些，你不仅能干得好，也能说得好！ |
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