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Word和Excel是Office办公软件中非常重要的两个组件，Word主要用于文字处理，Excel专长于数据处理，每个都非常强大，在各自的领域都有很好的表现。 但是我们在使用的过程中发现，两个软件单独使用，有时并不能很好的解决问题，但如果将二者结合使用就会相得益彰、大放异彩，可以轻松高效的解决工作中的难题。 今天，和大分享几个Word、Excel结合办公的高效技巧。 一、提取文本以下图为例，如果表格存在数字、文本的混合数据时，如何才能快速提取文本？ 提取文本 从数字、文本混合的数据中提取文本无非以下两种方法： 1、使用函数：比较麻烦，而且并不是每个人都能熟练使用函数。 2、智能填充：没错，Ctrl+E不失为一个高效的方法，但首先你得确保你的Excel要是2013或以上版本，而且如果文本、数字的排列顺序不统一也无法正确提取。 那么，假如你使用的版本是2010或2007，而且不知道文本提取函数呢？ 这时，请别忘了，Word中有个强大到没朋友的功能【查找和替换】。 我们可以通过Word中的【查找和替换】来快速提取数据中的文本。 操作方法： 1、将Excel表格中的数据复制到Word文档中。 2、按组合键【Ctrl+H】打开“查找和替换”对话框，查找内容为[0-9]，替换为“空”(此空为不输入任何内容，不是文字“空”)，点击全部替换，即可快速清除所有数字。 3、将替换后的文本复制到Excel中即可。 Word查找和替换提取文本 二、批量换行再看下图，在A1单元格中有20味中药的名称， 假如现在需要将每一味中药单独放在一行中，应该如何实现呢？ 批量换行 当然，在Excel中实现其实并不难，只需通过分列，将每味中药分成一列， 然后再进行行、列转置即可达到目的。 但如果通过Word来操作是否会更快呢？ 操作方法： 得到中药名称至Word中，打开“查找和替换”对话框，查找内容：“、”，替换为：“^p”（段落标记），全部替换，这时，每味中药都会单独在一行，将替换后的所有文本复制到Excel中即可。 Word查找和替换快速换行 可以看到，我们通过Word中的查找和替换快速将每味中药单独转换成一行。 假如现在需要将每四味中药为一行，又该如何实现呢？ 操作方法： 将Excel中的中药名称复制到Word中，全选文本，点击“插入”选项卡——表格——文本转换成表格，在弹出的对话框中，文字分隔位置选择“其他字符”并在后面输入“、”，列数设置为“4”列，将文本转换成4列5行的表格，复制表格到Excel中即可。 文本转换成表格快速分行 三、句首字母大写从下图中可以看到，表格中的英文对白都是小写的，如若要将其改成句首字母大写，又该如何操作呢？ 句首字母大写 当然，在Excel中可以通过函数来转换，但是前面讲到函数使用起来比较麻烦，下面还是通过Word来转换。 操作方法： 将英文对白复制到Word中，全选文本，按组合键【Shift+F3】即可轻松转换。 Shift+F3快速切换英文大小写 四、分栏打印如果Excel中有一个长几百行，但宽只有两三列的长表格，直接打印输出的话既浪费纸张又不美观，应该如何设置即省纸又美观呢？ 操作方法： 1、将Excel中的长表格复制到Word中，点击“布局”选项卡——页面设置——栏，选择“两栏”，可以将长表格分成两栏，基本占满一页。 2、选择表头标题行，点击表格“布局”选项卡——数据——重复标题行，实现每个栏表格都有一个标题行，然后打印输出就会省纸又美观。 长表格分栏打印 五、邮件合并邮件合并是Word和Excel结合办公最经典的用法，前面我们有专门讲解过，这里就不再重复了 |
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