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作者｜卢鹏（微信号：LATO7437，欢迎添加，请注明姓名与单位） *本文经作者授权发布，不代表其供职机构及「高杉LEGAL」立场与观点，且不作为针对任何个案的法律意见或建议* 本文是对我去年所写的《商业地产租赁合同签署要点》修订后整理后重新发表，对于其中的一些内容和遗漏进行了完善和梳理，供各位招商人员或商管公司的法务人员在合同签署时进行参考，以规避商业地产租赁合同签署时的一些盲点。同时本文也可以作为承租方在签署合同时的一些反向借鉴，可以了解出租方在合同签署合同时的思路及策略，以便于双方更快的签订合同。 一、店铺筛选和合同谈判 （一）筛选过程 1、一般是由招商部门负责组织筛选商户并向关联部门提供店铺基本经营状况和基本技术要求； 2、招商部门对外提供项目平面拟定落位图纸、经营限制条件、房产技术条件以及报价（含租金、物业费、推广费等）； 3、法务或财务部门按照公司主管人员的批示核实租金目标底线； 4、法务部门对获批的汇集资料并整理成后内部存档备查； 5、双方就合同或意向书进行接洽谈判，达成一致后签署相关合同或意向书后各报存法务及财务部门存档一份。 6、商铺租赁时应优先选择已在工商登记注册的公司来签订合同，个体户作为次选。 (二）谈判和商议阶段 1、招商部以公司标准合同或意向书范本和商务条件底线为准则与店铺协商合作内容，并作为唯一的信息出口与商户沟通； 2、工程部负责确认工程方面的疑问，运营部门负责确认物业及运营方面的疑问，财务部负责确认财务、税务方面的疑问，法务部负责确认合同法律方面的疑问； 3、在合同或意向书洽商过程中的谈判意见，以招商部门为最终决议人，其他部门提示风险，招商部门进行判断并承担全部责任； 4、谈判结果最终由招商部向主管项目负责人报告，并负责向更上一级领导报告和解释，由具有最终决定权的人员进行批准； 5、审批通过后，即时进入签约程序。如未获批准，转入重新谈判阶段。 二、合同双方主体资格要求 （一）个体户 签约人是否有相应的资产保障，一般应以项目面积和经营类型来定，若是高风险项目或存在商户是以预售卡、储值卡的情形经营，则应加大资产保障的要求，如要求个体户经营者提交个人名下资产信息等。同时还应要求对方提供身份证号码和地址，并在合同上加按指印，并提供身份证复印件、家庭住址、电话信息等资料。 （二）法人单位 1、审查身份：审查对方的经营主体资格是否合法，是否真实存在、证照是否齐全。同时审查商户履约能力：如资本出资情况、已有店铺经营情况，如有可能还应向其他已开业的商场询问履约能力，是否存在欠租、逃店或工商处罚事项。 2、企业法人应提供经过年检的营业执照复印件并加盖公章，以及履行合同需要的资质证件（如生产厂家或代理商的销售授权书和商标许可、产品合格证、质检合格证等）。 3、代理人应有代理权： 1）企业的分支机构、职能部门或个人签合同时，必须得到企业法人的书面授权委托书，确认该机构、部门或个人可以对签订合同的行为负责。 2）子公司必有营业执照。分公司如果有营业执照，则无需授权书。 三、合同签署阶段 （一）签约形式 签约文本要求纸面文本作为唯一的正式文本，其他文件作为附件也一并要求纸面文本。 （二）合同的签署主导 1、招商部门：负责接受店铺客户在经营中的投诉和协调要求，落实合同细节的修正和确定。其他部门配合招商部门确定合同细节（实际租赁面积等），及时向招商部门反馈并要求招商部门负责人签字确认。 2、法务部门在签署合同中需要注意的内容点 1）合同的审查修订 合同最终签署前的修订由招商部门主导并签字确认，法务一定要追着让他们签字。 2）合同范围界定及要求 店铺合同包括租赁合同、房产技术条件及商户信息组成，合同编制与审核人员必须确保各项合同内容完整、准确。 3）合同中容易被轻视的主要内容： A、对双方具体权利和义务作详尽约定 比如双方约定店铺客户租赁时商业交付项目的经营用途和目的，店铺客户不得擅自变更项目用途或经营品牌名称，否则视为违约，在此情况下商业管理公司有权自行终止与店铺客户签订的本协议书，并有权按《租赁合同》约定的有关条款追究店铺客户的有关责任。 B、特殊情形，比如双方必须遵守项目所在地政府有关的规定和要求，该要求以地方政府随时出台的意见为准，店铺客户应当自行负责并承担相应风险及相关责任。 C、合同条件 a) 租金标准的确定 租金的计算方式一般是基于每月每平方米建筑面积（各家规定不同，也有按照套内面积、使用面积来计价的）的租金计算方式，或按照店铺经营特点确定的营业额扣率计算方式，或按照店铺客户项目所在地的建筑成本（土地购买成本＋建安成本＋财务费用）基于双方约定的年份数平均摊销的保底租金标准计算，或当采取提成方式和保底租金形式时，采取两者取其高的方式，即：当年度按提成收入高于保底租金时按提成收入计算当年度租金；当年度提成收入低于保底租金时按保底租金计算当年度租金。 其中关于扣率租金计算时，应当注意两点：一是当月扣率的统计路径，二是扣率不准确导致的后果责任。 c) 租金支付方式 双方约定租金按月/季支付，在何时何地向谁交付（不要高估这批人的智商，越清楚越好）。 d) 租金递增 双方约定租金递增原则，明确租金从租期开始后的第X年开始每年递增率（X%）。 e) 免租期 这里需要标明的是免租期的起始日标准，是以自店铺客户开始进场装修之日起算，或接收商铺之日起算，或开业日起算，或约定的日期起算（实践中五花八门，后期很多纠纷源自这里）。筹备期的大型购物中心通常给予店铺客户免租期为一到三个月，如有特殊情形需主管负责人特殊审批。 此问题一定要在前期明确，存在着整体开业日的确定问题，以及招商部门或代理行的佣金计算问题。 f) 租期 双方约定租期年限。具体租期视项目而定，通常店铺为1-3年，主力店项目可能是8-15年。如商户有需求，可加3-5年优先续租权。 g) 物业管理 双方约定物业管理界面和物业管理费用标准。店铺客户与商管公司委托的物业管理公司将就每个项目另行签署《物业管理合同》、《物业管理公约》。 h) 排他性 双方约定排他性条款。 i) 开业 双方在每个项目的《租赁合同》中将约定合作项目的交付时间、店铺客户进场时间，且店铺客户保证与购物中心同时开业。 j) 项目保证金及履约保证金 双方确定店铺客户向商管公司支付履约保证金，该保证金数额（一般为3个月固定租金），在每个项目《租赁合同》签订后的约定时间内支付。如果是筹备期的场地，可在签署合同后先交付50%作为保障，在满足进场装修的工程技术条件时支付50%。如在意向书阶段就交付了项目保证金的，可在《租赁合同》签订后且开业时冲抵应向商管公司缴纳的履约保证金。但在开业前店铺客户退出的，则商管公司有权不退还该项目保证金（其实就是定金，具体看意向书如何表述）。 k) 结算方式 要求店铺客户同意通过商管公司指定的银行服务系统进行业务结算（MIS信息结算系统）。 I）合同的解除和退房 明确租赁期限内甲、乙双方的违约责任、触发条款和解除条件。对商户违约导致合同解除时商铺的回收方式、清铺后果及违约责任。 四、合同内容常见问题 本处所写的常见问题，属于在合同签署阶段被招商部门所经常忽视的问题。 （一）常规合同条款 1、必须明确写明合同签订地以及诉讼管辖地，禁止留白。 2、工程条款、商务条款在签署前需经本公司工程负责人、商管负责人签字确认，签字后留备法务与财务部门存档。 3、坚持商户购买各类相应保险，该条款不应删除。 （二）合同签署 1、能够签署合同的只有三枚章，公章、合同章、财务专用章。通常只有这三枚章是在公安局进行了备案，所以在签署合同时仅以这三枚章作为标准。 2、合同多于2页的，应当加盖骑缝章进行全面证据固化。如合同非装订印刷本的打印文本，则出具合同的人应当在合同每页的四角除任一处选择一角签押个人记号。 3、签字要求法定代表人或具有书面授权的代理人进行签字，一定要求为亲笔签名。鉴于市面有目前已出现了褪色消痕笔，所以建议要求一并加按指模。合同应当加盖骑缝章进行全面证据固化。 4、合同中应加入租赁场地的四至图，该图应明确标识出租赁位置，一并由承租方加盖印章确认。 5、公司应全部统一用章标准，除公章、合同章、财务章外不得给任何部门刻印部门章、人名章。不得以任何个人名义对外承诺，一切均应以书面文件加盖公章后为准。 （三）经营品类：品类必须明确，应与营业执照相符，不能笼统泛称。 （四）特殊需要注意的重要条款 1、排他条款：排他分为品类排他、同业排他、限时排他、同层排他、同楼排他以及区域排他，以上各类排他均应尽力规避，能不签署就不要签署。如商户坚持，应出具限时段或反向限制措施。如商户是国际性品牌或重要客户，那就算了吧。 2、逃生条款：除非该品牌是作为国际知名品牌或特殊引进商户，否则不应签署逃生条款，即不应无条件允许商户撤店离场或停业。 3、扣率条款：有的商业采用扣率租金模式来计算相应租金，但实践中由于网络支付的模式，导致大量经营收入无法体现在商户场地营业账目中。为杜绝损失，应在合同签署前就与商户协商一致，对该部分收益采用月度、季度、年度核对总收入的形式来对账，同时合同中对于金额误差应有处理方式与罚则。 4、第三方支付条款：市面常见的第三方支付卡由于具有后期结算的特点，所以会存在商业无法即时查询到该消费收入的情形。对此应特别注意，要求商户在经营时对店内POS系统全部报备，如果发现有第三方支付的，则应参照扣率条款中的处理模式进行核对。 5、有预售预收项目的商户处理：美容美发、桑拿、KTV或教育、健身类等商户，会采用预售卡服务进行市场开拓。有时消费者办理了数千甚至数十万元的存储卡后，会发现有一些不良商户因各种原因停业、闭店、撤场、逃逸的，会致使大量消费者向出租方要求解决的情形。对此建议采用三种措施在前期预防： 1）在店铺外围进行公告，告知消费者对于预付费卡或储值式消费的提示，以提醒风险。 2）提高商户保证金数额，并要求对商户法人的个人信息进行留存，如身份证复印件、家庭住址、个人电话等，一旦出现停业、闭店、撤场、逃逸的，立即向消费者公布，引导消费者采取正确的方式主张权益。 3）对商户经营情况应紧密关注，随时确认项目经营状态。一旦发现有非正常时间开闭店、撤场、搬移物品的情形，应立即予以查询核实。 6、撤场条款：应在合同中明确约定商户因欠租、逃逸时对于场地内遗留物的处理方式，同时对于场地恢复原状的具体情形进行约定。此处理方式在费用支持的情形下优先应以公证方式进行。如考虑到经济成本高昂无法公证的，则要求商户签署无条件服从因商户在未按商场规定时间内经营或因拖欠费用导致闭店的情形下遗留物品被商场清理、留置的条款。该条款内容必须作为合同附件，要求商户单独签字并盖章确认。在清理撤场的实践中对于商户的场地清理模式，应采用录像、第三方见证的模式进行。 也可采用直接约定成放弃场地内物品所有权的模式，免去后期清点或者公证甚至是留置权诉讼的问题，但此种操作需出租方场地属于优质商业项目，或商户处于品牌力较小无力进行对抗洽谈，否则常规商户难以接受。 7、合同时间 在实践中，对于合同的签订日、免租日、起租日与计租日均会存在差别，对此应当先由双方明确计租时间，在商户进场装修、交付首期租金保证金的阶段，均应由双方书面明确后盖章确认一次，以避免后期计算混乱。这是因为在实践中，各种时间期限衔接由于种种原因可能会存在误差而导致重叠或空白间断，而这些又与违约责任相关联，所以此类条款应同违约责任一同审核，以避免遗漏。 （五）合同的签署后阶段工作 对最终双方确定的文本以PDF打印后由主管的招商部门领导签字确认后报送最终决定权人进行审批，合同以外还应准备： 1、对房屋交接前的职责和义务由相关部门签字确认文件。 2、明确商管公司提供给店铺客户广告位和店招数量、面积（包括无偿和有偿提供），要求推广营销部门在前期进行规划确认位置、内容、上画时间，明确店铺客户所有的广告报批手续及工程安装均由店铺客户自行负责，并承担相关的费用及责任。 （六）合同的其他附件要求 1、总平面图、租赁场地的四至图，该图应明确标识出租赁位置； 2、商管公司和店铺客户的营业执照、授权书； 3、相关建设证照清单及房产技术条件要求； 4、店铺客户的品牌资料、品牌授权书、签约授权 5、租赁条件简表（含租金、扣率、年限、面积、品类、品牌等） 6、店铺客户的招牌及其位置、广告位条件。 五、合同文件的档案管控 （一）所有商业租赁合同均应由法务、财务两部门备案，除此之外其他任何部门不应留存合同原档。如果招商、运营或工程部门需要，可留存遮盖价款、面积信息之后留存合同复印件。 （二）法务与财务部门均应建立详细的合同台账，对交易信息进行记录，内容包括但不限于商户名、店铺位置、面积、租金、租赁年限、免租期、开业日、计租日、经营种类、品牌、特殊条款等事项信息。 （三）所有合同应按照一铺一档原则进行留存，并制作电子档案留存储备。 （四）全部合同、商户往来函件均应走OA线上流程，对外行文均应管控，如确需盖章的应由发起部门责任人签字后报法务或财务备案，最终由公司制订的部门权责确定。 六、运营过程中出现的合同签署问题 （一）在商户已开业的过程中，双方对专业领域问题进行沟通时，所有对口部门负责人应书面签字确认。并将该书面意见留存法务或财务部门作为原件存档，以确保合同的准确性。但需要注意的是，该内部文件不建议加盖公章发出，而是另行撰写相关文件（补充协议或正式往来信函除外）。 （二）实践中出现的合同纠纷，大部分是由于在运营过程中出现的监管缺失所造成，所以对于合同在签署完毕后应当严格执行与善于应用，不应简单的将责任推卸至任何单一部门身上。 本文是作为商业租赁合同签署时常见问题的参考建议，并未列举各类法条和案例。同时本文对于在合同谈判时出现的商务条款、工程条款以及管理规定未做叙述，这是因为每个公司的经营理念以及流程不同，如果教条的将其分解并提出意见，可能并不适用。同样对于各个合同版本中的违约责任条款，由于客观条件以及触发形式不同，也无法在此展开。只能提醒各位在前期多思考，以求证据收集、运营管理和事后处理这三个角度来设计应对机制与措施。 |
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