【原】职场沟通1：你真的会安排任务吗？

镭师兄 2020-08-03

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案例故事1

下面这个场景，是否有点熟悉：

你吩咐一个事情：“小李，你去接待一下考察团。”“好。”
然后小李就全力以赴去搞定了？
不，你在下午3点接到考察团长的抱怨电话：“怎么没个人来接一下？人生地不熟的。”
你问小李，他说：“啊？我以为是明天的事情，所以先处理其他事情了。”

估计你对小李失望透顶，觉得这个小伙一点都不灵光，叫他干点小事都做不好，结果还要你自己动手，这样的人还不如不要。

失望透顶

我有个同事刚到研发时显得特别笨拙，主管让他做的事都是拖拖拉拉的，每次完成的效果也很差，总是达不到要求，他自己也绝望了，一度怀疑自己的智商。

后来我的项目组缺人，他就转到我这里，我发现他做事其实挺认真的，但是有个职场新鲜人的共性问题：不清楚做到什么程度。

如果你不详细说清楚具体的任务要求，他就会按照自己的理解去做，最后是大概率跑偏。

所以我每次给他安排任务，都是按照SMART原则，将完成时间、具体的完成标准、求助人等信息给他说清楚，他就会完成得很出色。等他适应了工作的套路后，他就迅速成长起来了。

这种慢热型的员工，在前期的任务安排中，需要花很多的时间去指导和交流，让他从学生人到职场人的转变过程缩短一些。

交代清楚

在学生时代，我们的学习和生活都是安排被老师和父母安排得明明白白，经过十几年的修炼，我们也清楚什么时间要做什么、要做到什么要求、向哪个方向努力就可以获得奖励等。

例如高中阶段，除了各个考试科目的学习和名次外，如果能拿到一些竞赛的名次，那么高考就能获得加分或者获得保送资格，这些名次的标准和要求在网站上都写得非常清楚。

以前的学习和任务要求很标准

但是到了职场上，除了计件车间的任务外，每个任务都是独一无二的，编代码都是按照需求和功能进行全新的开发，没有一个稳定而统一的输出标准了。即使有也只是一些规范和质量标准，这个对任务没有直接的帮助，也就是说，你需要自己把控具体的任务要求。这个对很多同学来说，真是太难了。

1、说清楚最核心的三个内容：时间、要求、背景

时间：即截至时间点，在这个时间前完成任务。如果组员的工作经验不足或者工作思路不清晰，那么就给他设定几个时间点：思路整理时间点、思路评审时间点、初步成果实输出时间点、成果评审时间点、成果最终输出截至时间点。
要求：确定任务输出的具体要求，包括质量、数量、性能、指标、规范、用户体验等方面的要求。同样，对于部分同事，需要结合不同的时间点，给出不同阶段的要求。
背景：这个任务的基本信息。包括是谁提出需求的，客户最初的想法是什么，我们以前做了哪些类似的项目，行业方面有哪些好的经验等，这些背景信息可以传递给组员，或者让他收集这方面的信息。

下面以一个展厅装修招标项目为例。

时间：要求在7月底前完成招标，并在启动项目后的2个月完成方案设计和装修。
要求：对现在1200平方米的仓库进行因地制宜的设计，能够展现12类业务的展示（数量、指标），每类业务必须提供视频播放、VR演示、业务操作部分形式（规范）；以警务蓝为主色调，让客户参观时能够有代入感（用户体验）、采用最新版本的业务进行演示（质量）。
背景：这是给XX行业的客户提供的实战场景演示（行业背景），客户要求看到业界最新的前沿技术的应用（客户需求），目前对手公司已经开始进行了部分业务的展示（对手现状），我们需要更有科技感和实战能力（我们的目标）。

2、定期跟踪、纠偏

本文刚开始的那个案例中，主管分配了任务后没有跟踪进展，结果出现了乌龙。

这里的跟踪有两种形式：你主动过问，组员定期汇报。

重大项目或者你的领导关注的项目，你可以定期主动过问进展，并协助解决风险问题；其他项目你让组员每周或者双周汇报一下进展和求助。

定期跟踪是职场沟通的一个重要环节，很多主管只关注一头一尾，“以结果为导向”，到了任务验收时才发现这不是自己需要的，这个时候就非常难调整了。

明确给组员提这样的要求：“你遇到问题和困难，一定要及时向我求助，不要到了截止时间点才说困难很多，搞不定。”

3、让组员复述你的要求。

有个信息交流的漏斗模型：

沟通漏斗

所以你在和下属安排任务时，你交代的内容和他吸收到的内容大概是4比1，即只有20%的信息量被他记住了。

这种情况下，最好方法就是复述，分为三步走：

1、你在交代完后，让他复述一下任务，包括时间、要求、背景等信息。在他复述过程中，你补充他漏掉的部分。