一、速度能够解决一切问题1、效率低下的原因 '我认为日本白领的工作效率低下的三大主要原因是'众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作''部门内外协调后的再次协调'以及'随之而来的庞杂冗繁的资料制作。'——赤羽雄二 2、工作进展缓慢的原因 （1）无法迅速开展工作。 （2）无法专注于应该完成的工作。 （3）工作缺乏计划、不断滞后。 （4）无法做出决定，犹豫不决。 （5）相关文件和资料制作速度慢。 （6）在邮件上话费大量时间。 （7）会议又多又长。 （8）大量工作需要退回和重做。 3、提高速度能够解决的5个问题 （1）能够迅速着手工作，避免拖延。 （2）头脑高速运转，变得跟灵活，进入'举一反三'的境界。 （3）能够多次运用PDCA管理循环（管理学中的一个模型，包括：Plan计划、Do执行、Check检查和Act改进，按照这样的顺序做质量管理，并且循环不止地进行的科学程序），从而在最短时间内进行工作经验积累、找到工作秘诀，从而提高工作质量。 （1） 更有效率地解决问题，轻松把握客户真实需求，迅速纠正错误。 （2） 全速应用PDCA管理循环，充实自身，没空感知去压力，摆脱因为压力带来的烦恼。 二、提升工作速度的8个原则1、形成整体印象 （1）整体印象指最终成果是什么、为取得最终成果需要考虑的要素、需要按照怎样的步骤和顺序才能取得成果、从什么地方着手才最有效率等综合因素。 （2）在整体印象的基础上判断各个部分的重要、次要程度，判断关键节点，判断危险过渡阶段在哪。 （3）避免过分细致地工作，在不是很重要可以暂缓的工作上浪费过多时间等情况。在全面分析风险因素的基础上，致力于提升工作速度。 2、工作不要过于细致 合理分配时间，核心部分工作认真细致完成，次要部分快速推进，对工作有一个整体上的把握。 3、掌握工作的要领 把握完成工作所必须的要点，在减少时间浪费的同时推进工作。 在脑海中反复模拟现实来明确工作的运行流程，思考什么时间前做什么、做到什么程度、按照什么顺序来做、委托谁来完成等问题，明确这些步骤中哪个容易出问题，提前做好解决方案。 4、形成良性循环 让工作中各个部分都能进入良性循环，推进工作的时候工作本身朝着良好的方向发展，且周围相关人士也会不断来协助自己。 这里需要几个诀窍： （1）稳定的人际关系作为基石，重视团队成员，多沟通。 （2）一旦形成良性循环，进一步去推动朝好的方向发展，让团队人员快乐，形成积极地工作状态。 （3）不用刻意去找寻良性循环，认真做好种植播种，耐心等待开花结果。 5、不断寻找提高的方法 多种途径探索提高工作速度的方法，进行各种尝试，在日常生活中坚持不懈地改善，积少成多，从量变到质变。 6、凡事提前 避免拖延，将能够完成的工作提前完成，让人放松下来，提高头脑灵活度，时间上也更加充裕，可以冷静地以更加全面的视角来推动工作。 对于多余和不必要、不紧急的工作，做出调整。清楚掌握工作整体流程，做出判断。 7、凡事先行一步 （1）比别人先思考前进的方向。 （2）比别人先调查必要信息。 （3）比别人主动准备。 也就是在别人注意到问题并且采取行动之前，不知不觉进入先行一步的状态。 （4）'先行一步'绝不意味着'过度急进'。 8、尽量避免返工 （1）初次接受某项目的，先向有经验的同事请教，多向领导和同 （2）发生偏差，第一时间告知对方，最快速度采取挽救措施。 三、提升思考速度 1、'A4纸做笔记'法 （1）全世界最简单的头脑灵活度训练法。通过此方法除去心中的烦恼、顾虑、不安和混乱，让大脑轻松上阵，集中精力去思考，发挥大脑原有的出色思维能力。 （2）做法就是将A4纸横着摆放，在左上方写上标题，右上方写上日期，正文写4~6行，每行20~30字。花1分钟的时间写完1页，从早上起床后到晚上睡觉前，写10页，那么你的大脑就能非常清晰。 （3）如果每天坚持书写10页笔记，不安的情绪就会得到缓解。 每次发生了比较在意的事情便毫无保留地记入笔记中，渐渐地就能意识到自己究竟对什么事情在意，让自己烦闷不堪的事情是什么，以及为什么对这些事感到厌恶。 （4）每次只要脑中浮现出特别在意的问题，都全部记入笔记里，在意的问题是什么，或到底觉得哪一点不对劲，而不会将问题束之高阁。能够去分析问题的原因、轻重缓急、处理方法等。 （5）不断整理和归纳头脑中的问题，整理大脑汇总的问题和思考过程，形成良性循环，从而能够自然而然从最重要和最紧迫的工作着手。 （6）获得瞬间判断的能力，长期整理形成对处理要点、可能发生的问题、问题的应对方法等的明确答案，形成自己的判断基础。形成对整体流程的把控力，这样能够很快做出最佳判断，真正避免在多个选项中举棋不定、反复犹豫而花费大量时间。 2、提升把握问题和解决问题的能力 越是能够迅速地把握问题所在、看透问题本质、整理解决方案、采取解决办法，工作的速度越能得到提升。 3、假设性思考 从步骤上来看 从变化过程来看 4、零基础思考 指对于'本来应该如何解决'或者是'本来必须如何解决'之类的问题，不要拘泥于先例和现状，而应该从根本上重新思考。 有意识地将组织内部的约定俗成的前提条件、制约条件、个人的厉害关系考虑进去，深入思考问题的本来状况。 所谓零基础思考，并不是指'幼稚的''纯粹过激的'或'无视现状的'思考方式。归根结底，我们必须深刻理解现状并大胆构想，清晰地规划出理想的成果和达成目标的步骤。 5、通过深入挖掘探求真相 探求真相——深入挖掘 不断询问直至建立起自己的理解。 不断重复思考、构想假设、验证和修正这些步骤。在得出自己的结论之前，反复问自己'为什么'。这个过程可以从根本上来锻炼我们的'分析能力'和'独创性'。——赤羽雄二 6、工作框架 工作框架就是用于整理工作的骨架，一般是通过下一页所示的2×2或者是3×3格子的形式整理。将多个观点与问题按2条轴、4个格子（2×2的情况下）的方式来整理，便能清楚地划分观点和问题。在确认了优先顺序的基础上，能够更加有效地开始工作。在需要讨论某个问题的时候，如果能够迅速地制作出工作框架，便能在极短的时间内解答脑中的疑惑。 针对不同的课题考虑最适当的框架，进行整理和归纳。 首先在纵向和横向进行整理；然后确认基本要素；最后把握好各种要素之间的相互关系。 工作框架实例 四、最大限度提升工作速度和效率技巧1、收集信息 这里说的当然是高效率的收集信息。 （1）减少外界对自己的干扰； （2）学会筛选信息； （3）充分利用碎片时间； （4）学会利用有用的工具收集数字信息； 关于（3）（4）条可以看我的另外一篇推文'快速阅读'，里面涉及到关于碎片阅读的知识。 （5）对任何信息应该采取怀疑态度去审视； （6）参加学习会、研讨会、交流会； （7）参加各种展览会； （8）当然少不了阅读书籍。 2、制作文件和资料 能够短时间内制作完成文件和资料。 （1）灵活运用'A4笔记法'，高速高质完成工作。 （2）制作之前和上司确认整体框架，清楚工作整体流程。 （3）制作完成工作概要，此条针对领导对员工。 领导向员工指示工作的时候，从一开始就尽可能详细地写一份工作完成概要给员工，然后让员工按照这个概要来完成工作。在这样的状态下才能够保证员工最大程度上能够稳定地推进工作，避免发生偏差，工作输出的质量也会有所提高。 （4）在实现目标过程中可以频繁召开进度确认会议，每次会议让员工充分准备资料、说明新完成的工作，对于工作不足的部分，由上司来做出补充。 如果会议频度较高，那么每一次的进度确认会议只需要10~15分钟就足够了，不会花费太多的精力，并且工作完成的质量也能得到大幅度改善。 上司在口头上做出了不明确的工作指示，员工误解或者根本无法理解的时候，文件和资料的制作成果一般都很糟糕（×）。基于'工作完成概要的制作方法'，在工作中反复确认工作进度的话，那么工作质量和工作速度都会大幅提升（○）。 3、高效会议 （1）将所有会议时间减少一半，力求发言简洁。 （2）将会议的次数和出席人数减少一半。 出席会议的人员越少，从积极的角度来看，大家的紧张感会增加，更能形成一次有意义的会议。如果只有3~5个人参加会议，那么每个人都必须非常认真地参与讨论才行，对别人的发言也能认真倾听，避免遗漏。如果有20个人参加会议，那么每个人的精神必然会相对比较松懈。——赤羽雄二 （3）高效推进会议中的讨论 ①让参会人员逐一发表自己的看法 ②对持有不同观点的人的发言要特别强调和引导 ③不要认为发言人的声音越大就越好，要从内容上判断 ④尊重他人的发言 ⑤如果意见有冲突，确认相同点，整理不同点 ⑥如果讨论的主题发生了偏移，就引导大家回到同一个范围内讨论 在确认不同点的时候，首先要确认前提条件，在此基础上再整理双方主张的本质区别。在这样的过程中，常常就会意识到：双方的想法其实基本上是相同的，也没有任何利害关系，只是因为些许的差异而引起感情上的对立，仅此而已。——赤羽雄二 （4）使用白板能够提高会议效率数倍 ①由会议负责人在白板上书写 ②不要自行随意归纳，尽量将发言的内容如实地记录下来 ③不太明白的时候，要坦率地再次确认，然后写下来 ④归纳要点，补充完善 ⑤用手指着记录下来的内容，向本人确认 ⑥整理议题和将要采取的行动 ⑦关于论点上的偏差，要当场通过图示的方式说明相同点和不同点 白板举例 4、清除沟通上的障碍 （1）认真倾听他人所说的话。 （2）将想要传达的信息归纳成3~4个重点。 （3）应该传达的信息，不要过分修饰、拐弯抹角，直接传达。 （4）通过书面形式共享意见的一致内容。 通过书面形式确认，有3个重要的理由： ①即使认为意见达成一致的时候，其实和对方的理解仍然存在差异。 ②在某些问题上达成了一致，过了一段时间之后对方的记忆就变得模糊，只会记住对他自己有利的事情。 ③在某些问题上达成了一致，过了一段时间之后自己的记忆就变得模糊，只会记住对自己有利的事情。 （5）避免居高临下的态度，摆正自己的位置。 （6）积极地反馈 所谓积极地反馈是指，在员工和团队成员获得出色的成果时，给予表扬和感谢，或者慰劳大家。不论是多么琐碎的事情，都要当场表扬他人。 （7）远离合不来的、充满恶意的、有些病态的人。
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