文字多、数据杂？如何只用三步做出简洁清晰的PPT

从思维开始，重塑你的PPT能力

文 / 巴九灵（微信公众号：吴晓波频道）

自从学习了马馺老师的PPT课后，小巴成了公司里外的“小红人”，经常会遇到各个同事或朋友向我请教PPT制作的相关问题。

前两天，又有同事求助小巴。他表示，自己在工作中经常会遇到需要图表和大段文字说明的PPT，不知道该怎么处理。

小巴看完原稿，稍加思考，没用多大工夫就改出了一页，不妨来看看前后对比：

同事看完修改稿后，非常惊讶。第二页PPT虽然没有图表 ，但一眼就可以看出课程体系介绍和组成结构，而且整个页面看起来非常美观。他迫切地想知道小巴是如何修改这页PPT的。

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其实学习了马馺老师的PPT课程后，修改这样一页PPT并不难，主要通过分析页面、内容梳理、设计排版这三步来完成。

01

分析页面

我们在PPT中放上内容后，一般急于修改美化，其实我们要做的第一步是分析这一页PPT要传达什么观点。

       

从原案例中，我们了解到这页PPT介绍的是“6:3:1的黄金课程体系”。但这页PPT，存在两个问题：

第一，环形饼图喧宾夺主。

原稿是我们工作中常见的“数据图+文字说明”的PPT页面，但是对内容进行细品，你会发现饼图存在的意义只是为了形象地表达“6:3:1的黄金课程体系”组成结构。

但实际上，这个图表呈现的意义不大。

第二，正文内容重点不突出。

底部的正文是对“6:3:1的黄金课程体系”的解读，其实这才是PPT的重点。现在却因为文字过多，又在页面底部，容易被观众忽略。

这两个问题说明了大部分人做PPT的时候缺乏观众视角，目的性不明确。

 

所以，这页PPT不能有效传递信息，我们要对它重新进行内容梳理。

02

内容梳理

内容梳理的第一步，删掉环形饼图和页面中的其他多余元素，只保留标题和正文内容。  

 

此时，我们发现这页PPT的标题是“课程体系共建：6:3:1的黄金课程体系”，正文是对该课程体系的解释说明，包括了“60%的企业经营能力课程”“30%的垂直行业专业课程”和“10%的企业自制课程”三个小部分。

 

这三部分内容，有一个非常清晰的并列结构，我们可以将它变成“小标题+正文”的呈现形式：

       

通过阅读，我们还发现第一部分“60%的企业经营能力课程”中，有6大课程模块，但是从视觉上容易被忽略。

 

于是，我们将后面的6个课程板块单独拿出，加上边框。

经过处理后，我们发现这页PPT的结构变得非常清晰了，接下来就是对它进行美化处理。

03

设计排版

很多人觉得，PPT的设计排版是一门专业能力非常强的大学问。但是学习了马馺老师的课程后，小巴觉得排版调动的是我们的逻辑梳理能力，而不是软件操作技巧。

 

在课程中，马馺老师分享了设计排版的四大原则，分别是亲密、对齐、重复和对比。

 

这四大原则是出自世界顶级设计大师罗宾·威廉姆斯的《写给大家看的设计书》，他将复杂的设计排版浓缩成了这八个字，理解起来也非常简单，那它们是如何在PPT中体现的呢？

 

1.亲密原则

 

亲密就是把意思相关的内容排在一起。这样，相关的内容将会被看作是一个整体。

 

我们在第二步进行内容梳理时，将正文内容按“小标题+正文”形式进行排布，就是亲密原则的体现。

 

因为“企业经营能力课程”“垂直行业专业课程”和“企业自制课程”三部分，被各自看作一个整体。

 

2.对比原则

对比就是营造页面中文字或图片的差异，让观众第一眼就可以看到重点。它的呈现形式非常多，比如页面元素的位置摆放、文字的字体、字号和颜色等。

 

在这个案例中，我们将主标题进行字体加粗、字号放大，并且取了原稿中的蓝色作为主色：

       

 

同样，我们给三部分内容中的“企业经营能力课程”做对比处理。

 

我们加粗小标题的字体，并且放大字号，突出“60%”这个关键数据，同时给小标题添加一个蓝色色块作为衬底，把文字改为白色。

 

再给正文部分添加一个白色色块，添加阴影效果，将正文和小标题变成一个整体。

3.重复原则

 

重复就是PPT中的设计元素、版式和动画的重复，目的是让PPT看起来风格一致。

 

因为页面中正文的三部分内容，属于并列结构，我们可以对“垂直行业专业课程”和“企业自制课程”两部分采取相同的设计风格。

      

 

4.对齐原则

 

对齐就是让PPT中的文字或图片，按照一条参照线进行排列，给人有序不乱的感觉。

 

我们将正文的三部分内容放到原先的背景中，进行纵向排版，保持每部分内容处在同一垂直位置，并且保持相等的距离，最终完成了这页PPT的美化修改。

进行前后对比，这页PPT的信息传递是不是更清晰直观了呢？

我们通过了分析页面、内容梳理、设计排版三步就完成了一页PPT的修改美化，并且让它的信息传递得更直观。

这三步，每一步都有一个目标：

分析页面，是为了知道这页PPT要传达什么信息；

内容梳理，是为了整理页面逻辑，选择合理的呈现方式；

设计排版，是为了让页面看起来更美观。

但是在实际工作中，我们遇到的PPT问题，不仅仅只有美化一页PPT这么简单，我们还需要面临自己做PPT没有思路，做的PPT没有人愿意看，PPT都是文字、没有创意等问题。

 

马馺老师在《40讲教你做出刷屏PPT》中，总结了制作PPT的5大思维，帮助你解决以上问题，并且从思维开始重塑制作PPT能力，做出能刷屏的PPT。

如果你也在工作中遇到了PPT的难题，欢迎来评论区告诉小巴。作为马馺老师的大弟子，小巴非常乐意帮助你！

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