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近期，为了防止新冠肺炎传播，包括字节、阿里、腾讯、美团、斗鱼在内的很多大企都将复工时间再次推迟至2月14日之后。其中字节跳动更是将复工时间定到了2月26日之后。
这么长时间的远程办公，对很多管理者来说是第一次，由此也产生了很多问题。不是所有互联网公司都有底气像字节跳动这样一口气把复工时间推迟到2月底3月初，原因就是在远程办公方面管理经验的不足。正好，在昨晚，字节跳动副总裁，飞书项目负责人谢欣在飞书公开课直播中，首次将字节跳动在远程办公中的管理办法和工具使用进行了一次大公开。
其中有很多值得项目经理们参考和借鉴的地方，接下来给大家一一解读。“短期在家办公就像冲锋，可以针对性地设立一个项目，大家围绕明确的目标进行运作，可能会事半功倍。”
远程办公最大的不便之处，就是沟通效率的下降。信息不同步导致多人团队难以有效协同。
对于项目经理来说，原本在办公室转一圈就能了解各个人的工作进度，现在却需要反复过问。催多了怕引起抵触情绪，催少了又怕出问题不能及时跟进。对于这个问题，谢欣在直播中分享了字节跳动采取的一个有效的方案：“短期在家办公，其实可以针对性地设立一个项目，像战役一样，大家运作起来，就像打一场仗一样，设立项目、发起战役、明确目标、一起冲锋，很可能这个过程你没有讲应该怎么做，每天要干什么，但是所有团队的成员觉得我们像打仗一样完成目标，这个对短期在家办公很有帮助。” 借鉴到项目管理中，就是把项目中的每一阶段任务，同样作为一个“小项目”来看待，针对性地制定短期目标。作为管理者，一定不能忽视人性中拖延因素的存在。拿高考补习班来举例子：相对月考的学生可能只会在月底突击复习，那些每天一小考，每周一大考的学生每天学习强度肯定更大。这就是把大项目拆成小项目，并制定阶段性目标的意义：一方面鞭策团队不能松懈，另一方面便于项目经理的监督和跟进。“在公司内部，我们也做了大量保障工作。包括疫情监控，办公室消毒、防护，提供应急机制、心理咨询等。”
虽然在字节跳动工作强度很强，但员工也能得到一些相应的保障。
设备上，为了保证员工在远程办公时有基本的办公工具，字节跳动给员工寄出了上千台电脑。“全公司有小几千号员工这次回家都没有带电脑，所以我们的IT团队，一边是从员工工位上找电脑，一边是到我们的库存里面翻出新电脑，一共寄了上千台电脑给员工，方便他们在家办公。有个别员工是到了海外其他国家，这时候，我们就通过我们海外的办公室调用电脑，寄到身在当地的同学手中。” 而健康上，为了保证复工后，大家回到办公室能够安全上班，字节跳动紧急采购了一些口罩，并对办公室进行消毒、防护，提供应急机制、心理咨询等。在照顾员工感受，帮助团队建立情感方面，字节跳动是这么做的：
“比如说我们公司对于入职满周年的同学，本来在公司有庆祝活动，但是因为在家办公没有办法组织活动，不少团队还是会通过线上视频的方式组织大家。有些团队还会在晚间一起娱乐，比如在线上打游戏，甚至K歌等等。” 诚然，字节跳动作为一家财大气粗的公司，提供的很多条件，是普通企业无法达到的。但在有限的条件下，管理者有意识地提供支持，做一些简单的但是很暖心的事情，都是有效的。尤其在这样的特殊时期，更要多体谅，多过问。这并不是形式主义，而是作为管理者该有的人情味。作为飞书的项目负责人，谢欣重点介绍了“线上办公室”，也借此披露了字节跳动在远程办公条件下，所采用的线上开会模式：在会前，一定是有一个人非常完整地把这次会议要讨论的议题，通过文档非常完整和清晰地写出来，然后把文档发送到通过日历自动创建的会议群里。会议开始的15至20分钟，就是所有人，不管在电脑上还是手机上，远程还是在一起，共同默读这个文档。
随后，文档的作者会收到评论提醒，看到这个问题，他会用文字回答这个问题。如果这个会议的主持人回答不了这个问题，他就会在评论上面@其他人。这个人有可能根本没有参会，但是比较懂这块内容，就会在手机上收到通知，到这个文档里面回答问题。如果是一个小时的会议，前面大约20分钟是这么一个过程。默认结束后，会议的组织者说“我们进入会议的第二步”，开始语音回答问题，把刚才大家提的书面没有回答清楚的问题，一个个讲一遍，全部过一遍。
字节跳动把这种会议模式称为“飞阅会”，也就是“飞书阅读会”。相较于传统PPT会议，“飞阅会”有两个优势： 1 非常聚焦，大家不会跑题，全部过程围绕文档和提问的方式完成。 2 这个会议的整个过程通过文档和评论被清晰地记录下来。即便一些没有参加这个会议的人，也可以完整地了解这个会议过程，而且他能非常快地看完。相反，很少有人会在会后看一个小时的会议录像。
这种会议模式对于项目管理是非常值得借鉴的。很多项目经理都苦于例会没有效果，或是会议记录起不到作用。不如借这次远程办公，尝试一下这种文档协作式的开会模式。 字节跳动在远程办公中的管理都是利用自己的协作工具来完成的。其实可以用于远程办公的协作工具有很多，像视频会议有华为的Welink，沟通协作有阿里的钉钉，都是不错的远程协作工具。 但是，用什么工具，并不是关键。字节跳动在这次远程办公中，始终坚持了两个核心理念： 一是追求高效，摒弃形式主义； 二是保证产出，绝不鼓励做无用功。
能真正做到这两点的公司属实不多。但不管企业文化如何，作为项目经理，在自己负责的项目团队中可以坚持这样管理理念，只务实，不言虚。 
本文参考引用内容来源：字节跳动副总裁，飞书项目负责人谢欣于2020年2月9日晚在飞书公开课的直播全文 |
