【业务交流】固本强基 档案信息化建设再上新台阶

《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）擘画了未来五年档案事业发展蓝图，明确了档案事业高质量发展的主题主线。档案信息化应当成为引领档案事业创新发展、推动档案工作数字转型的重要力量。《规划》提出档案信息化建设再上新台阶的目标，即档案信息化发展保障机制进一步完善，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。贯彻落实《规划》目标，档案信息化工作应当围绕“四个体系”建设，重点把握以下重点任务。

强化档案信息化发展基础保障

新修订的《档案法》要求各级人民政府、各单位要保障档案信息化发展所需条件，保障档案数字资源的安全保存和有效利用。为落实《档案法》要求，《规划》提出“完善档案信息化发展保障机制”“完善档案法规制度和标准规范”等任务，各级档案部门应从以下方面推进落实：

一是积极主动协调各方，将档案信息化融入国家信息化发展大局。积极推进将档案信息化纳入数字经济、数字社会、数字政府建设，纳入本地区信息化发展顶层设计、总体规划和战略行动计划，纳入各单位信息化发展规划，同本地区本部门信息化工作统一部署、同步设计、同步实施、一体推进。二是建立健全档案信息化发展体制机制。各级档案主管部门应当建立网络安全与信息化工作组织协调机制，统筹协调、组织推进，监督指导本地区档案信息化建设。三是进一步夯实档案信息化基础设施。推进档案部门局域网络建设及设施设备配备向系统完备、高效实用、安全可靠的方向发展，满足持续提升档案管理现代化水平的需要，满足长久支撑档案数字资源安全管理工作的需要。积极接入国家政务网络，安全规范使用政务云平台，满足开展电子档案在线移交接收、档案信息共享服务等工作的需要。推进构建互联网业务环境，促进档案网站及移动端服务规范发展，更好发挥档案治理与服务效能。四是健全档案信息化制度规范体系。做好新修订的《档案法》配套的档案信息化相关规范性文件的立改废释工作。在《档案法实施条例》中强化档案信息化工作要求，修订《电子公文归档管理暂行办法》，制定电子档案管理办法、在线政务服务电子文件归档要求、电子档案备份工作指南等一系列部门规章和规范性文件。推进档案信息化标准体系建设，加强与电子政务、电子商务等领域法规标准的协同，将电子文件归档要求纳入相关法规标准。

加大档案数字资源建设力度

档案资源是档案工作的立业之本。随着社会数字化进程的推进，推动档案资源体系建设由以传统载体档案为主导向以档案数字资源为主导转变，是档案信息化工作的重要任务。《规划》从大力推进“增量电子化”和继续做好“存量数字化”两个方面提出“加快档案资源数字转型”，并提出“加强电子文件归档和电子档案移交接收”的具体任务，以此加强档案数字资源建设。

一是大力推进电子文件归档。新修订的《档案法》对电子档案管理系统建设、合格电子档案的法律规定及法律地位等作出明确规定，为电子文件以电子形式单套归档提供了法制保障。《规划》落实新修订的《档案法》要求，提出要推动在各类业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，规范电子文件的形成、收集、归档、移交等工作，切实推进来源可靠、程序规范、要素合规的电子文件以电子形式单套归档，并逐步扩大范围，从党政机关、在线政务服务等领域向更为广泛的领域推广，从公文处理、政务服务、会计等系统向更多业务系统推广，促进各类电子文件“应归尽归”。二是切实开展电子档案移交接收。地市级以上国家档案馆要全部具备电子档案接收能力，全面推进电子档案移交接收工作，实现电子档案“应收尽收”。三是继续做好传统载体档案数字化。《规划》针对档案馆和机关、企业等档案部门提出了明确的数字化率要求。各级档案部门要科学确定数字化档案的范围，按照国家档案局有关规定和档案行业有关标准，安全、规范开展数字化工作，采取有效手段提升数字化成果质量和数字化率。加快推进对重要档案数字化成果进行文字、语音等识别，为实现档案资源深度开发利用奠定基础。

提升档案信息共享服务能力

以信息化手段提升档案信息共享服务能力，是实现档案工作服务党和国家工作大局、服务人民群众的途径。《规划》在档案利用体系建设和档案信息化建设两部分分别提出“提升档案利用服务能力”和“推进档案信息资源共享平台建设”的具体任务。

提升档案信息共享服务能力，一是要统筹推进档案信息资源共享服务平台建设。各省（自治区、直辖市）档案主管部门要加强指导和监督，推进本地区或跨区域档案信息共享利用工作，各级档案馆要加强档案信息资源共享服务平台建设，推动档案信息资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用。二是拓宽档案信息资源利用服务渠道。各级档案部门要积极开展互联网和移动端档案查询利用，推动档案利用服务融入在线政务服务体系，并向基层一线推进。继续开展副省级以上综合档案馆档案服务网站及移动端绩效评估工作，推动其规范化建设和运行。三是加强信息技术在档案开放鉴定、档案信息资源开发等工作中的应用。充分利用人工智能、大数据等新一代信息技术，提高档案开放鉴定工作水平和效率，实现对档案信息资源的深度开发。

提高档案信息安全管理水平

档案安全是档案工作的底线和生命线。《规划》从档案馆库建设与管理、档案安全保护、档案数字资源安全管理三个方面提出了档案安全体系建设的任务，保障档案实体和档案信息安全。

提升档案信息安全管理水平，一是要遵循统筹档案信息化发展与安全的原则，确保档案信息安全体系与档案信息系统同步规划、同步建设、同步运行。二是要建立档案信息安全工作运行机制，通过提升信息化基础设施设备安全水平和安全技术保障能力、完善组织制度、开展常态化安全风险评估等手段，建立健全档案网络、信息系统、数字资源安全保密防护体系，提高防范和抵御档案信息安全风险的能力。要制订和完善档案信息安全应急预案，强化应急演练，切实增强突发信息安全事件的应急处置能力。三是要扎实做好档案数字资源备份工作，完善备份机制，实现馆（室）藏全部档案数字资源完整备份，重要电子档案异质异地备份。可根据需要在条件成熟时建设灾备系统，实现档案数字资源及其管理系统在线备份与灾难恢复。四是要加强对新型信息化产品在档案管理工作中的适用性验证，引导信息技术在档案部门安全应用。

加速推进数字档案馆（室）建设

数字档案馆（室）建设对提升档案信息化整体水平起着重要的促进作用，也是各单位档案信息化建设能力和水平的集中体现。各级档案主管部门要切实履行指导、监督职责，加大力度推进区域内数字档案馆（室）建设。

一是全面推进数字档案馆建设。高标准建成中央档案馆数字档案馆，各省级综合档案馆带头建成数字档案馆并带动区域内数字档案馆建设全面开展，通过实施“中西部档案信息化提升项目”，重点推进中西部地区数字档案馆建设。二是加大机关数字档案室建设力度。在继续做好数字化工作的同时，完善电子文件归档机制，规范电子文件归档、管理与移交工作，多措并举推进数字档案室建设。三是深入开展企业数字档案馆（室）建设。发挥企业数字档案馆（室）建设试点、企业电子文件管理试点的示范引领作用，推进50家企业集团数字档案馆（室）建设试点。四是加强新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用。加强电子档案长期保存研究，创建科学的可信存储与验证体系，保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性，提升数字档案馆（室）建设水平。

实施档案信息化强基工程

针对全国档案信息化在基础性关键性领域存在的短板弱项，《规划》还提出实施“档案信息化强基工程”，通过三个专项建设，为档案信息化固本强基迈上新台阶奠定基础。

01

中西部档案信息化提升项目

采取措施助力中西部档案馆开展档案信息化基础设施建设和传统载体档案数字化工作，提升中西部档案信息化能力，推进全国档案信息化均衡发展。国家档案主管部门将加大对中西部地区档案信息化建设的业务指导力度，推进保障机制建设，并组织档案信息化专家，送理论、送思路、送技术，指导档案信息化相关政策、法规、标准落地执行，提升中西部档案工作信息化能力。同时，强化定点帮扶。以数字档案馆建设为抓手，通过推进中西部地区档案馆与档案信息化能力较强的档案馆结对子等方式，加强馆际业务交流，一对一定点帮扶中西部档案馆开展数字档案馆建设，提升档案信息化水平。

02

全国档案查询利用服务平台建设项目

建设以全国档案查询利用服务平台为支撑、档案查询“一网通办”的全国档案信息查询利用体系。加快全国档案查询利用服务平台及移动端建设，接入国家一体化在线政务服务平台。以国家级平台为统一查询入口，连通各省域内及跨区域的档案信息查询利用平台，构建覆盖公众查档利用、档案馆提供服务、档案局监督管理的档案在线利用服务机制，推进全国档案信息查询利用平台互联互通、一体化发展。

03

国家电子档案战略备份中心建设项目

落实新修订的《档案法》要求，扎实做好重要电子档案备份工作。建设“１＋Ｎ”模式的国家电子档案战略备份体系，即1个国家级中心和Ｎ个区域性分中心，共同承担各级综合档案馆重要电子档案的异地异质备份，并逐步拓展至所有重要档案数字资源的备份。电子档案备份中心应当建成专业化备份环境，具有完善的防护措施，能够对硬磁盘、蓝光光盘、缩微胶片等进行保存，能够基于不同载体的技术要求建立科学的管理措施和监测、预警、数据迁移机制，保证电子档案长久安全备份，各备份中心之间可以开展互备。在条件成熟时，可根据需要建设电子档案灾备系统，实现档案数字资源及其管理系统的在线备份与灾难恢复。

（作者系《规划》起草小组成员）

作者单位：国家档案局

文章来源：《中国档案》杂志2022年第2期