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Excel

2019-07-15  红毛小星星

分类汇总、数据有效性(数据验证):

Excel-分列汇总及数据有效性

1:多个部门有多项金额,现分别统计每个部门的金额的合计:表:

Excel-分列汇总及数据有效性

方法1:透视表;

方法2:分类汇总:使用分类汇总之前先对数据排序,根据**分类,则根据**排序;

对于上述表的分类汇总的操作:根据部门分类,故先根据部门排序;

选中表中任一单元格,数据:排序,主要关键字为:部门,升序或者降序,这里先用升序→数据:分类汇总:根据部门分类,根据金额汇总Excel-分列汇总及数据有效性确定即可;

以下为结果:

Excel-分列汇总及数据有效性

l  1,2,3分别表示对汇总结果的详细程度,数字越大结果越详细,上图为3的结果;1:总计表;2:各部门总计表;

l  删除分类汇总:选中结果表中任一单元格,数据:分类汇总:全部删除即可;

2:分类汇总的嵌套:进行多次分类汇总

利用1中的原始数据表,现分别统计每个部门的每项费用的金额的合计:

对于上述表的分类汇总的操作:根据部门及费用分类,故先根据部门及费用排序;

选中表中任一单元格,数据:排序,主要关键字为:部门,升序或者降序,次要关键字为:费用,升序或者降序,这里均先用升序→数据:分类汇总:根据部门分类,根据金额汇总→数据:分类汇总:根据费用分类,根据金额汇总,将分类汇总框中下方的‘替换当前分类汇总’改为不勾选,点击确定即可;

将分类汇总完成的数据复制到另一表格:选中要复制的表区域:Ctrl+g,定位条件:可见单元格复制粘贴数据即可;

3:利用分类汇总实现:

Excel-分列汇总及数据有效性Excel-分列汇总及数据有效性

选中表中任一单元格:数据:排序,按部门升序或者降序,此处用升序→数据:分类汇总:按部门分类,按部门汇总,汇总方式:计数,此时结果如图所示:

Excel-分列汇总及数据有效性→选中已分类汇总完成的表的最左上角单元格的下方第一个单元格(即:一个excel表的a2位置)至此列倒数第三个单元格,Ctrl+g,定位条件:空值→开始:合并后居中→选中此表,数据:分类汇总,直接点击删除→此时在原表最前面多出一列已合并好的单元格→选中此列单元格,格式刷要更改格式的列即可;


Excel-分列汇总及数据有效性结果如下:

Excel-分列汇总及数据有效性可根据需要再对表格进行边框等格式调整;

4:数据有效性:数据验证

l  一般的:数据有效性针对一列数据;

l  数据有效性:设置输入数据的规则,使特定的数据在单元格中才能显示输出;

l  数据:数据验证

(1)  对于一个空表的区域设置数据有效性:

选中区域,数据:数据验证,Excel-分列汇总及数据有效性即可,若设置了数据有效性之后,输入的数据不满足条件,则会报错:Excel-分列汇总及数据有效性

(2)  对于已输入数据的区域设置数据有效性:对已输入数据的区域,输入的数据符合要设置的数据验证条件;若已输入的数据不满足设置的有效性规则,则设置完成有效性规则之后,再重新在已输入数据的区域输入原数据,此时会报错;即:对已输入数据的区域,设置有效性规则,已输入的数据要么不更改,要么更改成符合有效性规则的数据;

(3)  关于数据验证中的自定义:用公式设置有效性规则

在某个区域设置公式的有效性规则时,选中区域,数据:数据验证:允许:自定义,公式:公式中只利用区域所在的最左上角的单元格即可;

(4)  关于数据验证中的序列:用数据有效性制作下拉框;

选中要制作下拉菜单的单元格区域,数据:数据验证:序列:来源:输入要制作下拉菜单的值即可,值与值之间用英文输入法下的‘,’隔开;来源也可为多个单元格中的数据;

即:可为:

Excel-分列汇总及数据有效性

也可为:

Excel-分列汇总及数据有效性

(5)  若区域a中已设置了数据有效性规则,则在区域中任一单元格输入不符合有效性规则的数据吗,则会报错,此时,若想往区域的单元格中录入数据:

Ø  更改要录入数据的单元格的有效性规则;

Ø  或者直接复制数据到单元格即可;

5:利用数据有效性保护工作表:

选中要保护的工作表(除表头之外的区域)→数据:数据验证,设置中:允许:自定义,公式输入:0即可,此时,除表头之外的工作表区域数据均不可随意改动;

删除数据有效性:选中要删除数据有效性的区域:数据:数据验证:全部清除,确定即可;


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