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20 年资深秘书给出的 24 条职场建议

2019-09-10  WHC超级英...

坐车途中,顺手翻看了一本《细节的力量》,作者裕美子有 20 年秘书经验,根据自己的工作经验写了一本职场细节的建议。因为作者是日本人,有些内容不太符合国情,个人觉得有些建议,在初入职场时了解一下,能避免很多麻烦。

但这本书的内容有些水,不推荐阅读,总结一些个人认为有用的建议,跟各位读者做下分享。

顺利完成工作的“基本技能”

01 让5岁小孩子也能听懂的表达技巧

不管谈话的对象是谁,只要我们把他当作“5岁小孩儿”,就会下意识地用“简单易懂的措辞”来向其解释问题。只要不断练习,你的沟通能力就能够得到显著提升。

关键在于说话时要注意“有耐心”“简单易懂”“紧扣要点”。刚开始时请务必每天尝试一次。

02 对话 有意识地以YOU(你)为主语

这条建议跟卡耐基的建议是一样的,跟人沟通时,压抑住想要表达自己的想法的冲动,认真去听对方的意见。“你怎么认为?”“如果是你会怎么办?”,像这样询问对方的兴趣点,把谈话的主角让给对方。

要是跟重要人物沟通之前,花些时间了解下对方的情况,能让谈话更有趣。比如:找到对方的微信朋友圈、微博、知乎、豆瓣、抖音等等,了解下对方的兴趣爱好和最近的行程,关注的新闻之类的内容,很容易提出对方有兴趣的问题。

03 失误 不怕麻烦,反复检查

每天工作前,列出自己的任务列单。同时针对自己最常出现的错误,制作【错误清单】。多用清单检查 ,能降低马虎和错误                                                                                                      

一定要做到检查三次。首先应该大致浏览一遍,检查内容。第二次要再多花一点时间阅读细节的部分,使用手或笔逐行逐句地阅读,也可以读出声音来检查。第三次检查之前,先放置个3~5分钟去做“其他工作”,然后再进行最终的检查。

04 会议记录 会议笔记要做到可以直接演讲的程度

提高会议记录的完成度的两个关键点是:

1.将要点提炼成简短的关键词,简明扼要。

2.尽量网罗会议中所有的重要信息,但要精减文字量。

我自己的个人习惯是会议笔记做成思维导图。特别在决议中需要落实事情,由谁负责,什么时间内完成,由谁跟进和监督 这几个重要事项。明确下来,然后发邮件给参与领导确认。

05 预先准备 通勤时间也是当天工作的准备时间

每天上班时,在通勤中通过手机来确认一天的工作日程。思考有哪些工作需要做,依照什么样的顺序完成效率才会更高,是否遗漏了一些工作。

06 保存记录 使用一切手段保留记录,关键时刻可以“保身”

这一条,觉得是职场建议中的基本功,一定别忽略,要做到随时保留记录的习惯,我的职场生涯中因为一直坚持这个习惯,避免过非常多的黑锅和麻烦。

用邮件整理电话中商量的事情之后确认内容,做好记录备份。

收据、凭证等看起来可能用不上的文件资料也要复印备份。

外出时,用手机拍照片给自己邮箱做备份。这就是带有日期的“记录”。

重要场合可以使用手机的录音软件或是用录音笔。

给对方打电话委托转达信息时,或是外出预约时要问清楚对方的姓名。

再次强调一遍,并不是因为不相信对方才会做这样的事,而是为了在出现突发状况时,保护自己、保护自己的工作。还有一个好处就是可以避免浪费时间。

07 投诉 用“捧杀”对付故意找麻烦的人

每个公司都会有那么一两个人喜欢“找麻烦”。但是有时候因工作需要还不得不跟他打交道或者这个就是你的上司。

最好的方式就是捧杀对方,微笑着感谢对方,赞美对方。当他得到赞美时,自尊心得到了满足之后,就会少找你麻烦。

“调教”总是强人所难的怪物上司

08 预测 推测上司的行动,准备三个以上备用方案

仔细观察上司,比如上司的习惯、行为、喜好、思维方式,等等。了解这些事情之后就算成功了。下一步就可以用玩单机游戏一样的感觉来预测上司的下一步行动。这无非就是以玩游戏般的感觉来让工作变得更加愉快而已。

如果能够预测出对方的下一步甚至再下一步动作,不管上司如何可怕,你的工作都会变得惊人的轻松。提前预测上司下一步的动作或者事态的变化,准备多个“解决方案”,就能应对各种各样的突发情况。

09 时间 上司和客户的时间即是黄金

在接触上司和客户时,要把对方的时间当作金钱来看待,绝不能有丝毫浪费。特别要注意以下几点:

1.说话简洁,紧扣要点。

2.说话前,预测对方的提问,提前做好准备。

3.要牢记上司和客户的时间就是金钱,金钱的减少也就意味着自己的利益会下降。

10 理论武装 用“事实依据”和“理论依据”说服上司

为了说服上司就要拿出明确的事实数据作为证明。牢记数据要具体,避免模糊不清。

反过来说,有想提供让上司理解的内容时,只要抓住“用具体数据说话”这一点就够了。

收集到能获得所有人认可的证据或事实,并在这些基础上做出简洁明了、思路清晰的说明,最后一定能够得到上司的认可。

11 评价标准 无法获得上司认可时,就要寻找自身的不足

只要你在工作上的成绩和贡献让上司或部门觉得这个工作非你不可,一旦没有你就会难以推进,这样就足够了。并且工作的结果也会反映在上司对你的考核和评价标准上。

如果你不满意自己的考核得分,请一定要和上司、同事谈谈。开门见山地询问自己的不足之处并获得建议。你自己认为的上司的期待和实际的上司的期待可能并不一样。

3快速处理必须解决的问题

12 对应异常 每天抽出三成时间来“救火”

在秘书的工作中 一天中有30%的工作是突发事件。即便目前还没有遇到这种情况,也一样要做出提前预案。

13 紧急事务 解决紧急事务时,思考目前什么能做,付诸行动

千万不要慌,“看看还有什么我们可以做的?

当真正出现紧急事件时,能马上切换到应急状态,冷静沉着地处理事件。最重要的是“绝不放弃”。在结果出来之前,一定还有我们能做的工作。

无论面对多么严峻的状况,“一定”还有能够做的事。

14 预防错误 制作待办事项清单,逐个解决

把每天的待办事项写到便利贴上,贴在电脑屏幕上。推荐大小约为2cm×3cm的便利贴。等工作完成之后,就可以撕掉便利贴,丢到垃圾桶里了。

还可以根据事情的轻重缓急,使用不同颜色的便利贴来区分。

这个方法看起来很简单,但只要试一下,就会发现实用性很强。

15 观察 充分了解别人并掌握亲近他人的“变色龙应对法”

工作能让同事帮忙时,别客气。但平时在日常生活中多观察周围人的行为,多了解对方,真有事情要拜托对方时,就能够考虑对方的喜好和脾气后再行动,这样才能获得自己想要的结果。

你对你的同事有多少了解?能说出来对方的爱好、兴趣 和特长,以及性格等细节吗

4问题就是机会,迅速解决问题

16  危机 努力把工作上的危机转换成“机会”

“危机”是否能转变成“机遇”全都依靠个人是否努力。从不同的角度考虑问题,并着手处理问题,就会出现更多的可能性。当然不出现问题最好,但就算自己小心谨慎,周遭的同事或是团队中的人可能也会出现一些小失误。这时候请记住:“危机是可以转变为机会的!

只要能将危机转变成机会,就能提高自身评价。

17 失败后 分析失败原因,迎接下一次的成功

最重要的是“反省”,而不是“后悔”。

首先要从“原因查明”开始,冷静地分析状况,发生了什么问题,自己为什么会失败。

然后需要做的就是如何防止失误再次发生,这样也能够明确需要改善的地方和今后的工作方法。这些并不是听别人的口头说明就能理解的。

18 避开危险 事先定好计划,以防万一

在处理异常事件或问题时,这种“提前准备应对风险的对策”会带来惊人的效果。

准备的“对策”越多,规避风险、降低损失的成功率就越高。面对突发状况时,就如同哆啦A梦的口袋一般,可以拿出万能的应对方案。这自然是最理想的。

5掌握良好的思维方法,提高自身水平

19 谈判 谈判时,不要避开对方的目光

控制谈判的发展方向,要“盯着对方的眼睛”,就是这样简单。

另一个就是“千万不能躲避对方的目光,只要移开目光就输了”。

实际上,这种做法有两个作用。一个是静静地注视对方能够给自己带来自信心,并无声地表达出自己很坚定,没有什么事情能让自己动摇这样的态度。

第二个就是人们一般被注视5分钟以上就会感到不舒服、坐立不安,开始自我怀疑。也就是说,注视对方可以打破对方的冷静。

另外还有一个附加好处。目光坚定地注视对方时,进一步试探对方,说出自己更高的期待后,很可能会得到意想不到的结果。即便是自己觉得对方不可能答应,也不妨说出来看看。遭到拒绝也没关系,反正自己也已经做好被拒绝的准备,最多说一句“果然如此,但是我也不后悔”。如果对方答应了自己的请求,就自然是再好不过了,“太好了!幸好鼓起勇气说出来了!

不管结果如何,不说出来就无法获得结果,这才是谈判的乐趣。既然要谈判,就不妨愉快地挑战新的高度。

20 收集信息 掌握“不看·不听·不说”的工作原则

不看:一字不落地看完所有内容,对于不需要的部分做“视而不见状”。

不说:无论是多么重要的事情,正确判断状况,“不说”不必要的事。

不听:无论是公司内部还是外部的信息和小道消息都要一个不落地收集起来,做“充耳不闻”状。

21 风险 为了自身的成长,要勇于面对风险

决定是否要冒险是个人的自由。但是勇于尝试,才能够做到自己来决定自己的未来。

失败了会获得经验教训,成功了则可以收获成果和自信。

勇于冒险才能改变自己的未来。

22 上司的提问 含糊不清的回答是禁忌

正确的做法是对于不知道的事情就如实地回答“不知道”。可能这样会被上司训斥,但根据你回答的方式和接下来的行动,上司对你的态度也会截然不同。不要只是说“不知道”。要记牢下面这种回答方式:

“真是十分抱歉,我想详细说明这个情况,希望您稍等×分钟。

不知道并不是一种罪过,重要的是要承认“不知道”这个事实,然后“详细调查,缩小自己‘无知’的范围”。

无法立刻回答上司的提问时,不要说多余的话,要立刻着手调查。

23 调动·转岗 逃避工作困难的人会在新岗位上遭遇两倍或三倍的困难

职场中所发生的事其实都是对你的考验。如果没有直面这个考验,没有努力去对抗,就不可能克服它。这与游戏的关卡一样,没有通过这一关,自然就无法进入到下一关。既然如此,就努力应对挑战,争取早日通关。并且通关过程中的经验都会成为你的财富。

逃跑是最终的手段,逃跑之前要努力做出一切可能的尝试。如果没有顺利通关人生的某个节点的考验的话,在下一个节点上会遭到更严重的打击。

逃跑之前,用尽全力尝试解决问题。这种积极的态度会让你更上一个层次。

24 工作意识 无论什么时候都不要放弃喜欢的工作

无论你现在在从事什么样的工作,如果你有自己想做的事情,就朝着它不断前进吧。带着目的去工作才能获得相应的结果。除了自己喜欢的工作外,在生活中不管遇到什么事情都不要放弃自己的目标,坚持“紧咬不放”的虎头狗精神,为自己打气加油。这种“死缠烂打”的精神会激励你不断努力,争取成为能够胜任这个工作的最佳人选。在这个过程中,无论是自己的实力,还是工作效率都会得到长足的提升。

用“死咬不放”的虎头狗精神,坚守自己喜欢的工作。    

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