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把握档案工作主动适应企业发展的新要求  近年来，中国石油集团公司以保障国家能源安全为使命，大力实施资源、市场、国际化和创新战略，到2035年，要实现建成世界一流综合性国际能源公司的目标。这为档案工作发展带来重要机遇，也对档案工作现代化、国际化提出更高要求。 面对新形势新任务，原有事业单位机构设置模式已越来越不适应现代企业发展要求。突出问题是档案工作不成体系、整体合力不能有效发挥，具体表现在：一是档案资源管理力度受限。对企业主营业务档案、专业档案的管理力度不足。二是参与企业管理程度受限。档案工作很难参与到公司重大决策、重要会议，档案工作不能及时融入公司重点工作和业务环节，不能有效发挥促进业务管理的作用。三是档案管理职能发挥受限。由于部门内设处室编制有限，档案业务指导、档案信息化建设、档案开发利用更是难以深入开展。 推动集团总部档案机构设置优化 2017年4月，在全面深化改革、总部机关机构和人员双减20%的背景下，中国石油集团公司决定成立中国石油档案馆，列为总部机关附属机构，集团办公室副主任兼任档案馆馆长。中国石油档案馆履行全集团档案业务管理和指导监督职能，同时作为档案永久保管中心、档案综合利用服务中心、档案信息化中心、石油历史研究展示中心，管理人员编制由5人增加到8人，并组建30人的档案业务与技术队伍。档案馆内设综合管理部、档案管理部、档案编研部、档案信息化部和档案技术服务部。 中国石油档案馆的设立不仅仅是原有机构职能的调整，而是发挥总部统领作用，整合集团档案资源、实现价值创造的战略举措。档案馆从3个层面向纵深拓展。一是档案管理升级。充分利用信息技术，通过加强和创新档案业务指导、档案信息化推进等举措，充分发挥档案管理的专业优势，实现档案工作在更高要求更大范围的拓展，为企业发展提供有效信息支撑。二是档案研究推动。大力开展档案业务研究、管理研究、资源研究以及基于档案的石油工业历史、石油精神研究，开发系列档案资源产品，实现企业档案的价值创造。三是档案文化引领。通过建设企业展厅、举办各类特色档案展览、建立档案馆形象标识体系、开发档案文化产品，建设一流的企业档案文化，提升全员重档、存档、用档意识，为中国石油创建世界一流综合性国际能源公司注入档案基因。 档案机构优化为档案工作提供坚强保证 中国石油档案馆充分利用位列总部、人员力量增加等优势，在多个方面取得重大进展。 1 战略化的档案工作目标体系更加明晰 档案工作目标体系是企业档案工作长远发展的行动指南。中国石油档案馆主动对接集团公司发展战略，谋划了更加明晰的档案工作目标体系。立足中国石油战略部署，研究提出档案事业未来发展思路及“三步走”的“4211”目标，即到2020年，建成档案永久保管中心、档案综合利用服务中心、档案信息化中心、石油历史研究展示中心“四个中心”和石油石化科普基地、爱国主义教育基地“两个基地”；到2035年，建成具有鲜明中国石油特色的国内一流水平的行业档案馆；到本世纪中叶，建成适应世界一流综合性国际能源公司需要的国际一流水平的石油档案馆和历史博物馆。通过开展企业档案发展战略研究，制定远期和近期档案工作发展规划，明确档案工作阶段发展目标和重点任务，绘制了档案工作发展的路线图。 2 企业档案协同治理模式初步建立 中国石油充分利用档案馆处于总部职能部门，承担全集团档案工作监督指导职能，方便与职能部门横向联系的优势，逐步构建档案部门统筹、业务部门配合的“大档案”管理模式。利用集团办公室负责或参与各类文件会签、领导办公会议、工作检查等契机，将档案工作要求融入集团公司重点工作和业务领域。如通过制度会签将档案工作要求融入中国石油集团公司《工程建设项目管理办法》《工程建设项目验收办法》《境外投资管理办法》《项目审计管理办法》等，联合财务部门共同制定《会计档案管理办法》。利用参与或协调集团公司重大建设项目、财务共享、资产处置、“三重一大”等重要会议契机，提出档案管理方面的注意事项和有关要求，使档案工作融入公司重点工作和企业管理的方方面面，初步建立了档案部门与业务部门协调配合、业务部门管业务也管档案的协同治理模式，有效解决了档案工作与业务工作“两张皮”、档案工作介入滞后的问题。 3 集团档案工作管控力度得到加强 面对业务领域较广、管理层级众多、所属企业类型多样的特点，中国石油档案馆不断创新管控理念与方法。在制度管控方面，构建“工作规章——管理制度——业务规范”3个层次的档案制度体系。即：制定一项档案工作规定，明确全集团档案管理体制机制；制定一系列管理制度，明确各类别档案管理要求；制定一本《中国石油档案管理手册》，规范档案业务各个环节工作标准和流程。在措施管控方面，一是规划引领，依据规划，每年制定印发年度档案工作要点，召开档案工作会议安排部署工作。二是及时开展业务指导，开展档案工作检查和评价。三是项目示范，在世界最大砾岩油田玛湖油田开展勘探开发档案全程管理示范工程建设，在尼日尔管道项目开展境外工程项目文档一体化管理示范工程建设，为同类项目的档案管理树立标杆。四是培训推动，编写培训教材，组建研究、培训师队伍，开办馆长培训、业务培训班，举办各类研讨会、论坛活动，不断提升档案队伍素质。 4 档案区域共享服务模式作用初显 区域共享服务模式是集团企业档案工作的创新路径。中国石油档案馆充分利用所建立起来的硬件优势，围绕3个方面建立共享服务体系。一是以集团总部为中心覆盖各企事业单位的决策支持档案共享体系；二是以业务为主导的覆盖各个专业领域的档案业务共享体系；三是以档案信息化为中心的数字利用以及社会服务共享体系。中国石油档案馆建筑面积3.5万平方米，馆藏量570万卷。按照共享服务模式，逐步建立一支懂业务、懂档案、懂技术的专业化团队，充分发挥档案集约化、专业化管理优势，为北京地区40余家企业和海外近90个项目提供档案整理、安全保管、数字化和利用服务，有效缓解了北京地区档案库房紧张问题，也为境外单位、撤销单位重要档案在国内的集中管理提供了有利条件。 5 档案工作数字化转型成效显著 中国石油档案馆在档案工作数字化转型方面取得重要进展。档案资源数字化转型方面，联合财务部开展电子会计档案管理试点，2017年作为国家发展改革委、国家档案局企业电子文件归档和电子档案管理第一批试点单位，首家通过国家验收，目前已完成85%单位的推广应用，电子档案归档率（仅以电子形式归档）达45%，不但极大提升了会计档案管理效率，而且有力支持了集团公司财务共享管理模式的实现。档案业务数字化转型方面，开展中俄东线天然气管道北段工程、广东石化工程文件电子化归档探索，创新建设项目电子档案管理方式，促进智慧管道和智能炼厂建设。开展电子合同、电子采购文件的在线归档，促进合同管理、采购业务的规范化。档案工作数字化转型方面，完成企业数字档案馆2.0建设并于2019年年底推广实施，建立了全集团集中统一的档案资源平台、档案管理平台和共享利用平台。 6 档案资源开发利用成果丰硕 一是围绕集团公司中心工作、重大历史节点和重要历史时刻开展档案编研。编纂出版《石油华章——中国石油改革开放40年》《石油精神——文献石油70年》系列图书，开展历史档案收集整理和研究，启动《当代中国石油工业》的编纂工作。二是策划档案展览。不断完善中国石油古代近代展厅和现代展厅，举办中国石油“第一”“之最”、全国第一个行业家书等系列展览。三是打造大编研格局。组建内外结合的档案专家队伍，成立中国石油档案与史志研究会，在中国石油企业协会设立档案与史志研究专业委员会，与中国人民大学信息资源管理学院签订战略合作协议，建立教学科研实践基地，努力将档案馆打造成档案资源开发利用的“一席重地”。 构建“两纵两横三网”档案工作新格局 中国石油档案馆的成立，既为发挥企业档案管理职能提供了有利条件，更为拓展企业档案纵深发展提供了新的平台。“十四五”期间，档案馆将紧紧围绕集团公司发展战略和档案工作长远发展规划，构建“两纵两横三网”的企业档案新格局，力争成为国家能源行业档案工作的排头兵，为社会、企业、公众提供专业化、社会化服务。 1 通过“两纵”拓展深度 建立“中国石油档案馆——专业领域档案分馆”总分结合的业务纵向体系，提升全集团档案工作专业化、一体化管理水平。建立所属单位档案与史志研究分会，形成“中国石油档案与史志研究会——地区公司分会”总分结合的研究纵向体系，整合集团力量开展档案研究。 2 通过“两横”拓展广度 一是发挥中国石油企业协会档案与史志研究专业委员会优势，联合石油石化能源企业以及其他企业，开展企业档案资源联合开发和档案工作难点问题联合攻关。二是组织高校、社会研究力量，发挥档案教学科研实践基地、石油精神教育基地、石油历史展览展示中心、石油家书研究中心等各类基地中心优势，开展档案管理、石油工业历史、石油文化等方面的专题研究，建立共研、共享、共赢的企业档案生态。 3 通过“三网”集聚力度 一是按照“大档案”思路构建档案资源网，建立覆盖中国石油各档案门类、各个层级的档案资源体系，提高对传统档案资源的整合力。二是按照“大数据”思路构建档案数据网，建立涵盖中国石油各个业务信息系统的电子档案（数据）体系，增强对新型档案资源的管控力。三是按照“大人才”思路构建档案人才网，联合内外部力量，建立包括主营业务、档案、信息化、国际化人才在内的各个业务领域、不同研究方向的档案业务骨干和专家队伍，激活创新档案人才管理体系，提升对档案馆高质量发展的保障力。 作者单位：中国石油天然气集团有限公司、国家档案局 文章来源：《中国档案》2020年第5期 |
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