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经常有课程学员来问我： 这个xx表格可以用什么函数公式统计？ 数据统计好麻烦，函数公式已经不够用了，怎么学VBA？ 真相是，90%的人都还轮不到要学VBA的程度。他们只是一开始就没有把表格做对，然后不断追求更深的技巧来补坑而已。 这个时候，要想真正提高效率，往往不是去学习更多的技巧。而是追根溯源，重新审视自己的表格设计，是否和业务需求真正匹配。 上周，有一位训练营的同学，把他正在做的球队经费统计表发给我看，问怎么可以让工作变得简单。 下面是他想要的统计表，是不是和你做过的表格很像？你知道这样做表会有什么坑吗？ 1#坑：加人了怎么办？ 人员是记在横向的，如果人员增加了，后面就要插入空列，继续填写。然后，因为增加了2列，总计的公式就要重新修改一遍。 2#坑：有更多充值扣费记录了怎么办？ 可以预见，未来肯定会有更多费用记录发生。按照这张表的结构，后面势必要3行3行的往下复制，增加记录，总计和余额的公式都要重新调整。 03#坑：数据录入怎么办？ 如果有新的费用记录发生，我们可以想象一下，记录数据会是怎样的操作过程。 首先，要找到是谁，然后在哪一天，没有这一天的话，还得先复制3行，清掉原有的数据。然后找到发生的费用类别是扣费还是充值。 然后眼睛像瞄准镜一样，瞄准交叉位置的单元格，把数填进去。 如果有10个数据、50个数据、甚至100个数据呢？想想就要疯了吧。 04#坑 数据对不上了怎么办？ 只要有数据记录，就会有对账的时候。万一最后的数据真的对不上了，那就得追溯原始记录。 可是，因为表格结构复杂，公式都不是很清晰。真的要一个一个的找吗？ 05#坑 要按季度、年度分别统计怎么办？ 还能怎么办？再做一张表，然后继续写更复杂的函数公式来统计，只能这样了。 看到没有，习惯性按照想要的最终结果去做统计表，是会把自己作死的。 如果是日常也经常这样做表，或者接到同事发来这样的表，那我建议你可以来我们秋叶Excel数据处理学习班学一下了。 除了能知道正确的做法应该怎么做，还能学会面对同事发来的这样的表你该怎么处理，从此面对各种复杂的Excel问题再也不慌。 接下来我们再回到刚刚的问题。 那到底应该怎么去设计表格，才能省时高效呢？有几个表格心法，一定要记住：
怎么理解呢？看一遍具体的设计思考过程，你就明白了。 01 梳理需求 作为一个球队经费的记录，未来有哪些数据是要进行统计的？ ❶ 需要知道谁充值了多少钱，用了多少钱，还剩多少钱； ❷ 需要知道一年收了多少钱，总共用来了多少钱，还剩多少钱； 02 分析字段 哪些信息是需要原始记录的，哪些信息是可以通过计算得到的。在这个案例里，充值和扣费是每一次都要记录的，余额是可以通过充值和扣费记录计算得到的。 所以，需要这些信息「谁、什么时候、充了/扣了、多少钱」。 03 做合并，排次序 充值和扣费，同一笔钱不可能同时既是充值又是扣费，所以可以并到「费用类型」中。通常费用发生都是按照时间顺序的发生的。 最终可以定下这样的字段顺序：日期、姓名、费用类型、金额。 04 设计记录表 将Excel表格当做一个数据仓库，像做信息系统一样去设计数据记录表。听起来很高大上，实际上结构非常简单。就是把该有的字段横向排开，写上去。 然后有记录就一条一条的逐行登记。费用项目有固定的科目，可以设置成数据验证下拉列表，直接从选框里选。 在记录金额时，扣费要记成负值，这样后期方便直接合计计算。 05 统计计算 要统计结果时，直接用这个数据记录表当数据源，生成一个统计表。要统计一年下来每个人的余额，轻轻松松拖拽几下鼠标就搞定。 就算有些更加复杂的统计需求，依靠透视表不能直接搞定，有了这个灵活百变，简单好用的统计工具做中转，写起函数公式来，也会简单不少，而且不用反复修改。 你要做的，就只是有一是一的逐行记录原始数据就好。这样一比，效率差的可不是一星半点，而是天壤之别。 表格设计，是一门内功心法，修炼好了，可以少去很多统计烦恼。 说起学习Excel，很多人第一反应想到的肯定是函数公式、VBA，但是事实上绝大多数人都还轮不到要学VBA的程度。 如果一开始就分析清楚自己的需求，把表格做对，不需要费很大力气学习复杂的操作，也能解决小白看起来很困难的问题。 在秋叶Excel数据处理学习班，不仅有技巧、函数公式、数据透视表等操作性的技能，更有表格设计的思维教学。 让你掌握Excel数据处理的思维逻辑，学会用简单的小技巧解决大问题、四两拨千斤，游刃有余地面对各种复杂的业务场景，才是这个学习班的核心价值！ 目前Excel学习班已经成功开班七期，帮助超过1000人实现了这一目标，下期开班时间为10月27日，扫码抢占最后名额！
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