如何利用Excel快速录入基本信息？

感谢邀请，今天雷哥跟大家分享几种方法，实现Excel快速录入基本信息。

1. 使用Tab键移动，避免用方向键产生多余无用功 使用键盘上的Tab键进行移动，避免用方向键移动。

举个例子如下：

需要逐行录入数据，假设在第3行依次录入序号，姓名，部门，入职年月日，

如果使用方向键向右移动，在录完第3行的入职年月日D3单元格之后，按回车键，光标就到D4单元格，如果继续录入又要重新回到A3单元格；

但是如果使用Tab键向右移动，在录完第3行的入职年月日D3后，按下回车键，光标就会直接到A4单元格，这样更方便继续录入数据，大量录入时效率提升不少，详见动图。

2. 数据验证（Excel2013之前叫数据有效性）：提前设置，省时省力

数据验证一方面能够减少错误数据的录入，另外一方面也能够提升工作效率。

比如说输入性别时，可以在输入之前进行数据验证操作，直接进行选择即可，不需要再重复录入，操作方法如下：

step：【数据】→【数据验证】→【允许（选择“序列”）】→【来源】处输入“男,女”，注意逗号为英文状态下的逗号，详见动图。

3. 【Alt+↓】：显示前面录入过的内容

数据验证是根据已经给定的特定情况进行设置的，而【Alt+↓】的快捷键可以迅速调取前面录入过的内容。也就是说，已经录入若干信息，再往下录入时可能会是跟前面一样，手动录入比较麻烦，可以使用该快捷键，详见动图。

4. 填充录入

1)复制单元格的填充：双击单元格右下角的“+”

数据填充的时候，经常使用的操作就是选中单元格，把鼠标移动到右下角，当鼠标图案变成黑色+之后，双击鼠标来填充数据。数据填充一般来说包括了复制单元格、填充序列、仅填充格式、不带格式填充、快速填充。不同类型的数据，在做数据填充的时候，也会有不同的默认值。比如文字，双击填充是默认复制单元格，详见动图。

2) 【CTRL+E 】快速智能批量填充录入

EXCEL的【CTRL+E 】快速智能填充，可以“感受”到我们的需要，有一定的智能性，当输入数据太少无法“感受”到我们的意图时候，可以再输入若干数据，直到能”明白”我们的意图。

例如电话号码已录入，现在想录入分段显示的，重新录入很麻烦，可以用快速填充，详见动图。

3) 定位条件 与 【CTRL+ENTER】的完美结合：定位条件后，批量录入同样的数据

例如入职年月日这一列定位空白单元格，全部批量填充为“入职时间未知”：

step：CTRL+G组合键或者直接按F5，点击【定位条件】→选择【空值】→输入“入职时间未知”→【CTRL+ENTER】，详见动图。

4）序号快速设置

需要录入大量序号时，可以提前录入序号，避免一个个输入；

方法：点击【开始】→【编辑】中的【填充】下拉框，选择【序列】，按照需求进行选择填写，详见动图。

5. 其他录入技巧

1）单元格格式提前设定

例如，输入电话号码直接输入的话，易读性差，所以在输入的时候经常会采用3-4-4的格式。比如13112345678，就会输入131-1234-5678。

方法：右击设置单元格格式（或者快捷键【CTRL+1】）→【自定义】处输入000-0000-0000→输入号码即可，详见动图。

2）多个0的录入

在录入一些比较大型的数字时可能会经常用到，比如我们录入60000000的时候，由于0比较多，可能有时候还会录错。所以，一个比较简单的做法就是输入6**7(注意：设置单元格格式为“常规”)，详见动图。

3）大量小数录入：提前设定

需要连续输入大量小数，可以提前设定，避免不停地按小数点。

方法：【文件】→【选项】→【高级】→【小数】位数处设定，详见动图。

4）大写金额“录入”

有时候需要录入大写金额，其实没必要一个个输入大写汉字，显示成大写即可。

这里雷哥只列举一种方法：选中区域→右击设置单元格格式（或者快捷键【CTRL+1】）→【特殊】→选择【中文大写数字】，详见动图。

总结：

关于Excel录入基本信息的快速方法，雷哥介绍了快捷键法（【CTRL+E】,TAB键，【Alt+向下方向键】等），快速填充/智能填充法，提前设定法(设置单元格格式、设置文件选项、数据验证设定、填充设定），多加练习并掌握后，录入能力将大大提升。