如何让领导一眼看懂你做的PPT？请注意这2个原则！

周一好呀，我是编辑小叮~

不少同学再上几天班，就该收收心，投入假期了吧？

一边为工作收收尾，另一边，学习的步伐也不能停！

越是临近年终，时间紧任务重，工作中的 PPT 就越追求快、准、狠。

所以今天我们邀请呆鱼老师，来为大家分享「怎样让 PPT 的信息传达更高效」~

说白了，就是帮助大家做出让领导、同事一眼能看懂的 PPT！

作者：Smile呆鱼

来源：(ID：smile-PPT)

PPT 是拥有视觉化功能的沟通工具。

PPT 拥有视觉化设计的功能，很多人会用来做出震撼、精致、美观的设计。

但回归本质，我们使用 PPT 是为了实现高效沟通。

基于此，今天给大家分享的是：如何用两个原则，打造高效沟通的 PPT。

01

信噪比原则，有效传递你的信息

用美观、有意思的页面设计来吸引观众的眼球，以此附带地传递你的信息？

不好意思，你可能本末倒置了。

在 PPT 中，设计不是关键，想办法无损传递信息才是首要关键。

◆ 第一，什么是信噪比原则？ ◆

「信噪比」是通信行业中用来评估通话质量的关键指标。

信噪比越高，说明通话质量越高。

同理，如果 PPT 的「信噪比」足够高，那么你传递信息的质量也会变高。

举个例子，下方的这个案例，有不错的设计。

但仔细看，你能快速从中得到关键的信息点吗？

我们做下修改，突出你想表达的信息，这样信息传递的有效度，是不是提升了？

这即是我们想达到的效果。

提高信息的有效度，降低或减去可能的噪点。

◆ 第二，哪些设计会产生视觉噪点？ ◆

❶ 五花八门的颜色。

颜色是视觉中第一个能感受到的元素。

如果颜色的使用没有按一定的原则，比如没有统一的配色，那么很有可能产生不必要的视觉噪点。

修改前：

下方这个案例尽管排版整齐、页面简洁。

但因为太多无序的颜色，使得整个页面看起来「无从下手」。

那你应该怎么办？

修改后：

最简单的方式是，统一你的配色，或者按层次进行配色。

比如下方统一配色，信息是不是清晰很多？

❷ 不配主题的图片。

图片作为视觉设计的关键素材，如果滥用，也很有可能造成视觉噪点。

修改前：

并非配上图片即是图文并茂。

比如下方这个案例：

你会发现，搭配的图片与主题压根没有关系，这是典型的滥用图片。

修改后：

合适的图片比什么都重要。

替换成与人相关的配图，尽管简洁，但对传递信息来说，有大作用。

❸ 乱七八糟的排版。

排版的不当也会造成视觉噪点。

最糟糕的情况是：看到一份乱七八糟的 PPT，连看的欲望都没有。

修改前：

比如下方这个案例，是不是感觉很业余？

最起码的对齐都没有，这样对于观众阅读来说，显得吃力，不利于信息传递。

修改后：

要学会归类和对齐排版，让你的信息层次鲜明。

比如先提炼关键内容，归类成组（这也是金字塔原理提倡的做法），再来考虑图片的放置。

❹ 亮瞎眼的特效。

我们并非不重视设计，但假如单方面追求技术（尤其是动画），信息很有可能被视觉噪点所掩盖。

修改前：

比如下方这个案例，一堆光效看起来很耀眼。

但本质上是在制造视觉噪点，起码内容的聚焦度变低了。

修改后：

最好的做法是回归本质，体现信息为主，删除一切特效。

◆ 第三，哪些做法会产生信息噪点？ ◆

❶ 没有经过提炼的内容。

大块的信息对观众来说是个负担。

因为观众都是缺乏耐心的，起码对多数人来说，不愿意短时间内花精力理解你的内容。

修改前：

比如下方这个案例，如果你习惯了复制粘贴，那么你要注意了。

观众很有可能连看的心情都没有，更何况你还想要传递信息。

修改后：

提炼信息是基本要求。

分段提炼每段的中心思想，甚至删除水分内容，用一句话总结你的意图。

这样，你的信息传递才足够高效。

❷ 错误的表达方式。

这是大多数人的诟病。

很多人懂得使用 PPT，却不懂得选择合适的方式去表达，造成理解困难。

通常来说，表达方式可以是列表、表格、数据图表、关系图表等。

👉 案例 1 

修改前：

比如下方这个案例，也许是个不错的设计，但肯定不是好的表达方式。

起码，你没法直观地看到差距在哪里。

修改后：

对于数据的比较，你可以使用数据图表来表达。

比如这里使用直方图来比较各大学的分数差距，就显得很直观。

👉 案例 2 

修改前：

再比如下方这个案例，从设计角度来看，是不是整齐简洁？

但你仔细看下内容，你能清晰感受到它要表达的内容吗？

修改后：

分析其中的内容，这个案例表达的是两种方式在不同维度的对比。

这时，提炼对比的维度，用表格来进行表达，是否更加清晰？

信噪比原则给我们的启发是，无论是视觉设计也好，信息处理也好。

如果没法快速传递你的信息，那么必然是存在太多噪点。

02

KISS 原则，让你的信息足够简单

KISS 原则是用户体验做到极致的体现，英文翻译是保持简单和愚蠢。

意思是，要把产品做到白痴都能用。

PPT 也同理，实现高效沟通的最高境界是连白痴都能懂。

举个例子：

乔布斯在 iPod 发布会上需要陈述一个技术优势，5GB 的容量和 1.8in 的硬盘。

放在现在当然好理解。

但要知道在当时，消费者对容量和硬盘可没有概念，更别说有没有直观感受。

乔布斯很好地使用了 KISS 原则，堪称演示的经典。

他说：将 1000 首歌放进你的口袋。

作为观众的你来说，是不是感受很直观，很震撼。

「那么，如何做到 KISS 原则？」

这其中的关键在于：与观众保持同频。

◆ 第一，将信息转化成大众熟知的事和物 ◆

举个例子，OPPO 开发的 VOOC 闪充技术，是一个不错的技术优势。

假如我在发布会现场，介绍这个专业的技术细节。

你能理解吗？你可能连兴趣都没有。

OPPO 的广告语：

充电 5 分钟，通话 2 小时。

可谓经典。

暂不说该技术是否真的能达到这样的效果。

但它将技术术语转换成熟知事和物，是不是有很深刻的感受？

再举个例子：

1992 年，美国公共利益科学中心专家阿特.希尔弗曼，想让大众了解——

电影院中的一个中包爆米花，就含有 37 克饱和脂肪酸。

美国农业部提出的建议是这样的（页面做过重新设计，大致是这样的）：

阿特·希尔弗曼觉得太过理性、不够直观。

于是他想出了下方这样的表达形式。

是不是更有感触？

转化法适用范围很广。

比如：

要展示业绩实力，你可以用相当于多少个竞争对手公司（或熟知的企业）来表达。

◆ 第二，如果没法转化，请简化你的信息 ◆

大量信息对观众来说是致命伤，是造成的信息传递的主要阻碍。

因此在演示时，你要想尽办法，让你的信息足够简化。

举个例子，下方是一页介绍企业三年来的荣誉。

对于观众来说，一次性展现显得太过复杂，注意力也容易分散。

那么，你可以怎么做呢？

❶ 拆解页面。

如果你的页面信息量太大，把内容拆解为多页是不错的选择。

❷ 添加顺序动画。

假如你需要保证信息的整体呈现，添加先后出现顺序的动画是不错的选择，讲到哪里展示到哪里。

KISS 原则给我们的启发是：

站在观众的角度出发，让传递的信息足够简单。

这样，才能做到高效沟通。

信噪比原则和 KISS 原则，不仅可以用在 PPT 演示中，职场的很多场合都能适用。

希望对你有所启发。