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1 工程文档的管理工作工程项目文档工作贯穿整个工程建设，是工程建设和管理过程中一项十分重要的工作。下面，勤学小编给大家整理了工程文档的管理工作以及相关方法。
分公司工程文档管理范围、信息化建设情况
中电投电力工程有限公司烟台分公司在山东海阳核电项目一期常规岛、BOP工程担任着委托管理和委托监理的管理责任，其工程文档管理涵盖工程文档管理网络建立健全及人员配备，工程文档管理体系策划、体系文件编制、执行、维护，文档管理硬件设施配备，施工文件管理，监理文件管理，工程技术文件管控，工程函件收发管理，商务文件管理，图书资料管理等各方面。
随着业务拓展，信息系统的建设需求日渐急迫，分公司的核电信息系统NPAP开始了建设进程。2011年7月，烟台分公司正式启动NPAP系统开发工作，截止目前，NPAP上线使用模块涵盖行政管理、文档管理、质保管理等方面。文档管理主要包括：竣工资料管理、图纸管理、厂家资料管理、变更文件管理、商务文件管理、工程影像库、图书资料管理、信函管理、会议纪要管理、备忘录管理、分公司工作周(月)计划等多个模块。
信息系统在本单位的应用后的显著优势
信息系统在本单位未投用以前，分公司文件编审批签字流程长，费时费力。使用电子签名流程的NPAP系统后，大大缩短了流程流转时间，也满足了移动办公的需要，大大提高了办公效率，同时也实现了信息的共享，管理的规范。 
信息系统的延伸应用的显著优势
信息系统运行成熟以后，由于管理的需要，除需要实现分公司内部信息畅通流转，还需要充分考虑与各参建单位之间业务流转，通过接口将实现与其他单位信息系统的无缝对接，通过双向传输，减少中间环节、提高工作效率。将系统推广至现场各个业务来往单位，真正意义上实现业务自发起至归档全部通过系统。现场单位使用系统后，扩大了信息共享平台，加强了沟通交流与信息传输效率。实际工作也证明了这一点，通过这种方式，对缩短文件传递时间，提供高工作效率，降低管理成本具有实际意义。
与山东核电CIMS系统的接口开发：分公司及管理范围内承包商使用NPAP系统、山东核电使用CIMS系统，山东核电向分公司分发的技术文件及函件等在CIMS系统已著录，而分公司接收后需登录到NPAP系统中;同样，分公司及承包商向山东核电提交的文件山东核电也需著录到信息系统，重复工作增加了无谓的工作量。通过NPAP和CIMS接口开发，可实现系统间的数据自动传输，相关各方文件的基本信息通过接口进行交换，实现数据共享，简化处理流程，减少劳动强度，加快文件传输效率，缩短处理时间，提高工作效率。
2 建立健全文档管理制度建立健全文档管理制度是做好建筑工程文档管理的基础。为了加强对工程建设各阶段文档资料的有序管理了，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期就应按照国家文档管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的文档管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及文档人员在工程文档形成过程中各自所应承担的职责，规范文档资料的收集、整理，以保证工程自开始与文档跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。 
首先要加强对建设项目文档工作的组织领导，根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备文档管理人员或建立相应的文档工作人员网络体系;其次是加强建设项目文档管理制度建设，建立健全项目文档工作各项规章制度，建立切合实际的项目文档工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆”，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目文档管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目文档管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。
因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的文档管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目文档管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步”，即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目文档的收集工作。
3 电子文档安全管理选择合适的加密软件厂商
目前，加密软件市场是种类繁多，给企业选择造成一定的难度。由于数据安全产品直接涉及到日常办公和核心数据的安全，在选择时需要特别谨慎，应当从数据安全厂商的研发实力，软件的功能性、安全性、稳定性、兼容性和易用性等方面综合考虑。企业应仔细甄别，千万不要选产品不可靠，没有研发实力，无售后保障的产品。
1)要有资质，“涉密信息系统产品检测证书”、“商用密码产品销售许可证”、“计算机信息系统安全专用产品销售许可证”和“软件产品登记证书”等资质证书是必须要有的。
2)要测试产品的性能。可以搭建环境测试软件的安全性和稳定性，测试加密软件与企业用到的管理软件(如OA、杀毒等软件等)和应用软件(如各种CAD软件)的兼容情况，测试软件的各种功能(如加解密功能、外发管理、U盘管理、复制、截屏等)，观察有无蓝屏和死机现象，有无打不开和破坏文件的情况。
3)软件操作要简单，容易上手。软件要容易操作，人机对话环境要好。软件操作简单不等于软件简单，软件要求有比较强大的功能的。
4)要了解加密软件厂商有无本地用户，有无同行业的用户，有条件的话可以去这些案例企业了解软件的应用状况。
加密范围要适度
企业在确定加密文件类型的时候一定要注意：只有企业重要的、核心的资料及文档才需要加密。加密文件类型不宜过多，过多容易造成工作不便，影响工作效率，甚至有可能影响到计算机的正常运行。
领导重视
领导重视并支持也是加密软件成功实施的重要因素。企业领导层对加密软件要有正确的认识。需要管控的企业核心电子文档在企业内部交流不受影响，外发就需要领导层进行授权或审批，未经解密的管控文档在企业外部是无法使用的，有效地保护了企业内部核心重要文档的安全。这样就会影响到一些人的利益，从而阻挠加密软件的实施，这时就需要领导的大力支持，否则加密软件很难顺利实施。领导自身也应严格执行企业电子文档安全管理的相关规定，给员工做好表率。
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