从“1248理论”来解析OA平台系统的应用体系

从一套信息化系统的价值作用来看，不仅仅需要基本的管理理论作为支撑，还需要相应的应用落脚执行体系。为了方便理解，下面主要以“1248 应用理论”的方式来描述针对OA平台系统在组织的实现应用框架，请先参考下图。主要把握四个方面：

• 一个从目标到执行到反馈调整的闭环管控循环体系；
• 两个围绕组织人员管理的基本点；
• 四大组织运营管理的关键要素；
• 八大核心信息化应用落地平台

从“1248理论”来解析OA平台系统的应用体系

1248 协同管控体系图

下面我们分别来了解这四个方面的主要含义。

1. “1”个闭环管理体系

首先一个组织从内部管理整体来看，会定期制定周期性的战略和发展方向，由此对于每个职能、每个部门、每位成员也需要分别制定比较明确的工作目标出来，实质上每天的工作事务都会围绕着此目标来执行。作为辅助和支撑这方面管理的信息化系统工具来看，也需要具备这方面的总体逻辑和框架。一个闭环管理体系就是这样来体现的，包括从组织制定的目标以及绩效体系分拆成周期性的工作执行计划和任务。对于其中一部分的OA协同管理软件可提供相应的执行并据此而提供内部的事务性协作沟通，以及由各自对应的信息化系统模块来支撑运作，如要完成合同收款的指标，需要人力资源模块支撑需要哪些部门哪些人员来执行此任务、是否会涉及到具体合同收款审批的流程、是否有相应的文档管理可快速查询到之前的合同文本、以及之前基于此合同展开详细的项目任务管理和过程情况等。同时由于组织内部可能会有各种的 IT 系统，通过数据中心可实时获取组织内所需要的数据决策报表，反过来再核实当初制定的目标或绩效是否合理，并据此可快速的进行调整或重新制定发展目标。

另外一个闭环管理体系也可适用于具体事务的执行，主要体现在工作事务的 PDCA（Plan--Do--Check--Action）循环。总体示意图如图：

从“1248理论”来解析OA平台系统的应用体系

一个闭环管理体系图

1. “2”个管理基本点

对于OA系统的管理对象主要是围绕着“组织人员、工作事务”而展开，基本点则为管事理人，见下图。

从“1248理论”来解析OA平台系统的应用体系

两个管理基本点概要图

任何一个组织最小的单元则为人，所以要充分提升内部的执行力和竞争力，则就需要充分发挥人员的工作效率和目标性，协同OA平台针对人员管理主要可涉及到对于人员的计划和执行效果的监控、是否有清晰的岗位工作体系、是否能快速了解到员工的工作状态和情绪、处理具体事项的效率如何。即从管理的角度，我们即需要给到相应的岗位和人员有明确的工作发展目标和方向，又需要在工作过程中提供相应的支持，便于员工在开展工作时能及时的解决问题处理事项。

第二方面一个组织要持续的推进总体目标的实现，由此拆分出来的就是工作中的具体一个事务事项，但如何把具体事务能在内部沟通清楚、是否以往有相应的事务处理经验借助、是否对事务推进的各个环节和过程能积累相应的知识经验、是否有系统性的工作指导，这些问题也可从之上对人的管理角度结合，即一是要给出事务执行达到的效果和目标，二是需要给出相应的支撑和参考。

协同OA系统的两个基本点也都是围绕“事和人”来展开，即明确相应的方向和目标，又提供相应的支持和历史经验参考，从而同时为事和人提高效率和质量做好铺垫。

1. “4”大管理关键要素

而当我们逐渐细化对“事和人”的管理的时候，会发现其实关键的是会涉及到四个要素即文化促进、事务协作、制度推进、知识共享。总体如下图。

从“1248理论”来解析OA平台系统的应用体系

四个管理关键要素概要

通过形成的内部管理制度，让事项和人员能遵循一定的规则很方便的执行，包括内部行政方面的管理制度流程、费用预算管理方面的制度流程、业务开展方面的制度流程，即可以让这些管理制度能够很好的落地执行，又可提高人员的工作效率以及工作事务的推进效率。

在日常的工作执行过程中，如何能积累相应的工作知识经验，并可快速复制到新员工、或同类事项的执行当中去，这里就需要形成一个知识快速复制的管理要素，如梳理整个组织所会涉及到的各类型知识树、按照一定规则把相应的知识经验汇总起来、各类问题的集中讨论交流分享、可快速使用的工作模板等。

刚才我们谈到的管理制度是组织内具备一定规则的工作程序和要求，但很多时候员工要完成一些事项需要随时随地的与相关人员进行沟通分享的。以及对于组织与员工之间的沟通也需要有相应的氛围和环境，例如如何可让员工了解组织内发生的一些动向增强员工的参与感，如何快速了解到新颁布的制度要求避免员工发生同类型的问题等。

最后对于管事理人中的人的管理，其中主要还需要建立对人才和组织的文化管理，通过文化的建立可帮助组织简单化管理，但要如何才能把内部形成的文化快速的传播出来并让每位员工都能及时获知到。

1. “8”大核心应用平台

要让之上谈到的三点―一个闭环体系、两个基本点、四大管理要素‖真正落到执行，在信息化系统的体现则需要建立整套组织内统一化的―信息门户平台、信息发布平台、流程管理平台、知识管理平台、综合事务处理平台、通讯整合平台、报表展现平台、业务集成平台而一体的企业OA平台系统，如图：

从“1248理论”来解析OA平台系统的应用体系

八大核心应用平台示意图

整套协同管理平台是可基于组织内部的统一化管理、同时又可与其相关的外部单位协同运作起来，所以整套平台的运转核心是围绕着内外部组织一体化的运作来进行。