这些场景,你一定不会陌生。
我在《这些工具,可以将团队的战斗力提高300%》讲过,一个团队能否发挥出高效的战斗力,很大一部分因素,在于「协作成本」。 协作成本里面,最关键的是什么呢?就是沟通。 可以说,一个项目的执行过程,就是不断进行沟通的过程。团队内,团队外,对上级,对老板,对伙伴,对客户……如果这中间有哪个环节失灵,后果可能会十分严重。 往小里说,一项工作对接有误,可能就要重新做,几天的努力付诸流水。 往大里说,跟客户沟通出错,就可能导致整个合作取消,使公司蒙受巨大损失。 那么,如何提高职场沟通能力,让沟通更加有效呢? 分享三个非常基本、但是常常被人忽略的小技巧。 1. 要点法 日常生活中,我们可以随意组织语言,可以旁敲侧击,可以用大量的话语去表述一个意思,但是在职场中,这些情况都要避免。 职场沟通,最核心的一点,就是需要建立「信息点」的意识。 在你跟别人沟通之前,可以想一想:我需要向他传达哪些信息点?如何才能最简练、最有效地把这些信息点传达出来,尽可能降低对方的接收成本? 在这个基础上,再尽量减少冗余信息,提高信息浓度,用最精准的语言,把信息点表述出来。 简而言之,最需要考虑的,是「精简」—— 亦即用最简洁的语言,表达最全面的信息量。 不要考虑过多的修饰、铺垫,这些只会增加对方的理解成本。你要做的是,让对方能够立刻意识到:你要传达一个什么信息,这个信息的内容是什么。 这里面,最常用的一个技巧,就是要点法。 这个技巧非常简单,但在职场中,十分有效。 从心理学的角度讲,人对于复杂信息的理解,最根本的模式是「分类」。也就是说,当你面对一段复杂的内容时,你下意识的第一个反应,就是对其进行分类: 这段话讲了什么?可以分成哪几块?每一块分别讲了什么内容? 紧接着,你就可以把这段复杂的内容,进行归约,转化为有效的「信息点」,从而有序地储存进大脑里。 所以,开宗明义「我要传达什么信息」和「这个信息有几个要点」,可以让对方对接下来的内容有一个心理预期。让对方知道:你要讲的是什么事情,范围是什么,我需要调动起大脑中哪些相关的信息,来更好地理解你要说的内容。 然后,直接表述「信息点」,则可以帮助对方节省「转化」的过程,尽量避免信息的失真。 举个简单的例子:
(数据是杜撰的) 这个信息的传达,就非常简洁、直接、有效。经理不用去思考主播的诉求是什么,只需要考虑:我能不能满足这三个要求?就可以了。 最后提三个需要注意的点。 1)阐述要点的时候,不要超过4点。因为人的短时记忆只能记住4个单位的内容,超过4点的话,会令对方感到「超负荷」。 2)各个要点之间,在逻辑上必须彼此独立,互不交叉,否则会给人十分混乱的感觉。 3)每个点只讲述一个事情。如果过于复杂,就把多件事情合并成一件,分层次讲。 2. 倒推法 职场沟通中,最容易发生的一个问题,就是站在自己的角度说话,而没有考虑,对方想听到的内容是什么。 这是许多职场新人最容易犯的错误。 例如:当老板问你「某个事情搞定了没有」的时候,很多人第一反应,也许是脱口而出:
大家都会有一种心态:我做了这么多,没有功劳也有苦劳,虽然任务没有完成,但老板应该也不会责罚我吧? 这就是一种非常低级的错误:为自己辩解。 老板最想知道的,并不是你做了哪些努力,也不是你有多么辛苦,而是: 任务有没有完成?为什么没有?什么时候能完成? 你为之所做的努力,应该放在后面再说。一个合格的老板,是绝不会不了解详情,就随意责骂下属的。 再举个例子。 当老板问你「昨天客户都说了什么」的时候,很多人会怎么做呢?会按照时间顺序,把客户说的话简要概括下来。
这同样是十分低效的。如果老板想听原文,直接录下来就行了。 老板想知道的,是昨天的会谈得到了一个什么样的结果,这才是最重要的。 所以,当我们进行汇报时,可以遵循这个简单的方法:倒推法。 这其实也是一个「What - Why - How」的模型(社群里的朋友和Live的听众应该知道)。 这样组织信息,可以有效传递最重要的内容,并通过逐步的引导,给老板一个完整的方案。 这才是真正站在接收者立场,从别人角度出发的沟通方法。 这种模式,会极大地提升你的专业性和可靠性。 3. 两面法 你应该听过「电梯30秒」理论:假如你和老板(或者客户),在电梯里相遇了。你应该如何利用这短短的30秒,把你的方案(或者产品)推销给他? 这是一个非常常见的场景。当然,未必是电梯,办公室也有可能。重点是,绝大多数时候,老板和客户都非常忙。如果你不能用最短的时间抓住他的注意力,将你想表达的内容传达给他,也许你就会失去机会。 那么,如何在尽量短的时间内,将你的方案讲清楚呢? 可以尝试这个「两面法」。 你应该已经发现了,这也是一个「What - Why - How」模型。这是最符合认知的结构。 这个方法,需要注意的地方是什么呢?主要有两点。 第一,是 Why 1 和 Why 2 的区别。 前者主要阐述,这个方案的优点是什么?能够产生什么效果?后者则阐述,这个方案能解决什么问题?为什么我们要采取这个方案? 两者结合起来,可以为你的方案,提供强有力的论证。 另一方面,人都是有「损失厌恶」的。用「能够解决什么问题」来作为佐证,会比单纯用「它有什么好处」,更容易吸引注意力。 第二,是可行性。 可行性是什么呢?就是,执行这个方案的难度是什么,需要付出什么条件和资源。 在阐明必要性(Why)之后,用可行性来作结,会有一种「呼吁行动」的效果 —— 在听完必要性之后,对方往往会习惯性地考虑「那这个事情要怎么做?」这时,如果你直接给他一个答案,告诉他:这个事情可以做,而且很简单。就会成为一个强大的推动力。 举个简单的例子。
当然,最主要的,还是事先的周密准备和规划。好的内容,永远才是一切的核心。 今天先分享这几个技巧,下次再聊聊比较高阶的一些方法。 希望能帮到你。: ) |
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