公司费用报销管理制度

一、总则

为了加强集团公司内部管理，规范集团内各公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。

本制度适用集团各公司。

二、费用报销制度

1、报销人应取得真实合法的原始凭证（发票及收据）；

2、报销人在无法取得增值税发票的必须取得其他专用发票并附带收据（定额发票、机打发票或其他正规发票）；

3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（并由经办人负责附带其他相关发票，且金额不得超过500元）；

4、经办人因劳动工钱或专家费用无法取得发票、收据的，需填写证明，由财务以工资发放方式进行报销；

5、对于无收据、无发票的一律不得报销。

三、费用报销单填写及票据粘贴要求

1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改，各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；

2、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列，报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；

3、报销单据一律用黑色钢笔或中性笔填写，禁止使用圆珠笔或铅笔；

4、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销；

5、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；

6、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有部门主管签字确认；

四、费用报销基本流程

集团员工费用报销流程：

五、报销时间的具体规定

1、为了提高费用报销工作效率，各部门报销人员应在每月20号至25号之间完成审核并付款，逾期一律不予受理。

2、超过三个月以上（含三个月）的费用将不予报销，视自动放弃。（特殊情况需告知集团总经理、董事长）。

六、差旅费报销

1、集团公司人员因公外出所发生的行车费、省内（省外）差旅费、通讯费、招待费、食宿费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。

2、出差补贴及标准

2.1、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。

2.2、出差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可报销招待费。

2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

2.4、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具，随同高层人员出行的员工，食、宿、交通随高层人员，随同人员无相关补助。

2.5、部门负责人以上（含部门负责人）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总经理、董事长批准后方可乘坐飞机。

2.6、到达目的地后，除总经理外其他员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。

2.7、住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准。

2.8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。

七、业务招待费管理

1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。

2、各公司及集团部门因公招待必须事先申请各公司总经理或集团总经理、董事长批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人。

3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由。

4、其它非公招待客人一律个人承担 。

八、交通费

1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准,报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。

2、集团内各公司人员自驾车因公外出办事，以0.8元/公里报销费用。

3、青州各公司如有人员外出办理业务，综合部在无法安排车辆的情况下，可批准动用私车外出，个人驾车外出后，填写私车外出公干详单，经综合部审核后方可报销；日照公司由后勤管理办公室负责审核。

4、集团公司及各公司私车公用报销单按统一标准制作，为A4纸打印，报销单随附件，见（附表1）。

（附表1）

集团公司私车公用费用报销单

九、通讯费

1、员工因公发生的通信费用实行补贴制度：总经理及集团公司部门负责人办公移动电话的通信费用实行实报实销制；各公司业务人员通信费最高限额是120元/月；各公司部门主管通信费60元/月，其它后勤人员根据岗位需要报销标准40元/月，超出限额的部分一律自行承担;

2、各部门要严格控制办公室电话的使用情况，员工除了因公业务需要之外，不得使用公司电话另作他用。

十、 借款标准及流程

1、借款标准

1.1、员工因公（因私一律不予借支）需要借款，必须填写借款申请单，并注明该笔款项的用途，经公司总经理，董事长审批通过后，财务方可支取。

1.2、公司员工原则上不允许借款，确需借款的由主管领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管领导应负连带责任。

1.3、单笔借支或报销金额超过3000元，需要提前一天通知集团公司出纳备款。

2、借款流程

十一、费用审批管理

1、费用审批权限流程：

1.1、后勤办公、劳保福利、报销费用审批流程：

经办人—综合部负责人—各公司财务主管—各公司总经理—董事长

经办人—集团综合部负责人—集团财务主管—集团公司总经理/董事长

1.2、设备配件、原材物料、加工制作审批流程：

经办人—供应部负责人—各公司财务主管—各公司总经理—董事长

经办人—集团供应部负责人—集团财务主管—集团公司总经理/董事长

1.3、工程建设、建材物料、基建零工审批流程：

经办人—基建部负责人—各公司财务主管—各公司总经理—董事长

经办人—集团基建部负责人—集团财务主管—集团公司总经理/董事长

2、集团公司及分公司所有货币资金收付审批权限属各公司总经理、集团总经理、董事长。

3、集团总经理或董事长外出时可以指定授权人（或电话授权），经各公司财务负责人审核后予以支付，对不符合财务制度的单据，有权拒绝支付，集团总经理、董事长回来后要补办审批手续。

4、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，根据报销费用内容不得超越审批范围，

5、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。

6、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%--50%的罚款。

7、因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。

8、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过相关部门负责人有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时审核，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。

9、出纳收到报销单后应检查部门负责人、会计、总经理、董事长签字是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。

本制度从宣布之日起生效，解释和修改权属集团公司综合部。

本制度与其他相关制度存在冲突的按此制度执行，未发生冲突的按原规定执行。

本制度集团内各公司应严格执行，日照分公司后勤、供应由公司内部负责。