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老办公室主任:秘书最宝贵的青春都给了办公室,要扶上马再加一鞭

 A探索者 2019-10-25


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办公室主任对秘书的“点化”艺术
刘晋荒 
办公室是各级机关和各个单位的中枢机构,选拔秘书人员一般都是依照年龄轻、政治素质好、文化素质高、文字功底扎实、办事能力强、有培养前途等标准进行的。因而,秘书人员的综合素质都是比较高的。“响鼓不用重锤敲”,这就要求办公室主任在对秘书进行领导时,要突出理解和尊重,善于“点化”。主要表现为:

一、面对秘书的过失——此时无声胜有声

秘书们平时都很注意自已的言一行,但在工作中也难免会出现失误,甚至在关键场合出现较严重的差错。作为直接领导,仅从一事一议就认为某个秘书不行,就不客气甚至大发雷霆地批评指责,这是完全不可取的。设身处地地为其想一想,出现差错决不是他的本意,他的自责、内疚,对他压力已很大。如果领导再来一通批评,只会加重他的心理负担。

因此,此时最好的办法就是不出声,主动走过去给他一个轻松的表示,帮助他把工作完善,解除尴尬局面。尔后,在适当场合或谈心或开会时正面举例说明,不动声色地教育出过错的同志,达到心照不宣、心领神会的境界。从正面疏导中,秘书们往往能领悟到许多做好办公室工作的真谛,调动互相学习、互相探讨、取长补短、齐心协力搞好办公室工作的积极性。
二、面对秘书的难题——一百句话不如一个实际行动

秘书人员加班加点的时候多,有时连节假日也要牺牲掉,常常是有家顾不了家。在教育秘书们少索取、多奉献的同时,也要在政策允许的情况下,帮助他们解决婚姻、家庭、子女就业等困难。在当办公室主任的这些年里,我主要是从两个方面理解、关心秘书们的。

一是排忧解难。每年我都要举办办公室秘书的家庭聚会,了解每位秘书的家庭状况;注意了解掌握各个同志家庭的实际困难,积极主动想方设法解决;在秘书们受到不公正对待时,能代表组织站出来,为受委屈的同志说明情况,争得应有的权益和尊重。

二是在生活、工作细节上照顾关心。为了使同志们有个较好的办公条件,我多处筹措资金,为各科室配备电扇、电暖器,在会议室、文印室与写作室安装空调;逢秘书们加班,一般都是我直接给他们安排饮食,让他们吃好、第二天安排加班的同志同去休息等。多年来我深刻地体会到,处于办公室的领导位置,手中有权,但并不定说就有了威,只有把权力和关心、爱护、体贴结合起来,才会真正有权威。

三、对待秘书的修养——小事也要严格要求

我经常告诫秘书们,在别的科室可能不成为问题的问题,不成毛病的毛病,在办公室就不行,所处岗位要求我们必须高标准要求自己。因此,要注重自身修养,小事当做大事办,不能因小失大,影响领导机关的形象。

个人在工作中不出点问题是不可能的,关键是怎样看、怎样处理问题。办公室秘书们的生活小节问题,主要是看其能否管住口和管住手。

管住口,就是要慎言和少喝酒。我要求同志们不管到哪个地方去,不管是在熟人或生人面前都要严肃认真,不说随便话,不说生硬话,不说过头话。我赞成喝礼仪酒,反对喝酒误事伤身。对个别同志酒后多言失言狂言,在私下善言提醒。

管住手,就是要求秘书人员不要占使宜,要耐得住清贫。另外,不同性格的组合,才能使办公室富有生机。办公室主任不能以自己的好恶去衡量别人。尺有所短,寸有所长。性格本身是没有什么好坏之分得,从某种意义上说,今天的性格“缺点”,也许正是明天岗位上的优势。尤其对那些年轻有主见、耿直的秘书,不能动不动就以不听话或骄傲论之。关键的问题是要帮助每位秘书扬长补短,使其逐步成熟。

四、对待秘书的前途——扶上马再加一鞭

秘书们一生中最宝贵的几年青春都奉献给办公室工作了,如果他们已经成熟了,我们还让他们滞留在办公室,不举荐他们到新的岗位去施展才能,不仅对秘书乃至整个办公室弊多利少,对全面工作也是没有益处的。
从办公室整体建设上看,流水不腐,户枢不蠹,一个长期不出人才的地方只能留住人的身,却留不住人的心。相反,一浪推一浪,后波逐前波,会使秘书们自我加压尽快成才,会使新来的同志树立自信心、责任心和进取心。
提拔一位秘书,“一石击起千层浪”,会激发全体人员的工作激情和创造性;提拔一个秘书科长或一个副主任到新岗位上任职,既增强了办公室的整体威信,满足了秘书人员的成就感,同时也使留下的秘书们有充足的内部调整、提拔使用的余地。
文章来源:领导科学,如椽巨笔(ruchuanjubi整理首发

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