【原】excel数据透视表：善用这些功能，提高工作效率！上篇

编按：数据透视表大概就是拯救小白的神器了吧，那如何才能充分利用数据透视表中的功能，使透视表的效益实现最大化呢？下面这篇文章，带你揭晓答案！（由于篇幅原因，文章将分为上下两篇，本篇为上篇。）

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一、合并同类项

虽然总是强调大家不要使用合并单元格，但是奈何某些领导偏偏就喜欢，没办法，只好照做了。如下图所示，需要根据组员信息，将组长进行合并。

当然，大家一个一个手工合并也是没问题的，但是在数据量较多的情况下，还是使用数据透视表更快捷一些。

步骤：点击数据区域中任意单元格，选择插入“数据透视表”，在弹出的对话框中，需要注意自动扩展的区域是否是我们想要设置的区域。然后选择在“现有工作表”中创建数据透视表，单击“确定”。

将“组长”、“组员”拖放在“行”字段下，在建立好数据透视表后，我们还需要做三件事，使数据透视表变成我们常规的表格样式。

① 点击“数据透视表工具”栏下的“设计”选项卡，将数据透视表的“报表布局”修改为“以表格形式显示”。

② 同样在“设计”选项卡下，点击“分类汇总”，选择“不显示分类汇总”

③ 点击“数据透视表工具”栏下的“分析”选项卡，点击 “+/-按钮”，关闭透视表里的组合按钮。

操作步骤见动图：

接着，在“数据透视表工具”栏下的“分析”选项卡下，点击“选项”，勾选“合并且居中排列带标签的单元格”，单击“确定”。

最后效果如下：

二、按条件汇总数据

其实很多人学习透视表，都是被透视表强大的汇总功能所吸引。下面小编就举几个例子，带大家见识一下数据透视表的看家本领。

数据源如下：

1.统计不同地区的总销售额

在现有工作表中，插入数据透视表。将“销售地区”拖放到“行”字段下，“销售额”拖放到“值”字段下，即可得到结果。

2.统计上海地区烤箱的订单数

右键单击透视表，调出字段列表，将“销售地区”拖放到“筛选”字段下，“商品”拖放到“行”字段下。点击“求和项：销售额”的下拉按钮-“值字段设置”，将“值汇总方式”设置为“计数”，最后筛选出上海的销售地区，即可得到结果。

3.按年、季度、月统计总销售额

右键单击透视表，调出字段列表，取消勾选“销售地区”、“商品”，将“销售日期”拖放到“行”字段下。点击“销售日期”列中的单元格，鼠标右键点击“组合”，在弹出的“组合”设置框中，选中“步长”栏中的“月”、“季度”、“年”，最后“确定”即可得到结果。（如动图所示）

三、统计非重复数据

说到统计非重复数据，相信大家首先想到的就是COUNTIFS函数。（关于COUNTIFS函数的详细用法，小伙伴们可以查看往期教程《同样是countifs函数，为什么同事却使得比你好？原因在这里！》）其实，用数据透视表同样可以实现这一需求。

如下图所示，需要统计出各销售地区的商品种类数。

步骤：在现有工作表中，插入数据透视表。（注意，在“创建数据透视表”的设置框中，需要勾选“将此数据添加到数据模型”。）

将“销售地区”拖放到“行”字段下，“商品”拖放到“值”字段下。点击“以下项目的计数：商品”的下拉按钮-“值字段设置”。将“值汇总方式”设置为“非重复计数”，最后点击“确定”。简单几步就能得到结果，是不是比公式方便多了呢？

四、排名

说到排名，一般情况我们都会使用RANK函数，其实数据透视表也可以用来排名，如下图所示，我们需要根据各个地区的总销售额进行排名，来看看具体操作吧~

步骤：在现有工作表中，插入数据透视表。由于我们只需要统计各个地区的总排名，所以只需要将“销售地区”拖放在“行”字段下，“销售额”字段拖放两次到“值”字段下。然后点击“求和项：销售额2”的下拉按钮-“值字段设置”。将“值显示方式”设置为“降序排列”，最后点击“确定”，如下图所示。

五、批量创建表格

还在一个一个的手工创建工作表吗？太out了！来看看“万能”的数据透视表是怎么高效的完成工作的。

步骤：在表格中输入想创建的表格名称，并在现有工作表中，插入数据透视表。将“销售地区”字段拖入“筛选”字段下。在“数据透视表工具”栏下的“分析”选项卡下，点击“选项”的下拉按钮-“显示报表筛选页”，单击“确定”。这样一来，工作簿中就会自动生成相应的工作表。是不是很快捷呢？

今天咱们就暂且说到前5条透视表的小技巧，下篇我们会继续为大家分享后五条透视表的技巧，一起期待吧！