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浅谈物业项目经理的“五会教学”能力

 马语者2008 2020-03-29

物业项目经理是物业公司的中坚力量,是一个项目的灵魂,身负带领项目团队建设的重任。物业项目经理要带好团队,率领团队按照公司指导方针,完成既定目标,俗话说“打铁还得自身硬”,结合笔者以往当项目经理实际感悟,窃以为物业项目经理应具备会说、会做、会写、会教、会做思想工作的“五会教学”能力。

一要会说。

“说”,是用话来表达意思,“说”所以明也。说是语言表达能力。语言表达能力和理解能力是沟通协调能力的基础,而沟通协调能力是物业人的基本能力之一。作为物业项目经理不论是内部组织还是外部协调,不论是上情下达、还是下情上达,不论是参与招投标,商业谈判,还是日常工作安排、会议组织等等,只有语言流利,思维敏捷,表达清晰,措词规范严谨,才能正确传达信息,沟通协调好团队人员,带领团队完成既定工作目标。会说是物业项目经理的一项基本功。

当然,会说并不是要夸夸其谈式的口若悬河、滔滔不绝,而是要善于围绕沟通交流的重点组织语言,言简意赅,正确表达。

另外,对经历或从事过ISO质量体系的物业人来说,物业经理人的会说能力还有另外一层涵意。说与物业质量体系的关系,还是先从品质三句通俗语说起:该说的说了没有?说了的做了没有?做了的做好了没有?这是笔者曾在深圳金地物业刚从事品质工作时,时任武汉公司总经理李承业先生向笔者传授的三句话。这里的“说”,就是识别之意。李总传授的品质三句话,对我后来从事物业品质工作有着深远的影响。

的确,质量、环境、职业安全健康“三标一体”的现代管理要求,首先就是要对管理程序,流程、岗位规范等熟悉识别,对危险源进行识别,只有识别了,才能把控,把控住了,记录运行才能规范,整个团队才能严格按体系、流程、规范运作。

在此笔者提前赘述一下“说与做”的关系。说是做的前提,做是说的延伸。所以“严重不合格项一般都发生在‘该说的没说’”。该得到识别的工作流程没有得到识别出来,流程不清,自然工作不明,严重者,可能造成大家都在忙,可又都忙不到重点上的忙乱现象,可见“说”之重要。

物业项目经理如果对项目管理现场、区域、工作流程等等,不能清晰地做到会说,不能清晰地识别,就如同是盲人摸象。虽说物目经理工作千头万绪,工作精力有限,不能要求每道工序流程了如指掌,但一定做到心中有数,如果自己不能识别清楚,就可能导致瞎指挥,员工疲于应付,工作就不能规范有序地进行,这样怎么能带好自己的团队?项目的建设工作如何做得好?仅就在这个基础上理解,不会说,就不会做,也做不好。
二要会做。
做有四层意思。一层意思是会做事情,这里的事情就是日常工作,懂得设施设备的操作,会按制定的程序和流程处理日常事务。物业的各岗位规程,操作要领,设备的操作,不能说是运用娴熟,得心应手,但一定要懂得做,会做,知道程序。只会说不会做,说好听一点的是懂理论,只会纸上谈兵,不会令人信服,也带不好团队。
第二层意思,会做就是会抓落实。任何好的规章制度、措施、流程、标准等,如没得到有效的执行,落实不到位,再好的规定也只是空中楼阁,一切将是聋子的耳朵——摆设。物业工作绝不能让规定写在纸上、挂在墙上,藏在电脑里;文件与实际相脱节,规章制度执行有偏差,甚至是体系文件是一套,实际操作又是一套。物业项目经理要会抓落实,懂得工作中的重点,实际落实中的难点;善于分析总结工作落实不到位、执行力差的原因,是人员配置的问题?还是人员素质问题?亦或人员责任心的问题?要有针对性的作工作,抓好调整、作好培训,扎扎实实抓好落实。会抓落实就是要会区分工作中的重点与难点,针对工作的轻重缓急,有针对性地抓好落实。善于抓住工作中阶段性的主矛盾,抓好落实,哪些工作要着力抓、哪些工作要均衡用力抓、哪些工作要持续用力抓,哪些工作需长期关注,项目经理要做到心中有数。
第三层意思,做就是实践。物业项目经理要敢于实践创新,实践出真知,实践是检验真理的唯一标准。识别出来的标准、流程,编写的文件、作业指导书,操作指引,服务规范等等,只有通过实践的检验,才能知道是否符合项目实际,是否具有可操作性,才能发现存在问题和不足,才能为文件、流程进一步优化提供更翔实的、科学的依据。个人工作能力,项目管理水平才能逐步提高。
第四层意思,做就是做表率。物业项目经理是项目的最高领导,就意味着一言一行要以身作则,率先垂范,起模范带头作用。孔子曰:“其身正,不令而行;其身不正,虽令不从”。电视剧《亮剑》中,李云龙能带出敖敖叫的优秀团队,就是军魂指引,就是言传身教的带头作用,就是潜移默化的感知作用。有人曾形象地描述共军与国军胜利与失败的区别,就是“跟我上”与“给我上”,所以表率的作用非常重要,物业项目经理要做团队的表率。
通俗地说,会做的前两层意思,物业项目经理一要自己会做,二要会指导下属员工做;后两层意思则是物业项目经理个人精神层面修为。
三要会写。
“写”用笔作字,写是文字的驾驶能力。大到物业项目的投标书、物业管理方案、业主手册、装修手册,业主临时管理规约、物业服务协议,小到日常工作报告、计划,各种服务合同,以及与开发商、业委会及各合作单位的往来的函件,请示、报告、通知等公文,都需要物业项目经理准确的文字表达。条理清晰,措辞严谨,文字规范、符合逻辑的文字表达能力,是物业项目经理一项综合能力。物业项目经理具备会写能力,工作开展起来会得心应手,如虎添翼。
当然,上述这些只是“会写”的一个方面,在物业教学方面,会写还有另一层意思,那就是会编教学教案,“写”是“做”的一个理论提升过程,在有内部讲师的单位,物业项目经理要能成为公司的内部讲师。
另外,会写就是会记录,会统计分析。物业管理的一个重工作中就是记录工作。管理体系中的四级文件就是各种表格,物业日常工作之一就是要将各种各样大量表格按规范填写记录下来,严格按ISO体系的要求,留下管理痕迹。
在品质管理中,写是做的记录,物业不少员工一般满足于事情做了,却不重视记录,须不知,物业项目上的日常工作,大多数围绕着各种表格记录在运转,教会员工做好记录,十分重要。一项工作是否做了,做得怎样,如果没有记录,将无从查起,失去可否追溯性,就意味着没按ISO体系操作;没有记录,就看不到项目各项工作按体系运行的状况。
重视记录,将大量的表格记录好,不仅是对“该说的说了没有?说了的做了没有?做了的做得怎么样?”一个诠解,更是对各级员工自身能力提升的一个重要途径。
最后,会写就是会善于总结。写是做的一个沉淀过程,写是做工作理念提升。工作做得怎样,通过工作日志的形式,将成功的经验,失败的教训记下来,通过写来总结做,日积月累,必有收获。
从做到写,是一个从实践到理论的提升过程,再通过写来指导做,物业项目经理的管理水平和管理能力就会得到逐步提高。
四要会教。
要将一个物业项目做好,做出特色,仅靠物业项目经理一人之力是不可能的,必须打造团队,依靠团队的力量来共同完成。因此物业项目经理作为一个团队的带领人,不能一枝独秀,要善于把管理理念、方法、技能传授给员工。会教,就是知识、技能的传播与转移。师者:传道,授业,解惑也,会教就是授业的技能。物业项目经理不能茶壶里装饺子---有货倒不出。

笔者物业行业的引路人、现武汉一品行物业公司董事长毛志远先生,在笔者刚进入物业时告诉笔者,带好物业团队其核心就是三句话:“做什么?怎么做?如何考评?”这三句话的“物业十字管理法”,我的理解是带团队就是教团队:首先告诉员工要做什么?就是让员工熟悉自己的岗位职责、目标、管理和服务的责任区域;然后教会员工怎样去做,让员工懂得岗位的操作流程,作业指引,撑握方式方法与技巧,以及服务过程中的礼仪礼貌;最后,员工知道了做什么、怎么做之后,还要让他们知道如何考评,明白做好了会得到什么奖励,做不好甚至出现失职失误行为,会受到什么处罚。教会员工这些,再加以企业文化的贯彻与激励措施的落实,就做好带好团队一半之功。正如笔者曾听到的一个笑话:你有本事教会一个班,你就是班长;教会一个排,就排长;教会一个连,就是连长;教会一个营,就是营长;教会一个团,就是团长;教会一个师,就是师长……这虽是玩笑戏谑之言,可足见团队带领人会教的作用之大。
前不久,笔者读到一篇管理短文,《执行力差的五大原因》:1.员工不知道干什么;2.不知道怎么干;3.干起来不顺畅;4.不知道干好了有什么好处;5.知道干不好没什么坏处。五句话中有四句是关于“知道”和“不知道”的问题,从一个侧面也有力地佐证了笔者“带团队就是教团队”以及项目经理人会教能力的重要性。因此,物业项目经理就是要通过会教来解决员工有关“知道”和“不知道”的问题。
当然,物业项目经理要会教,不一定就是要项目经理亲自授课,作为项目经理,日常工作非常繁琐,不可能有更多的时间与秩序、保洁、工程每个员工做培训,再则,其专业技能也可能全覆盖。那么物业项目经理要就要在项目中建立培训网络、培训体系和制度,发挥各主管、班长的作用,善于整合项目、公司层面及外部的培训师资资源,培训先主管、班长、骨干,让主管、班长再来传授给所有员工。
另外采取灵活多样的培训的方式,课堂式,理论讲解,实操帮带;对培训效果要通过考核,询问,现场查看等进行检验,最重要、最终的效果是让员工现场运用,这样培训才能形成一个完整的闭合回路。
物业项目经理要会教,不是一朝一夕的说教,入职培训与岗位持续培训相结合,培训要循循善诱,要耐心细致。通过培训的体系、制度的建立,让整个团队在学习中螺旋式稳步提升。
五要会做思想工作。
思想工作是关于解决人的思想问题的工作。是人事管理工作经过长期实践摸索所形成的特有的一种工作。
正因如此,做思想工作或许会有人认为是人事部门的事情,其实不然,作为项目经理的管理者同相样需要做思想工作,只是内容和侧重点略有不同而已。目前,物业行业还是处在一个劳动密集型时期,项目用工量大,员工思想活跃,物业项目经理要经常与员工交流沟通,交心谈心,交朋友,特别是项目员工都是一线工作人员,整个服务过程中服务与消费具有同一性,消费者对服务的评价是敞开式全方位的,每天与客户打交道,有时难免受到客户的误解甚至是委屈,物业项目经理要多与员工交流,排解工作压力,为员工排忧解难,树立员工为客户服务,项目经理为员工服务的思想,使员工能心情舒畅地工作,只有有了满意的员工,才有满意的客户,因此做思想工作十分必要。
纵观一流品牌企业,无不是借助强大的企业文化推动力而建立的,在企业品牌的创建过程中,企业文化是不可缺少的利器。
所以物业项目经理会做思想工作,就是会传播企业文化。行业的感知度,企业文化的认同度,物业项目经理作为项目负责人,首先是践行企业文化的带头人,是营造项目团队氛围的领路人,善于用企业文化来凝聚人。
物业项目经理要传播企业文化,营造项目团队氛围,就要多与员工交朋友,做思想工作、践行和传播企业文化,绝非空洞的说教,如一个以客户为导向的企业,项目经理就要时刻关注客户的需求,重视客户的诉求,在项目中建立以客户为关注焦点的运作体系;如一个倡导以业绩为导向的企业,项目经理就要善于在实际工作中分解项目业绩目标,严格落实奖惩制度,及时赏罚分明。最重要的项目经理首先自己要认同公司企业文化,溶入企业文化。如一个以人为本的企业,就要关注员工工作及生活环境,如前面所述,当员工有困难时,就要伸出团队友爱之手,关心员工,让员工感受团队的温暖。通过自己的言行,一点一滴倡导、践行和传播企业文化。
在物业项目经理的“五会教学”能力中,会说、会做、会写是基础;会教是酵母作用,能力的传播;会做思想工作则是精神聚集力;会教是将个人能量传递发散开去,会做思想工作则是将众人力量聚集拢来。物业项目经理注重在实践中培养和综合运用好这“五会教学”能力,带好团队,做好项目,必将成为一名优秀的物业职业经理人。

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