浅谈工作任务清单的重要性

导语:

工作任务清单其实就是将自己需要完成的工作和事务安排在日期中，并做一个有效的记录，方便管理日常的工作和事务，达到工作备忘的目的。

每个人其实都有自己的日程管理方法，虽然这些管理方法不同，但是如果合理利用，相互融合的话会有很好的效果。

一、为什么要书写工作任务清单？

1.可以清空大脑。减轻大脑记忆负担，让大脑专注于思考。

可以使用一个工作日志本，最好是有表格模板那种，长期放在办公桌上，用来书写每天的工作任务清单，每天一页。

正面写每天固定的日常工作;背面用来书写上级领导安排的或协助其它部门的临时性工作任务。如果没有清单的话，大脑就被大堆的事务性工作占据，会让人产生巨大的焦虑感;大脑空间过度被挤占，也会影响人的思考能力。

当把所有事务都记下来之后，就可以清空大脑，让大脑专注于思考如何去解决这些事情，而不是专注于记住这些事情。

2.可以随时记录。

当你集中精力完成一项任务时，不可避免的会被打扰。比如接到一些临时性任务，或者自己大脑中临时闪现的一些想法，都会干扰到你。这个时候，就拿出任务清单，把这些干扰因素记录下来。记下来之后，大脑就不想它了，然后继续专注于完成自己手头的任务。大大降低了被干扰造成的影响。

3. 可以为每一段碎片时间，匹配合适的任务。

有时候，时间被各种事务打成了很多碎片，很少有整块的时间。只能将这些大大小小的碎片时间都利用好，才能完成自己所有的任务。

有了任务清单，就有了选择。就可以在任务清单这“一箩筐”的任务中进行挑选和匹配。用碎片时间把小的任务完成，才有可能留下大块的时间去专注于完成大的任务。否则好不容易才有的大块时间，也会被杂七杂八的小事打得粉碎。

4.可以选择多项同类任务一起完成，提高工作效率。

有了任务清单这个“箩筐”，就可以把事务进行分类，然后分期分批地完成。

任务清单让人能够有条不紊地处理事务。既提高了工作效率，又避免了把自己搞得忙忙碌碌、焦头烂额，还减少了因此而造成的烦躁。

5. 创造及时的正向反馈，产生成就感。

大脑喜欢及时的正向反馈。如果做了很多事都看不到成果的话，大脑就会产生疲倦。久而久之，就不愿意干活了。所以，要有意识地给自己创造及时的正向反馈。使大脑得到成就感，它会更愿意一直努力下去。

二、怎样书写任务清单？

1.这个清单不是一下子写出来的，而是放在手边，往里随时添加的。

2.清单不是计划表，不掺杂时间的安排，只是单纯地把要完成的任务罗列出来。

3.任务要写得尽量详细，不要写“吃饭”“锻炼身体”这种生活小事。如果一个任务分成好几个部分，那就都罗列出来，而且要分别单独罗列成一项。

4.把任务切分到最小，写成“立刻就能去做”的行动。这样做的好处：

一是可以减轻大脑面对一个大任务时产生焦虑。焦虑会造成拖延，导致任务不能及时完成。小的任务会让大脑的畏难情绪也小一些，更容易完成。

二是小的任务可以利用小的碎片时间完成，提高时间利用率。

三是可以在每执行完一项任务之后，就给自己画上一个√，这些及时的正向反馈可以使自己拥有满满的成就感。

三、书写任务清单的好处

(一) 列清单可以“减压、减负”。

仅仅是“列清单”这个动作，就能发挥强大效应：立刻减轻焦虑、因为你不用担心忘记事情；让你能专心做事，不用把力气用在记忆事情上；专注大局，忽略枝节，复杂任务简化处理；每划掉一项工作，你的成就感就加深一点。再怎么脑子糊糊、丢三落四的人，只要有一张清单在手，都可以秒变条理分明、逻辑清晰的人。其实差别就在于有所准备，多用了点心而已。

(二) 列清单可以明确工作与生活的要点。

列清单可以让我们明确自己工作和生活的重心，从而树立“要事第一”的原则。

在工作生活中，很多人都不清楚自己每天的重心是什么，所以总会觉得自己每天在原地打转，时间转瞬即逝，但是要做的事情却越堆越多，永远做不完。

而当开始列清单的时候，你就通过清单思维开启了自己的思考——你得回顾自己做了什么，看看当前还有什么没做，然后还需要确定自己的目标是什么，为了达成目标，哪些事情要今天做，哪些事情要明天做，今天哪些事情最重要，哪些事情要亲力亲为，哪些事情可以委派别人来做......

当你开始了这样一种清单式思考，你的目标就会越来越清晰，也会更清楚当下事务的轻重缓急，你也会因为对当下生活有了一种新的认知而大大提升自己的执行力，进而能够专注于该做的事情，提升做事效率。

(三)列清单能帮助我们查缺补漏。

人们的思维和记忆普遍都比较懒惰，所以有句俗语说“好记性不如烂笔头”。 列清单能够帮助我们查缺补漏，不依赖于记忆，避免思维的懒惰。比如外出旅行，列一个物品准备清单，不仅让我们能够准备好必带物品，也会让旅行的计划更顺畅。

(四)列清单可以提升脑力。

列清单时，会促使你动脑去思考，从而提升脑力。

(五)可以帮助强化自信心。

当把清单上的事情都完成的时候，就非常有成就感。原来很多看起来了不起的事情写出来之后，都逐渐实现了。

四、书写任务清单的方法

1、每天早上上班第一件事，就是在自己的记录本或清单表上写下来今天要做的事情。

2、事情按轻重缓急来排序，重要的事情排在前面，不重要的放在后面。

3、完成一件事情，就打一个勾。做到当天的清单，当天完成。

4、如果当天有未完成的事情，第二天第一时间弥补。

五、让工作效率翻倍的三个步骤:

1、提前列出任务清单

很多人早上到公司，第一件事就是把当天的任务列出来，用来提醒自己哪些工作不能忘记。

但很少有人能做到，下班后把第二天的任务清单也列出来。如果你这样做，就会在晚上睡觉的时候，用潜意识来思考这些工作。早上醒来后，很有可能已经知道，如何用更少的时间把清单里的工作做得更好。

需要注意的是，遇到新任务时，不要犹豫，立即把它添加到清单里，直到这份清单包含你所有要做的事情。你就可以看清，哪项工作最重要，哪项工作是次要的。

根据时间管理专家艾伦·拉金所说，如果运用这种方法进行工作，会节省25%的时间。坚持3~4个星期之后，你将会养成为每一天、每一个项目去列清单的习惯，工作效率也会得到大幅度提高。

2. 设置清晰的优先顺序

当手里已经有一份任务清单时，你必须思考：每项工作需要花费多长时间，比较合理？这些工作按照什么顺序做，最为合适？

建议使用ABCDE分类法。也就是，把任务清单上的每一项任务，都和字母A、B、C、D、E对应起来：

A类任务，就是你必须要去做的事情。如果你没有做，或者没有准时完成它，将会出现非常严重的后果。

B类任务，是指你迟早要完成它，即使今天不做，也只会产生轻微影响的任务。

C类任务，是指那些可做、可不做的事。

D类任务，是指完全可以安排给其他人去做的事情。

E类任务，是指之前可能很重要，但现在完全可以被剔除的工作。

3. 按照优先级处理任务

现在，你就可以看看你的任务清单，把上面所有的任务，进行优先顺序标注。比如，把所有A类任务，依次标注成A-1、A-2、A-3……

这些阿拉伯数字，代表它在同类任务中的重要性。比如，A-1的意思是说，这个任务是A类任务中，最重要、最有价值的一个。在执行这类任务时，你一定要集中所有注意力，投入百分之百的精力。

这项法则虽然简单，却可以让你在工作中，执行任务的数量和质量都能提升1~2倍，它是员工拥有高绩效的关键。

(完)