世界500强企业都在用的七大管理工具

前 言

SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、时间管理、二八原则…认识这些词语嘛？是不是感觉很眼熟？可是，它们到底代表什么呢？借助以下简短的介绍，你就可以快速了解这七大职场工具了。

一、SWOT分析法

• Strengths：优势
• Weaknesses：劣势
• Opportunities：机会
• Threats：威胁

解析：帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

二、PDCA循环规则

• Plan：制定目标与计划；
• Do：任务展开，组织实施；
• Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
• Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。

解析：每一项工作，都是一个PDCA循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环。只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能完善每一项工作，完善自己的人生。

三、6W2H法

• What：工作的内容和达成的目标；
• Why：做这项工作的原因；
• Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
• When：在什么时间、什么时间段进行工作；
• Where：工作发生的地点；
• Which：哪一种方法或途径；
• How：用什么方法进行；
• How much：需要多少成本？

解析：做任何工作都应该从6W2H来思考，这有助于我们思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H，能节约写报告及看报告的时间。

四、SMART原则

• Specific：具体的
• Measurable：可测量的
• Attainable：可达到的
• Relevant：相关的
• Time based：时间的

解析：人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

此外，有的又如此解释此原则：

S代表具体(Specific)，指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；

M代表可度量(Measurable)，指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；

A代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；

R代表现实性(realistic)，指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；

T代表有时限(time bound)，注重完成绩效指标的特定期限。

五、时间管理--重要与紧急

A、重要且紧急

• 紧急状况；
• 迫切的问题；
• 限期完成的工作；
• 你不做其他人也不能做。

B、重要不紧急

• 准备工作；
• 预防措施；
• 价值观的澄清；
• 计划；
• 人际关系的建立；
• 真正的再创造；
• 增进自己的能力。

C、紧急不重要

• 造成干扰的事、电话；
• 信件、报告、会议；
• 许多迫在眉捷的急事；
• 符合别人期望的事。

D、不紧急不重要

• 忙碌琐碎的事；
• 广告函件；
• 电话；
• 逃避性活动；
• 等待时间。

解析：优先顺序=重要性*紧迫性。在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。

对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

六、任务分解法（WBS）

WBS，即Work Breakdown Structure。

如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动。

WBS分解的原则：

• 将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；
• 每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法：

• 自上而下与自下而上的充分沟通；
• 一对一个别交流；
• 小组讨论。

WBS分解的标准：

• 分解后的活动结构清晰；
• 逻辑上形成一个大的活动；
• 集成了所有的关键因素，包含临时的里程碑和监控点；
• 所有活动全部定义清楚。

解析：学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

七、二八原则

巴列特定律：“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。”

按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明：

80%的销售额，源自20%的顾客；

80%的电话，来自20%的朋友；

80%的总产量，来自20%的产品；

80%的财富，集中在20%的人手中；

解析：这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。

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