| 近年来,人们对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注,其原因是:一方面,随着计算机及通信技术的发展,电子文件已实实在在地走进了我们的生活和工作之中:另一方面,电子文件产生的数量急剧增加、形式不断翻新,而且有不少已经进入归档阶段并转化为电子档案。我们知道,在庞大的信息资源库中,只有一类信息资源具有凭证性、惟一性、可靠性和权威性,这就是在国家和机构活动中为开展各项业务和行政管理活动而形成的、具有特定效用的凭证性信息——文件,以及由文件转化而成的历史记录、现行工作的信息源——档案。这种独特的信息资源是机构的核心信息资源,是机构可持续发展的信息支持和信息保障,也是整个国家信息资源最珍贵的重要组成部分。随着电子政务建设的开展,各级政府机构的办公自动化也轰轰烈烈地开展起来。大量电子文件的产生使我们认识到,如果不采取有效的措施和办法解决电子文件归档的问题,将对电子文件今后的管理带来不必要的、难以克服的障碍和困难,许多证明电子文件真实性、完整性、长期可用性的背景信息和核心元数据的丢失将会成为无法弥补的损失。进入21世纪以来,电子文件管理问题的解决一直是我国档案机构最头疼、最无奈的问题。就电子文件的管理而言,保持电子文件的真实性、完整性、长期可用性从而使之具有凭证价值,是电子文件管理的核心内容,也是电子文件管理面临的最大问题。尽管国家档案局先后出台了《电子公文归档与管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等标准和规范,但由于前者仅限于通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据而对普通机关和机构不具有普遍约束力;而后者又由于对背景信息和元数据采集等一系列标准的制订严重滞后而使其操作起来非常困难,导致电子文件的管理处在一个非常尴尬的境地中。为此,笔者认为:档案部门必须抓住各地、各单位正在不约而同开展电子政务和办公自动化建设的大好时机,采用积极有效的手段,提前介入,把电子文件管理的内容嵌入电子政务和办公自动化系统中,以实现对电子文件的有效管理。1切实落实好“电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责”的规定目前之所以会出现大量电子文件不能有效管理的状况,一方面是因为产生电子文件的机构不知道电子文件管理的重要性和管理手段;另一方面是对“电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责”的规定不了解,即使了解也不知道如何去“负责”。为此,档案部门必须把有关电子文件管理的几个标准和规定宣传、贯彻到每个立档单位领导、文秘和档案人员心里,使他们明白:电子文件跟传统的纸质文件一样重要,特别是实行无纸化办公的单位,其重要性更甚,如果不管理好电子文件,其后果将非常严重。在此基础上,要对各地各单位的电子政务和OA系统开发提出必须有档案部门参与和检查验收的要求。档案部门要根据各单位OA系统开发的实际,提出既符合办公要求又符合电子文件管理要求的系统功能需求方案,促使使用单位负起对电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性该承担的责任,自觉把档案管理作为重要模块列入OA系统中。具体设计上,一要贯彻“前端管理”和“全程管理”的原则,使文件从草拟到归档的各个环节及办理信息都能忠实地记录下来并置于档案管理的监控之下,且所有信息均由计算机自动生成;二要采用权限赋予和文件固化等手段,使文件草稿、定稿、附件及流程中形成的各种信息不被修改;三要使文件从形成到归档实现无缝运行和链接。2把文档一体化原则贯彻到软件系统设计中文档一体化就是将文件管理与档案管理纳入一个网络化办公系统,特别是计算机管理系统,一次输入多次输出,从公文产生到运转的每个环节上,特别是从公文向档案转化的关键环节上都体现档案工作的要求,使文件实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化,实现文秘工作与档案工作规范衔接和信息资源共享。实践证明,在办公自动化条件下实现文档一体化,在文件、档案的各个管理环节,其效率都将比传统的手工管理有显著提高。公文的建立、流转、督办及其办理完毕后的管理,是办公自动化系统(以下简称0A系统)的重要内容之一。由于文件与档案的密切关系,也由于电子文件和纸质文件载体性质的不同并由此造成管理上的差异,决定了在对0A系统设计的初始,就要考虑办理完毕电子文件的归档问题,即所谓对电子文件管理要“从信息系统源头做起,在系统设计阶段即考虑作为档案管理的要求”。真正意义的文档一体化管理,其含义也在于此。以往的0A系统一般注重的是完成办公事务与行政事务的处理流程,其文档管理显然存在以下不足之处:第一,不注重从文件中提取作为自动化管理的数据,即使有,也基本限于《档案著录规则》的内容与形式特征的信息,另外,数据提取也基本上由档案人员完成;第二,公文处理与档案管理没有直接关系,缺乏一体化管理思想,文件管理与档案管理是独立的,很少存在关联,前者很难为后者创造条件;第三,对电子数据(电子文件)保管不够重视,多数系统继续利用纸质文件解决档案管理问题;第四,0A系统一般由办公自动化部门开发,档案部门较少参与,文档管理流程欠合理。另外,不少软件尚未真正实现现代办公环境中的文件、档案一体化管理,大多还停留在按传统管理模式分别开发OA和档案管理系统、实行简单对接的层面;许多OA系统未提出全面的一体化管理软件的功能需求,无法将档案管理需求有机地嵌入其间:一些软件对电子文件管理流程的设计不合理、尚停留在模仿手工运转的阶段,未实现流程重组基础上的软件开发。正因为如此,档案部门要借助政府的力量对各地各单位的0A系统开发运用提出文档一体化管理的要求,把档案管理模块嵌入0A系统中,使文件从生成、流转、办理到归档的每一个环节及相应的信息都处于档案部门的监控和收集范围,为及时收集电子文件和保证电子文件的真实性、完整性奠定基础。0A系统中,一般要设发文管理、收文管理与档案管理模块。发文管理主要处理上级来文和内部制发的公文。在发文管理中进行拟稿处理,然后将文件提交给经办人,由经办人选择流程,此公文将根据所选的发文流程进行流转,流程结束后,可以直接进行文件登记和归档处理。收文管理主要是对外来公文进行登记和处理。登记收文过程一般提供了四种方式(附加、引入、扫描、内部来文),登记完后将文件提交给经办人,由经办人选择流程,此公文将根据所选的发文流程进行流转,流程结束后,可以进行归档处理。档案管理则是从系统设计开始,对文档管理的要求作出统一规定,使从起草文件、完成文件的收发、运行管理,到自动组卷、著录标引、归档、打印目录、查档、借阅、统计等等,涉及文书管理和档案管理的全部业务工作纳入其可控范围,实现电子文档的前端控制和全程控制,从系统设计或者文件形成为起点,以档案室的档案管理为终点,这种系统设计最大的好处是实现了电子文件从产生到形成档案整个过程的无缝连接,使前端控制和全程管理原则得以实现,对电子文件的真实性、完整性和可用性提供了保障。3把背景信息和元数据绑定在电子文件中背景信息和元数据是电子文件的身份证和户口簿。利用元数据进行电子文件管理,可以保障电子文件的真实性、完整性和有效性。因而,如何规定元数据的格式和类型以及采用何种手段捕获元数据就成了系统设计的重点问题。虽说现在我国还没有一部元数据标准,但就档案和电子文件而言,其核心元数据无非是标题、责任者、时间、来源、格式、秘级、字数、语言、主题等十几个元素,把握住了这些核心元素就把握了电子文件的灵魂。而背景信息如拟文者、审核者、签发人、办文意见、份数、编号等信息可以设置公文处理单作为电子文件的附件记录下来。修改过程还可以采用痕迹保留的办法附在电子文件中。其他如软硬件环境、版本、载体、保管期限等信息还可以后期著录。文件形成时的所有信息都存在文件中,除硬件环境、软件环境等著录项目外,处理过程中相互衔接的各类责任者、登记处理过程中的各类操作者、登记处理过程中产生的责任凭证信息等,以及《档案著录规则》要求的项目都可以嵌入到电子文件中。电子文件管理有其特殊性,它实行的是动态管理,不能事后补充,因而,研制与开发电子文件管理系统需要标准、规则先行。目前档案部门正在会同其他部门研究与开发适应电子文件管理的系统,也出现了一些试用性系统。如获得2003年国家档案局科技进步二等奖的“电子档案原始性、完整性、真实性的保障体系”,创建了以“电子文件运行期生命周期表”为核心的电子文件运行模式,系统自动生成的跟踪文档作为隐含信息被分别存放于相关的链接文件中,以成为归档时检验该电子文件原始性、完整性的依据。元数据是描述电子文件数据属性的数据,是能解决计算机不能识别电子文件内容的标记语言,如果电子文件形成者通过特定方式在电子文件中输入责任者、主题词等元数据(类似著录项目)后,这份电子文件就能用元数据搜索引擎按组合查询条件搜索到。可以依靠XML(可扩展标记语言)等多种标记语言,把元数据嵌入到电子文件中,而不是外挂式的,每个电子文件都带着自己的著录卡片,而不影响文件的完整性,在此基础上用数据库进行管理就方便多了。支持嵌入元数据的文件有层的概念,在文件中嵌入元数据不影响文件的真实性。如现在的PDF文件,第一层包含文件的文字与图像,第二层包含增效部分,例如书签,超文本链接、导览等,第三层包含档案的基本资讯,例如字形信息和交换参考表。供用户阅读的文本放在第一层,其它层提供对第一层的保护和支持,一般情况下用户是看不到的。另外,PDF式的文档还有许多属性内容可供进行诸如标题、主题、作者、类别、关键字、备注等多项元数据的著录和标记,如果在系统设计的时候就把这些属性内容生成到电子文件中,不就实现了核心元数据嵌入电子文件的目的了吗?综上所述,在电子政务和0A系统大量产生电子文件的今天,在电子文件管理系统还不成熟或不能在电子政务和0A系统中普遍运用的情况下,通过档案部门的努力和指导,把电子文件管理的理念灌输到电子政务和0A系统的开发运用中,实现对电子文件的有效管理不仅可行,而且是可以大有作为的。OA系统环境下电子文件管理的实现@陈大发$贵州省档事局!贵阳550002随着电子政务和办公自动化建设的广泛开展,产生了大量没有得到有效管理的电子文件。提出档案部门应采取的对策和在OA系统环境下对电子文件管理的可行性及具体方法,以期解决目前电子文件管理中不敢管、不会管、无法管的问题。OA系统;;电子文件;;管理[1]王键.电子政务核心信息资源的管理“黑洞”与“补漏”工程.北京档案,2003;04 [2]李向前黄莺.浅谈文档一体化与办公自动化.河北职业技术学院学报,2006;06 [3]穆林.内嵌元数据的电子文件管理.档案学研究,2005;03期 |
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