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限制我们工作效率的，往往是一种脑子不够用的状态。人类发展到今天，所有工具都是我们的延伸，我们不必非得改变智商，完全可以用一些工具作为大脑的延伸，达到提升效率的目的。 清单其实就是一种帮大脑记忆，减轻大脑负担的工具。 To do list就是最常见的清单，当任务很多容易忘记时，我们可以用它来辅助大脑记忆，把注意力集中在处理任务上。 还有很多其他清单形式，比如如何做一件事的步骤就是行动清单，最常见的就是指导我们做菜的菜谱；比如工作原则本质上就是决策清单，达利欧前几年大火的《原则》讲得就是这个；再比如一段时间内要完成的计划就是目标清单，像我们熟悉的“年度计划“，”一生要做的100件事”等…… 既然清单这么有用，我们怎么使用才能发挥它的作用呢？这篇文章给出了用好清单的6个注意点，这些注意点其实也是清单，未来圈外还会有更多文章用这种清单形式推送给你。 下面我就给大家讲讲，如何才能把清单打造成我们大脑的延伸。 一份有效的清单，不是别人给你的，而是自己设置的别人给我们的清单，哪怕是对我们很有帮助的，往往也很难被执行，就像你妈让你找对象，还贴心地给出了找对象的要求，可你还是没找。 《高绩效教练》也提到，当一个目标不是来自他人建议，而是由你自己提出时，你便更有动力去完成。 一份清单要真正有效，让你愿意执行，首先这清单应该来自你自己，而非别人的要求或建议。但就算自己设置，也不要一上来就设”一月瘦20斤“，”今年看100本书“这样不切实际的清单。让清单适合自己的能力水平，首先杜绝心血来潮。 除了被动接受别人的清单外，我们也会主动找来别人的清单。一般是因为对方在某个领域取得了令人瞩目的成功，而我们试图用他的清单来复刻这份成功。 但结果往往发现，别人的清单规划再科学、再赏心悦目，到了用时总会有些“水土不服”的问题。使用起来很不顺手，有时甚至还会打乱自己的节奏。 这是因为，每个人能力不同，习惯也不一样，对别人有效的清单，大多只适合别人的能力水平和日常习惯。橘生淮南则为橘，橘生淮北则为枳，那些大V专用健身清单在我们身上不起效果，很多时候并非意志力问题，而是那清单本就不是按我们的身体素质和生活习惯设置的。 列出你的目标清单前面讲了要列出适合自己的清单，首先就要找到自己内心真正的目标。 怎么做呢？其实列一张清单就够了。 可以拿出几张纸，或者打开常用的软件，问自己一个问题，”我真正想要实现的目标是什么？”。脑子里想到什么就可以写什么，甚至不必是完整的句子，只要是简单的短语就好，比如”成为本领域的专家“、”5年后开自己的工作室“等等都可以。 可能有人觉得这样干想想不出来，有一个方法可以帮助你。打开讯飞，想到什么就说什么，你会发现思想开始自由地流淌，很多从未有过的念头都会一个接一个地冒出来。 最后，列出10个以上想完成的目标，从中筛选出3个你最想完成的目标，把其他都划掉。 在这个过程中，你一定会为某些出现的目标而心情澎湃。这样的目标清单带给你的执行动力，必然远远大于“我今年要不就看100本书吧”的心血来潮式清单。 整理出你的决策清单有了目标清单后，我们还需要决策清单来保证我们不偏离目标。 在平时把工作中常犯的错误，认为重要的认知，做事的标准都一条条收集起来，形成自己的决策清单，每天工作之前先看一遍，确保自己在面临重重选择时，仍能从容不迫地做出正确的决策。 建立以清单为基础的个人管理系统在有了目标清单和决策清单后，接下来我们就要把目标进行拆分，制定本年度、本季度、本月和本周的执行清单，建立以清单为基础的个人管理系统。 但我相信，很多人都有同样的想法：
为什么清单不管用呢？其实这不是清单本身的缺陷，而是多数人列清单时只写出了笼统的概念，“本月要读3本书”，“这周要早睡早起”，而大脑是很难识别这种抽象的东西的。 所以，我推荐你使用心理学家彼得.M.戈尔维策发明的“WOOP”思维工具，用顺应大脑天性的方式来制定计划。 “WOOP”思维是什么意思呢？
一旦你用好“WOOP”思维工具，把要完成的各种任务合理地分配，整理成年/月/周执行清单后，事情就会变得非常简单。 只要管理好这些清单，并按照上面的计划去做就行了。 把任务拆分成可执行的行动清单有了年/月/周的执行清单后，我们就可以列出当天要做的任务，并拆分成可执行的行动清单。 拆分任务其实有个简单的方法，立刻就能上手， 就是用“动词+宾语”的结构来描述一个步骤。 举个例子，“改稿”这个任务可以拆分成”根据leader建议修改内容“，“去掉长句和从句，理顺句子”，“修改替换不合适的字词”等等步骤。当然，现实任务肯定比这个更复杂。 把任务拆分成可执行的行动清单，一方面可以把记忆的任务交给清单这个“外脑”，腾出大脑来做当下创造性的思考。 另一方面，人的工作状态会受状态等因素影响，使用清单作为行动指导，可以最大程度上排除干扰，确保工作质量。 学会使用行动清单，就像给我们的大脑外接了一个硬盘，而且这个硬盘的容量不受限制，你想它有多大就有多大。 设置提示系统，确保清单能执行就算前面步骤都一步不拉地执行了，我们也会面临一个问题：
很多人这时会开始自我否定，觉得自己懒得无药可救了，但其实除了懒外，肯定还有别的原因。 之前分享过关于自我认知的内容，我们要顺应自己的天性去想办法，而不是一味自责。这里就为大家提供2个有效的解决方法： 1.设置触发场景 我们可以把清单放在自己绝对能看得到的地方，比如打印出来放办公桌上，文件可以放电脑桌面最显眼处，最大限度的利用视觉。 因为有研究数据显示，人类的大脑通过视觉活动获得的信息量约为83%，来自视觉的信息产生的冲击量较大，仅仅只是将清单放在自己的视野范围内，就会把你使用清单的可能性提升数倍。 2. 设置检查点 什么是检查点？就是你会在工作的哪个时间点使用这份清单。 具体怎么做呢？你可以用一个条件语句——“如果……就……”来触发执行清单的行为。比如“如果我整理好了行李箱，我就使用出行检查清单看是否有漏掉东西”，这样的植入是大脑能够读懂的。一般来说，你的条件语句设置得越具体，就越能触发行动。 最后想说，在建立以清单为基础的个人管理系统过程中，我们要具有结果导向的思维，从目标完成的状态去倒推年/月/周都该完成些什么。并且，要注意合理规划，如果你一天只有8小时工作时间，那就给自己布置8小时的任务，不要给自己布置超出能力范畴的任务。 一开始做不到也没关系，只需要具备这个意识就可以了，因为我们对自我的评估常常是不准确的。而好在清单本来就是可以随时修改，在不断复盘修改、更新迭代的过程中，我相信你列出的清单一定可以越来越完善。 |
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