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协同办公改变过去复杂、低效的传统办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为管理和决策提供科学的依据。真正的协同办公软件能够突破传统办公自动化（office automation; OA），它不仅有效地解决传统OA在管理上的难题，更以高度的协同性、集成性、可扩展性、可定制性满足全方位的办公管理需求。具有以下几个特点：①协同性。指将部门内部和外部的资源全部整合在统一的平台上进行管理，并提供单一的访问入口，以先进和开放的平台体系融合各种应用；以信息门户提供统一和个性化的访问入口，以工作流程打通部门运作各个环节，使知识信息流在部门之间无阻碍地流通。协同办公自动化软件所要达到的目的就是不仅实现内部各组织、各部门、各人员的协同，还将其他部门和部分企业实现合作、信息共享，创建一个紧密结合、共同运作、动态调整的大协同环境体系。②知识性。协同办公自动化软件不仅是部门电子化运作的工具，还为部门搭建一个高效的知识管理平台，利用各种TI工具有效地管理、存储和分析各种结构化和非结构化的知识信息，并及时地把这些知识信息及时传递给需要的人，从而创建一个知识化的组织体系，为决策提供科学依据。③应用深化。协同OA软件系统所完成的不仅仅是简单的文档处理和公文流转，而是部门全面信息体系的前台构件，它一方面可以完成与部门后台构件（如公众基本信息）数据和应用整合；另一方面可以外延扩展其功能应用，完成部门人力资源管理、资产管理等功能，搭建适合部门应用的电子政务环境，并可根据部门的实际需求扩展应用。④可定制性。政府各部门的组织结构、人力资源构成、工作流模式根据部门的性质、功能而有所不同，而协同OA系统具有良好的可扩展性和强大的自定义功能，以适应组织结构和业务流程调整的需要，而无须进行最底层的开发，大大提高了系统的灵活性和适用性。⑤个性化。通过协同办公的信息门户，将部门的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的界面提供给用户，使部门可以快速地建立个性化应用。它向分布各处的公众提供所需信息，帮助用户管理、组织和查询与部门相关的信息。内部和外部用户只需要使用浏览器就可以得到自己需要的数据、分析报表及业务决策支持信息。信息门户可突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情况，并以友好、快捷的方式提供给访问者最感兴趣和最相关的信息。 在政府上网、电子政务等国家重大工程的推动下，各级地方政府都已经建立了各种各样的办公自动化系统，但从应用现状以及需求来看，传统办公自动化系统由于其自身的缺陷，将不可避免地导致一些问题的发生：①信息孤岛。办公系统的分散开发和引入，使信息被封存在不同的应用平台和数据库中，定义和采集相互独立，从而形成了许多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效地利用和共享。而建立一个高效的办公自动化环境的首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用。②应用孤岛。传统系统难以与政府其他业务系统紧密集成，使得政府内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，工具落后、管理维护工作量大，各部门各系统往往形成一个个“应用孤岛”，企业需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换，以获取相应的信息进行分析，造成资源浪费和重复劳动，企业的运作效率大大下降。③资源孤岛。政府内部各部门之间的协同，政府内部与外部资源（包括其他政府部门和企业）之间的协同，在这个新信息时代越发凸现其重要性。政府必须建立一个动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，从而使得政府内部资源（领导者、公务员）和外部资源（其他部门和部分企业）能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对政治、经济环境的变化。而传统的系统由于其体系架构相对陈旧，无法很好地建立起这样一个协同运作的环境。 |
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