如何回复IATF16949外审不符合项报告？

IATF16949外审过后，一般要求30天内回复报告，待审核老师同意之后，90日内回复措施实施的证据。不符合项数一般不会超过5个，而且这些问题不是审核过程中发现的最严重的问题（这个你懂的）。

填写报告是一个比较痛苦的过程，主要有以下几个原因：1.真实原因不能写；2.分析出原因，要采取的措施，公司没有办法实施；3.与审核员思路不吻合。4.自从16949换版之后，对于回复的要求越来过越严。

在填写报告之前，一定要理解问题的意思。理解不符合项的意思非常重要，因为直接影响到后面的原因分析的方向和措施。先看一下问题点描述的内容，包括：

1.标准条款：不符合项所对应IATF16949的条款，不符合项的方向，后期采取的措施要符合条款。

2.相应文件：不符合项的内容涉及到的文件。

3.不符合的陈述：实际上是不符合的帽子和结论。

4.客观证据：不符合客观证据。

先看报告的组成部分：遏制措施、原因分析、纠正措施、纠正措施效果验证。

遏制措施，一般分两个部分1）对客观证据中描述的不符合本身采取的措施，需要立即采取；2）对类似问题进行排查，立即排查。注意是“客观证据”，不要一下子写到纠正措施上。

证据：1）采取遏制措施的证据；2）排查证据。

原因分析，分析的对像是不符合的陈述。对于分析的工具，审核员一般要求用5WHY分析（关于如何使用5WHY这里不再说明，可以在网上搜一下，如何使用，分析到什么程度，分析到组织能控制的原因。）。因为简单和清晰。

不符合项分两类，一类是由策划类的问题，一类是监控类的问题。

问题 分类	策划类的问题	监控类的问题
定义	问题在文件中没有规定或规定不充分。	由于监控不到位导致问题的发生。即文件有定规定，但没有执行或执行不好。
根本原因分析步骤	WHY1.针对不符合描述的提问？ 回答：相关人员不知道或不清楚此要求。 WHY2：相关人员为什么不知道或不清楚此要求？ 回答：主管或相关部门没有把此要求传递给相关人员？ WHY3：为什么主管或相关部门没有把此要求传递给相关人员？ 回答：在XX文件或体系文件中没有对此要求进行定义或策划。 根本原因：在XX文件或体系文件中没有对此要求进行定义或策划。	WHY1：针对不符合描述的提问？ 回答：相关人员没有执行或执行不到位？ WHY2：为什么相关人员没有执行或执行不到位？ 回答：缺少监督 WHY3：为什么缺少监督？ 回答：因为在《XX文件》中缺少监督要求的规定。 根本原因：在《XX文件》中没有定义监督的要求。
	根本原因分析注意事项：1.不要轻易分析对标准的不理解， 2.不要轻易分析培训不到位，培训仅仅是对纠正措施修改流程后对新流程的培训，或者引进新设备以后对新设备培训的培训；3.不要将“操作员错误”识别一个根本原因，它不太可能导致系统的纠正措施。当阐述操作员错误的根本原因时，肯定不是一个有效的纠正措施：
纠正措施	（对应根本原因采取的措施） 1.针对根本原因在《XX文件》或制定《xx文件》中定义相应的措施。完成日期：X年X月X日 责任人：XXX 2.培训相关人员，并验证培训效果。完成日期：X年X月X日 责任人：XXX 3.该措施在类似问题中的展开。完成日期：X年X月X日 责任人：XXX
证据	1.XX文件。  2.实施记录 3.培训及培训效果验证记录。	1.XX文件 2.监控记录 3.培训记录
效果验证	某总检验，验理论上效果如下： 遏制措施：问题已在X月X日得到纠正。 1.《XX文件》已在X月x日已生效实施，并在X年x月对相关人员实施培训并合格。经抽查某时记录相同问题没有再次发生

以上内容仅供参考，在回复过程当中，如果遇到不知道如何分析和采取措施，可以与审核员沟通，不要惧怕与审核员沟通。因为审核过后，被审核方与审核员的目标是一致的，就是尽快关闭报告。