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作者：表哥 对于一些比较严谨的，存在很多相互引用的表格，在实际工作中其实对单元格的数据输入是有特定要求的。例如：某一产品有A、B、C、D四种型号，但在输入时错误的输入了一个E型号，那么会导致分产品销量统计表与销售总表产生差异，如图：   为防止出现这样的错误，Excel数据有效性允许我们建立一定的规则，规定可以向单元格中输入的内容。例如，我们可以定义销售总表中型号这一项输入值只能是A、B、C、D，如果用户输入了无效数据可以显示一个自定义信息，如图：  如何设置数据有效性 为单元格或区域设置数据有效性具体步骤如下： ①选中单元格或区域，并选择“数据”→“数据工具”→“数据有效性”，从下拉菜单中选择“数据有效性”调出“数据有效性设置对话框”，如图：  ②从“允许”下拉框中选择一个选项，对话框的内容将基于您的选择而显示相应的控件，如图：  ③使用显示的控件指定条件。如上图，定义来源“A、B、C、D”指定型号输入的范围。 ④单击输入信息卡，设定当用户选定单元格时提示输入信息，如图：  ⑤单击“出错警告”信息卡，设置当用户输入一个无效数据时的提示信息，如图：  ⑥单击“确定”按钮。 执行以上步骤后就为指定的单元格及区域设置了指定的条件格式。 允许设置的有效性标准类型 在数据有效性设置对话框中“允许”下拉框下可设置的数据类型包括以下几种： ①任何值：当选择任何值时，Excel会取消当前单元格及区域的数据有效性设置。但是该数据类型仍然允许我们设置输入信息，在用户选中单元格或区域时给用户相应的提示。 ②整数：当选择整数时，用户的输入必须为一个整数，否则无效。我们可以通过数据下拉列表指定输入数值的范围。 ③小数：当选择小数时，用户的输入必须为一个数值，否则无效。我们可以通过数据下拉列表指定输入数值的范围。 ④序列：当选择序列时，用户需要设置输入项列表限定可以输入的内容，非列表项的输入无效。设置完成后，当用户选择单元格时会出现一个下拉列表，列明所有有效值，用户可以从中选择来完成输入。 ⑤日期：当选择日期时，用户的输入必须为一个日期，否则无效。我们可以通过数据下拉列表指定输入日期的范围。 ⑥时间：当选择时间时，用户的输入必须为一个时间值，否则无效。我们可以通过数据下拉列表指定输入时间的范围。 ⑦文本长度：当选择文本长度时，将限制用户输入文本长度或数据位数，我们可以通过数据下拉列表指定文本长度或数据位数的范围，超过该范围的输入将无效。 ⑧自定义：当选择自定义时，用户必须输入一个控制输入项有效的逻辑公式。 需要注意的是，即使数据有效性起作用，用户也可能输入无效的数据。当用户对已经有数据的单元格或区域设置数据有效性时，并不影响之前已经输入的数据，之前输入的数据仍保存在单元格中。同时，数据有效性规则不适用于公式计算的结果，如果某单元格或区域有公式，则该单元格和区域的数据性有效性设置无效。 数据有效性的具体应用 以下我们将通过几个设置数据有效性的具体实例，让大家对数据有效性的应用有一个详细的了解。 ✎利用数据有效性创建下拉列表 创建单元格下拉列表是数据有效性的常用应用之一，我们可以按照以下步骤在单元格中创建一个下拉列表： ①选中单元格或区域，并选择“数据”→“数据工具”→“数据有效性”，从下拉菜单中选择“数据有效性”调出“数据有效性设置对话框”，如图：  ②在“允许”下拉列表中选择“序列”选项，并指定来源，或在来源控件中输入数据项，如图：  ③单击“确定”按钮，完成数据有效性设置。 完成以上步骤后，选中单元格会出现一个下拉按钮，点击下拉按钮将弹出选项选择框，我们可以通过选择选项完成输入，如图：  如果需要添加或减少下拉列表数据，比如再加一个mmy，则在添加减少下拉列表数据后mmy后，需要点击“同样设置应用更改”。 ✎使用数据有效性规则限定不允许输入重复值 以销售统计表为例，如果同一销售人员只允许输入一次，那我们可以通过设置数据有效性规则来限定重复输入同一销售人员。具体设置如下： ①选中B3：B12，并选择“数据”→“数据工具”→“数据有效性”，从下拉菜单中选择“数据有效性”调出“数据有效性设置对话框”，如图：  ②点击“允许”下拉按钮，选择“自定义”选项，并设置如下公式，如图： ③单击“确定”按钮，完成数据有效性设置。当输入重复项时，将提示出错信息，如图： 该公式利用COUNTIF函数统计输入值出现的次数，并限定出现的次数为1，如出现2次就重复了，该输入就无效，并弹出出错信息。 ✎利用数据有效性规则限定输入数据类型 同样以销售统计表为例，我们可以通过设置数据有效性，限定在销售额只能输入数值。具体的操作如下： ①选中C3：C12，并选择“数据”→“数据工具”→“数据有效性”，从下拉菜单中选择“数据有效性”调出“数据有效性设置对话框”，如图： ②点击“允许”下拉按钮，选择“自定义”选项，并设置如下公式，如图： ③单击“确定”按钮，完成数据有效性设置。当在销售额列输入非数值时，将提示出错信息，如图： 该数据有效性设置利用了公式ISNUMBER来判断当前的输入是否为数值，并限定如果输入不为数值则输入无效。 |
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