概述如果需要制作成百上千张邀请函、成绩通知单等单页,而且每张邀请函或通知单上都是针对不同的人物、录入不同的内容,然后打印出来,再发送给不同的对象,看起来工作量挺大,但是如果使用Word的邮件合并功能,也是分分钟的事情。一起来操作看看。 _ 第一步:建立Excel源数据表格例如,需要制作学生的成绩通知单,每张通知单对应不同的学生,而且通知单上录入该学生不同科目的成绩和总分。第一步要做的是建立一个Excel表格(可以命名为'成绩单'),在Excel表格中把学生的姓名、科目成绩和总成绩录入清楚。 第二步:设计Word文档“通知单”建立一个Word文档,可以命名为'通知单',设计出成绩通知单,空出学生姓名、各科成绩和总分。 第三步:开始批量制作成绩单设计好后,点击邮件选项卡—开始邮件合并组—开始邮件合并—邮件合并分布向导,跟着向导一步一步制作。 第1步在右侧将打开邮件合并设置窗口,第1步:点选默认的'信函',再点击'下一步:开始文档'。 第2步点选默认的'使用当前文档',再点击'下一步:选择收件人'。 第3步点选默认的'使用现有列表',再点击下方的'浏览'。 接着,将打开'选取数据源'窗口,找到之前建立的'成绩单'Excel表格,再点击'打开'。 接着,将弹开'成绩单'Excel表格中有的各个工作表,选择成绩数据所在的工作表,'数据首行包含列标题'这一项保持默认勾选,再点击'确定'。 接下来还会弹出一个窗口,保持全部数据勾选,点击'确定'。 这一步就完成了,点击'下一步:撰写信函'。 第4步先把光标置于预留的学生姓名空白处,点击右侧的'其他项目'。 则将打开一个'插入合并域'窗口,保持默认选择'数据库域',因为插入点是需要输入学生姓名,所以在'域'列表中选择'姓名',再点击'插入'。 可以看到,在光标所在的位置多了一个《姓名》域。 同样的操作,把光标放在语文成绩下方的空白单元格中,也是点击'其他项目',在打开的'插入合并域'窗口中选择'语文',再点'插入'。 同样,得到一个《语文》域。 无需多言,使用同样的操作,得到《数学》、《英语》、《总分》各个域。 各个域设置完成后,点击'下一步:预览信函'。 则在之前插入域的地方可以看到某个学生的各科成绩和总分。 可以点击'收件人'前后的左右箭头,预览一下其他学生的信息是否正确。 确认无误后,点击'下一步:完成合并'。 第6步点击'编辑单个信函'。 则将弹出一个'合并到新文档'窗口,保持默认选择'全部',点击'确定'。 接着,将自动生成另一个名为'信函1'的Word文档,其中就是每一名学生单独的成绩单了。例如,有50名学生,则新生成的文档就将有50份不同的成绩单。把这个新的Word文档执行保存,也就得到了最终结果。 总结整个操作到此结束,这也许是邮件合并最简单的用法,不过相当的实用。下次需要制作批量的文档时,不妨考虑一下Word的这一功能。
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