何谓会议记录 会议记录是当事人如实、准确记录会议组织情况和会议内容以供备查的一种文体。 会议记录的作用 1、依据作用 会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供参考的凭证; 2、素材作用 会议过程中连续编发的会议简报,意见会议后期制作的会议纪要,都要以会议记录为重要素材; 3、备忘作用 会议记录可作为会议情况和会议内容的原始凭证;还可阅读:工程监理辞典 会议记录与会议纪要的区别 1、性质不同 2、功能不同 3、载体样式不同 4、称谓用语不同 5、适用对象不同 6、分类方法不同 二、会议记录的格式 (一)标题 标题由会议名称加文体名称组成,就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本,连“记录”二字也可省略,只写会议名称即可。 (二)会议的组织概况 时间(年份不能漏); 地点(具体); 主持人的姓名和职务; 出席人的姓名和职务; 列席人; 缺席人及缺席原因; 记录人。 (三)会议内容 这部分随着会议的进展一步步完成,没有具体的固定模式。一般包含有以下方面: 会议的名称、议题、宗旨、目的; 会议议程; 会议报告和讲话; 会议讨论和发言; 会议的表决情况; 会议决定和决议; 会议的遗留问题。 这些是一般会议都有的项目,但侧重点会有所不同,先后次序会有所不同。 (四)结尾 可将主持人宣布的“散会”一项记入。 最后,由主持人和记录人对记录进行认真校核后,分别签上姓名,以示对此负责。 例文 ××会议记录 时间:2011年×月×日上午10点——12点 地点:第一会议室 出席人(:姓名、职务、单位) 李×;王××; 陈××… 缺席人(:略),缺席原因(:略) 列席人(:略) 主持人:王×× 记录人:魏×,李×× 议题(:略) 发言内容、决定事项(:略) 散会 主持人(:签名) 记录人:(签名) 三、会议记录的要求 1、客观、真实,不添加主观评价 2、完整,不乱省略、删改、遗漏 3、主题明晰、重点明确 4、字迹清楚 四、会议记录的技巧 1、准备充分 物质准备 (1)记录本:16开 (2)笔:中性笔,不宜过细、过粗,以0.5为宜;书写要流畅;多准备几支笔 (3)有条件的带上MP3或者录音笔,但不能迷信录用设备而放弃现场记录,擅长打字的可带上笔记本电脑 (4)位置:要选好位置,位置最好靠近发言人或扩音设备附近 (5)关闭手机等通信设备 知识准备 (1)事前充分了解会议的宗旨、目的、背景; (2)了解会议可能涉及的专业或行业知识、术语以及可能涉及到的人名、地名 (3)如果可能的话,尽量在会议开始之前把会议的议题和基本情况事先写好;如果来不及可先空出一定的空格,会后补上。 (4)方言准备 人员准备 如果单位没有记录很快的人员又没有录音设备的话,可以配备两名人员一同记录,会后相互核对整理 2、一心四用,三句合一 用耳、用眼、用脑、用手,耳眼脑手并用 三句合一,即手上写一句,脑子记一句,耳朵听一句 3、详略得当 (1)当详则详 详记对象:主持人开始、转题或结论性语言;主要领导的发言;不同意见;争议焦点;新观点、见解;决议等。 (2)当略则略 :一快、二要、三省、四代 (1)一快,即书写运笔要快,记得快。 (2)二要,即择要而记。 (3)三省,即在记录中正确使用省略法。 (4)四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。 4、“宁”字诀 宁断毋拖 宁疑毋缺 宁缺毋错 5、集中精神、大脑飞转 精神必须高度集中 做到:不分神、耳眼脑手并用,尤其注意主持人的发言,重要领导的发言,争议,不同意见、决定等等。 大脑必须高速运转 注意概括大意;剔除没用信息; 6、会后及时整理 由于现场记录十分紧张,字迹可能不是很清晰,而且每个人都有一套适合自己的现场记录法,所以需要及时回忆整理,补充完善,必要时可以重新写一遍。 如果允许的话,可以请发言人核实记录。 对于改动不多的,可以采用阅后订正卡的方法补正。 五、电脑记录的技巧 练习十指禅,学会盲打 熟悉文字处理软件 苦练五笔,打字速度最好能上100字/分 |
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