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前言 PPT是为了辅助观众接受你的观点，帮助他们了解你的心情、感受和意见，如果只是做出一份详列事实和图表的档案，那干脆取消上台或者会议，写份报告送上去就好了。 你也曾做出像臭鸡蛋一样的简报吗？更令人沮丧的是，这份简报，很可能是你费了很大力气，拼命地剪下、贴上相关信息才完成的，结果却让人难以下咽。 问题到底出在哪里？你有些观念要改，也有些原则要把握，就能改善问题。  这次我们试着从【工欲善其事，必先利其器】的角度出发，学习制作PPT的技巧，目的不是【视觉效果】，而是【有效沟通】，让你在汇报的时候表现的更出色、更吸引观众目光。 1.构思分镜 别急着开电脑，先想清楚你到底要说什么？ 每个月部门会议即将到来，你很想趁着这个机会好好表现，让同事、领导对你另眼相看，所以你特别腾出一段空挡，打算认真做一份报告。你打开PPT，在首页打上【月度总结】这个标题后，接着开始想到底要说什么.... 如果你也是这样一边想一边制作PPT。【那就会局限在软件容易表现的格式，而大幅压缩你的创意和想象空间】。笔、纸、手绘才是开启PPT制作的第一步。动手写下所有想讲的信息，不但有助于看清报告的全貌，还能刺激大脑产生其他想法、反复辩证，找出需要补充或删除的地方。 1.拿起纸和笔，找出核心重点 关掉电脑，拿出纸和笔，试着想一想【如果观众只能记住一件事情，你希望他们记得什么】。你可以善用便利贴，依照以下步骤找出简报的核心论点。 ①脑洞大开：这个阶段重点是【想法】和【记录】； ②分门别类:站在观众的角度，将点子分类、归纳，挑出最重要最核心的观点，以此做为报告的核心，贯穿整个PPT。 ③组合点子、做成三幕剧：找出3个可以支持核心观点的内容，排成报告大纲。 【三幕】指故事内容包含铺陈、冲突、解决等3个部分。  一页PPT，只讲一件事情 制作PPT时候要注意，一页PPT只能放一个观点，也要求关注信息的连续性，确保观众的理解速度和读者的说明同步。如果一页PPT中塞入两种以上的观点，观众必须费力地消化，无法专注在讲者表达的内容上。 2.叙事逻辑：学会8种常用版型，资料与思路一目了然 资料的形式必须对应论述的逻辑，而逻辑的展开，必定有最合适的资料形式。如果报告的构架不明确或者过于复杂，观众会难以理解。好的幻灯片能清楚显示制作者的逻辑，让观众可以直接看懂结论和论点之间的对应关系。 好的幻灯片花样不多，主要可以分为8种，只要掌握这8种，就能让观众看出你的报告脉络  01：一对一论证法 所有论法中最基本的，根据一个有说服力的事实、案例或者数据，推论出一个结论。案例中1就是想表述的观点，2就是数据证据  02：并列论证法 列出多个同质性事实来支论点，增强说服力：  03：结合论法 借由同时存在的现象，支持结论，【结合论法】与【并列论法】不同的是，需要多个事实同时存在，才能证明主张。包含①结论②主要素③事实  04：连锁论法： 描述人事时地物的因果关系。例如下图是一个本杂志的出版流程，从采访、撰文、美编到印刷，最终才有你手上这本热腾腾的杂志。其中就包含了①主张②时间经过、事物顺序的等③顺利123  05：麦肯锡论法 融合了连锁与结合论法，例如随着时间的经过、依据记录工作的流程，借由列出不同时间段可能发生的问题，来找到各自的解决方法，最终解决信息管理的问题。  06：对立论法 从正反意见中得出结论。针对同一个问题，先叙述某个见解，再提出相反的观点，借由比较两者不同的看法得出主张。  07：比较论法： 找出不同方案的共同点与差异点。与对立论法不同的是，比较论法适用于两个见解存在共同点与差异点，而并非完全不同。  08：BCG论法 融合对立与比较论法，BCG的顾问擅长以2*2的矩阵为事物做分类，像是产品组合管理法。例如下图中可以看出左下角的进攻改良产品与右上角的创新开发商品，无论商品或者顾客都没有共同点，彼此是对立的。左下角的进攻改良商品和右下角的进化型适应产品，皆是针对既有客群，只不过是新、旧产品的比较。  3.信息呈现：言简意赅3法则，让观众一眼看出重点 完成报告内容的发想，现在，你可以打开电脑，准备制作PPT了。【少即是多】几乎是每本PPT制作书籍都会提到的基本法则，目的是让观众聚焦在读者身上，又能快速理解内容。 不过怎么样才是【少得恰恰好】？以下整理了3个可以简化内容的PPT设计原则，让你做出【一眼看出重点】的报告。 原则1：减少信息，不必要的信息都移除 务必区分出报告中观点和信息，减少不必要的多余信息，以免干扰观众了解观点。 最常见的例子是表格中的方框、线条、公司标准等内容，都可以做得更淡、更细、甚至整个消除。你也可以从【重复信息】入手改善，把报告中的字词和标号，想办法删减和整合。 原则2：留白，用隐形格式为视觉保留空间 【留白】是投影片设计的有力法则，就像是一首曲子，如果音符与音符之间毫无间隙，只会构成一串惹人厌烦的噪音。 原则3：一致，以相似的元素塑造整体感 在不同页面上看到【相同的设计元素】，像字体、字体大小、线条粗细和图片色系等，可以让幻灯片看起来更有整体感。 4.少用3种混淆视觉的图表：圆饼、立体图容易误判信息，BCG和Google都禁用 01、饼图：难以显示数据差距 02、立体图：会扭曲数字精准度 03、双轴图：容易看错指标 5.弱化表格：【热区图】取代线框，强调关键论点 在PPT上插入表格，观众会认真地看表格，反而不会注意听你在说什么。因此建议少用表格。非要用可以弱化线框或者用热区图代替 6.颜色使用：同色系能带出从属关系，一张简报最多4种色彩 为了美化报告，我们总会在色彩上做变化，但真的要把颜色用好却不是那么容易。 以下我们将介绍4个原则： ①色彩影响信息分区 ； ②传递错误信息 ； ③主次被色彩错误引导 ； ④色彩种类超过4种 以上为本次介绍的PPT优化的几个小技巧。 |
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