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大学生必须掌握的职场规则之与领导沟通的黄金五步法

原创
2020-01-20  职聊堂

       大家好,欢迎来到职聊堂,今天职聊堂的老师与大家分享的主题《大学生必须掌握的职场规则之与领导沟通的黄金五步法》。

初入职场的大学生,在与领导沟通的问题上存在着一些误区和弊端,表现在如下几个方面:

第一个方面:“怕”和领导沟通。有些事情,员工认为是小事,怕请示了领导会给领导添麻烦,说不定还会被领导批评,但没想到领导却很介意,埋怨员工自作主张。

第二个方面:“等”领导和自己沟通。刚步入职场的员工认为,沟通是上级对下级做的事,哪有下级主动找上级沟通的。

第三个方面: “不”与领导沟通。有的员工,领导布置他任务以后,就杳无音信,也不知道是完成了,还是没有完成,有没有困难。一定要等领导去查问了,才能了解进展。而员工也很委屈:我做事一向很自觉,为什么领导不信任我?

老师认为:以上存在的问题都是因为新员工没有积极主动与领导沟通造成的。有的员工到企业后,很谨慎小心,生怕自己说错话惹领导不高兴,又搞不明白什么事情该请示,什么事情不该请示。请示多了,担心领导不耐烦,嫌自己没能力;还有的员工,领导交待工作后,只顾埋头干,按自己的想法去做,费了九牛二虎之力,好不容易赶出一套方案,领导却不满意。那么,在与领导沟通的过程中,新员工应该如何做呢?接下来老师以一个“领导安排行政助理接待客户”的案例给大家分享与领导沟通的黄金五步法:

第一步:用自己的话复述领导交办的事情

第二步:预计工作量,学会“借力”

第三步:不帮领导做决定

第四步:永远对你的直接上级负责

第五步:及时反馈工作结果

我们先学习第一步:用自己的话复述领导交办的事情。

有一天,王经理给行政助理发了条微信说:“傻强,本周五有两个从北京来的客户到公司参观,要在公司待三天,就由你来负责接待的事情吧。”这时候,如果傻强只是简单地回复:“好的,王经理,我知道了。”是远远不够的。她需要把接下来要做的事列出来发给王经理,让王经理确认。傻强应该这样回复:

“王经理,我现在要做的事情是:1、联系司机李师傅到机场接机;2、预定两人间的客房;3、预定一间明天中午12点的饭店,对吗?”

过了不一会,王经理发过来三条短信:

“客户做的是高铁,明天上午9:00到,我一会把客户的电话发给你;客房要订带窗户的房间;另外,就餐选带卫生间的八人位的包间。”

看到王经理发来的短信,傻强不免犯嘀咕:这么重要的细节怎么不早说呀?!

大学生朋友们要注意,领导在交待事情的时候很少说细节,需要你把想到的细节都列出来,跟领导反复确认,直到领导挑不出毛病为止。

以上学习的是“与领导沟通的黄金五步法”的第一步,接下来我们学习第二步:预计工作量,学会“借力”。

很多时候,领导给下属安排工作,并不知道实际工作量有多少,他们很可能给我们布置了过多的工作而不自知。接客户、送客户、带客户参观公司、安排就餐、住宿,带客户到当地著名的景点游玩等等,往往是活动结束了,自己也累到了。因此,王经理安排工作,傻强应该先预估工作量,随后跟跟领导说:“接待客户的过程中有许多工作需要做,我需要一个人帮忙,您可不可以给我安排一个人?”这个时候,领导往往是不会拒绝的。

这里需要注意的是:千万不要私自指使别人,认为我跟其它部门的一个同事关系好,让她帮忙也没关系。私自指使别人,就是不尊重别人的领导,相当于不给她领导面子。因此,当我们需要其他部门的同级帮忙时,一定要向自己的领导提出申请,由领导协调人员。

另外,向领导提出“借力”的最佳时间是领导刚布置完任务的那一刹那。人在提要求的时候,都很怕欠对方的,领导也不例外。因此,领导在提出要求之后的一刹那,都是内疚感最爆棚的时候。在这个节骨眼上向领导提一些合理的要求,领导特别愿意马上答应,以此来缓解自己的内疚感。

例如,最后一天是带客户旅游。王经理跟傻强说:“傻强,陪客户去玩的事就交给你了。”这个时候傻强说:“好的,王经理,您放心吧,考虑到带客户去旅游需要一部分费用,如车票费、门票费和餐费等,这是我提前做的资金预算,需要您签个字,我去财务把钱支出来。”王经理肯定会很顺利地给傻强签字的。

以上学习的是“与领导沟通的黄金五步法”的前两步,接下来我们学习第三步:不帮领导做决定。

接下来,傻强需要和司机沟通接客户的事,联系宾馆、饭店,客户游玩景点安排等工作。

然后选择离公司比较近的三家饭店,把特色菜及大概价位列个明细;又选择了三家宾馆,把两人间的价位列了明细;还选择了客户游玩的景点;编辑整理后分三次发给王经理,让王经理决定订哪家的宾馆、哪家饭店、哪个游玩景点游玩。

要记住,当领导安排你做事的时候,你负责按领导的意思收集好相关的信息,每个事至少备两个方案,最终让领导拍板,永远不要替领导做决定。

以上学习的是“与领导沟通的黄金五步法”的第三步,接下来我们学习第四步:永远对你对直接上级负责。

当你在打电话预约宾馆时,正巧财务部的马经理经过听到此事,跟傻强说:“傻强,你在给客户订宾馆吗?正好我认识的一个朋友在咱公司附近开了一个宾馆,上周我去体验了一次,环境、服务和配套措施都不错,不如让客户去哪里吧。我给朋友交待一下,还可以打折。”傻强一听,心想:“多好的事呀,又省钱又上档次。况且是财务经理提出来的,自己一个小兵,何必驳他的面子呢。”既没有到现场勘查,也没有给王经理说,就听从马经理的建议给客户订了其朋友的宾馆。

这样做是犯了非常严重的错误!

首先,傻强应该到宾馆现场查看,自己感觉可以后再如实向她的直接上级---王经理报告,让王经理决定是否给客户订马经理推荐的宾馆。因为,职场中第一条黄金定律是:永远只对你的直属上级负责,不对第二个人负责。

如果你不报告王经理,就等于私自做了决定,万一客户对住宿条件不满意,领导肯定认为傻强办事不利;一旦王经理最后才知道客户住的宾馆是马经理推荐的,会认为傻强对他不尊重,还以为傻强巴结其它部门的领导呢,今后傻强要想得到王经理的重用,估计很难。

以上学习的是“与领导沟通的黄金五步法”的第四步,接下来我们学习第五步:及时反馈工作结果。

傻强在陪客户游玩的过程中,时刻与王经理保持沟通。每到一个景点,把客户游玩的照片和客户进餐的照片发给王经理,通过这一动作,让王经理知道客户玩的很愉快,他也就放心了。如果游玩的费用超支,傻强就给王经理发短信请示,让王经理提前知道。

把客户送上车后,傻强给王经理发了一条短信:“领导,已把客户送上车。”王经理给傻强回了一个满意的表情符号。

好了,以上是今天的学习内容。现在,我们一起回顾一下今天的学习内容:

我们先指出职场新人在与领导沟通时存在的三种误区与弊端,指出职场新人之所以“怕”和领导沟通、“等”领导和自己沟通、“不”和领导沟通都是工作不积极主动的表现。然后借“领导安排行政助理接待客户的案例”提出员工与领导沟通的黄金五步法,即“用自己的话复述领导交办的事情;预计工作量,学会“借力”;不帮领导做决定;永远对你的直接上级负责;及时反馈工作结果。

为了便于大家有效的掌握“大学生必须掌握的职场规则之与领导有效沟通的黄金五步法”的课程内容,请大家关注职聊堂的后续系列文章。

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