唐太宗时期的民族事务档案管理制度初探胡小文四川省社会科学院文献信息中心
唐贞观是我国封建社会中最为辉煌灿烂的时期, 在唐代民族事务档案管理制度的发展与完善中体现得淋漓尽致, 正是从唐代开始, 民族事务文书和档案才有了明显的界限, 这是我国民族事务文书档案史发展的重要时期。唐王朝在中国历史上是一个少有的能在政治、经济、文化和军事等各方面都极度繁荣的大帝国, 尤其在太宗一朝其中央集权进一步加强, 并建立和形成了一套高效和合理的民族事务档案管理制度, 加快了信息传递的速度和质量, 事实证明, 太宗时期的民族事务档案管理制度确实适应了帝国的发展。 一、唐太宗时期主要的档案工作制度唐朝是中国历史上统一多民族国家形成的重要时期, 尤其在唐太宗时期民族融合得到了进一步的融合, 是我国繁荣昌盛富强的一个朝代。太宗朝实行三大开明民族政策。太宗朝的民族关系总体上是大融合, 兼容并蓄, 矛盾中有交往和经济文化交流, 和睦时期也存在、酝酿新的斗争, 交往中还存在纵横捭阖, 即此中存彼, 彼中存此。唐太宗时期的这种盛世中的民族政策和民族关系格局, 对此时期的民族事务档案管理制度的形成注入了新的内容。唐太宗一朝的重大民族事务发生频繁, 此时主要与唐朝发生交往的民族有突厥、回纥、铁勒、吐谷浑与党项、吐蕃、渤海、契丹、奚族、南诏和南方其他民族。如此重大和如此多的民族事务往来, 也给此时期的民族事务档案管理制度的成型提出了新要求。唐太宗是一位中国古代历史上少有的、有大作为的、锐意改革进取的皇帝, 奉行“以人为本, 天下一家”的治政理念。 1.“四禁”制度。在唐太宗时代的文书制作过程中很重视“四禁”制度, 制度的贯彻执行主要由中书舍人负责, 制度:“一曰泄漏, 二曰稽缓, 三曰违失, 四曰忘误。”意思也就是说文书档案的制作要做到保密即不准泄露出去, 二是指文书及时地发放出去, 三是要求书写遣词造句的准确无误, 四是不能有什么事情的忘记记录即不能遗漏和有错别字。可以说这是中书舍人工作上的基本要求。不遵守做事规矩或出现差错, 他们都会受到严厉的惩罚。其中提到与蕃国交往时对档案的保密规定有:“漏泄于蕃国使者, 加一等 (指罪加一等) 。”民族事务是国之大事, 民族事务文书档案管理必须有所禁制。 2. 公文签押、判暑制度。民族事务交往讲究谨慎、安全可靠, 所以有关民族事务档案管理要求杜绝伪造公文, 保证公文的准确与安全。此制度即公文制作完毕后, 文书制作人及主官要签字画押, 然后交监印官审阅盖印, 称判暑或签押。监印官判暑后, 要登记注册, 并定期将登记册上交入库, 以备查考。 3. 誊写、用印和折迭制度。重要的文书档案都是要经过上级领导和相关承办人员签字画押, 以及判署之后才能做进一步传发, 如果需要誊写还得移交予相关工作人员来誊写, 其中有关于誊写的严格规定, 如“凡尚书省施行制敕, 案成则给程以钞之。通计符、移、关、牒, 二百纸以下限二日, 过此以往, 每二百纸以上加二日, 所加多者, 不得过五日, 若军务急速者, 不出其日”。从古至今, 民族交往上的事务都讲究时效性, 及时的和有严格处理程序的民族事务公文, 对最高决策者作出正确的民族事态格局判断具有重要的作用, 尤其当涉及军务时更是如此。 4. 贴黄制度。唐朝的皇帝所下达的政治命令是附带有至高无上的皇权色彩的, 他们的政令往往是以制敕的形式来发布的, 所以也就要求不能有半点失误。唐太宗时期大唐帝国有许多臣属蕃国, 蕃国会定期来朝中觐见皇帝。一般来说, 制敕的拟定有两个关键环节:一为承制, 即领旨;二为写制, 即草拟。如果两个环节中的其中一个出现错误都将会令公务出现差错。有一句话是这么说的:“兴之既久, 其势渐成, 如再益以特殊事件, 更假此得利乘便, 易收事功。其机能作用自亦随之扩大。”太宗朝的贴黄也就正式地说明了这一观点。同时, 贴黄制度也体现了唐太宗时代在民族事务交往中, 唐帝国与各属蕃国是天子与臣子的关系。 5. 用纸制度。唐太宗时期随着纸张的普遍应用, 在文书档案应用纸张方面也有了很大的讲究。那个时候的造纸技术发展很快, 纸的种类很多, 纸的质地、颜色和原料都与特定的用途挂上钩。如黄纸 (中书舍人起草诏令文书时用) 、白麻纸 (翰林学士起草文书时用) 、白藤纸 (大多为皇帝的纸张) 、五色金花白背纸 (对邻近少数民族国家国王的赏赐敕书用) 、黄麻纸 (在慰问出征将士的时候用) 、金花五色绫纸 (用于任命将相的告身文书) 等。仅从这一点上就可以大致判断出各种不同的发放文书的单位和文书的种类。此规定使文书整齐、统一, 便于分类保管。显然, 民族事务交往上所用的纸张也会有严格的制度规定, 民族事务重大, 若无规矩则不成方圆。“凡文案既成, 勾司行朱讫, 皆书其上端, 记年、月、日, 纳诸案。”唐规定:文书经过办理完毕之后, 主管机关单位在文件上打上红色标记, 并在文书上端写明年、月、日, 然后送交库房收存。凡是掌管公文章印的官员, 都要对公文相关事项进行监督考察, 看是否有遗漏或差错的地方, 如考察完毕和没有差错的公文才能盖印, 并且要记录在案, 写好日期, 每月终, 分别交存不同的库房。唐太宗时代的民族事务公文档案, 不只对于当时来说具有利用价值, 对于唐帝国后续的统治者具有极大的参考前辈经验总结的价值, 所以文书要归档在当时是必须的。 6. 档案移交制度。“其主典替代者, 文案皆立正案, 分付后人。”唐王朝走过的年代甚算长久, 唐太宗时期丰富的民族事务档案文献给后续的唐统治者提供了一笔宝贵的处理民族事务的经验。当然经验的获取需要前者的移交, 所以太宗朝档案移交制度的出现是顺应统治者统治思路的需要。 二、唐太宗时期的法令种类众多, 涉及文书档案的律令条文广泛有针对起草文书的律令、针对文书保密方面的法规、针对文书邮传的律令、针对档案鉴定销毁的律令以及关于伪造、盗窃、毁坏文书档案者的处罚律令等等。律令条文的明文规定可以保证上述制度的有效贯彻实施。同时可见, 在唐太宗时期, 随着国家机构和从事文书档案工作的人员的增多, 文书档案管理工作要求纳入国家法律轨道, 这是国家机器需要运转所要求的, 是对前朝经验的总结, 也是民族事务档案管理工作本身内在发展的要求, 这些制度具有承前启后的历史作用。封建王朝的文书档案管理制度与国家机器运转和封建政务效能是紧密联系在一起的, 无论是文书的起草、誊写、用印以及档案的鉴定、销毁、借阅、移交等, 都要求有一套完整的律法将它们上升到国家意识层面, 为王朝最高统治者服务。当然, 律令的出现为上述制度在民族事务档案管理中发挥作用提供了有力的保障。 三、档案监督检查制度即勾检制度。这是唐太宗时代采用的对文书档案的监督检查制度。此制度同样适用于民族事务档案管理。文书档案监督官吏及其职任在《唐六典》、《新唐书》、《旧唐书》中都有记载, 其职名统称“勾官”, 其事务称为“勾检”。在那时, 所谓的检者即勾检官主要的工作就是检查文书上有没有出错、遗漏以及延迟办理的地方, 查阅档案自身到底有没有错别之处, 判断文书是否已经办理完毕等事项。唐太宗时全国各地都设有文书勾检的相关部门和文书勾检相关人员, 在中央, 尚书省为最高级别的文书档案勾检部门, 负责勾检全国各级行政管理官府的官方文书, 可分为两种具体的情况:首先是内外诸司应出文书皆必须送尚书都省勾检, 其稽失者的负责官吏要受到较为严厉的处罚。其次是全国内外诸司的已经处理完毕的官方文书档案还要送交尚书都省覆校。其中尚书省六部也都还设有都事、主事令史、书令史等官吏负责文书档案的监督任务。而在地方, 负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作任务。文书的发放传达, 也需要勾检, 档案的收集和归档, 亦需要勾检, “凡是皇帝发放天下的制敕和省一级的文书都要在年终的时候进行综合统计。京城各部门的文书都要以四月一日为最后期限交予尚书省;天下州县级别的文书则由本司推校, 然后由勾官审阅, 连暑封印附记账, 然后再交纳给都省部门, 常常是以六月一日为限。最后由专门的令史官核对”。其中勾检的对象内容包括全国各地各级政府部门的公文、地方州县的官方文书和各类户籍及计账等;勾检的具体内容主要包括:文书档案是否已经办理结束, 文书是否有违反期限的地方, 档案是否已经用粘物粘合封口完毕;勾检的过程主要包括登记、检查、复查三个主要的步骤。这三者构成了太宗王朝衙署部门的勾检制度。勾检制度对唐太宗时期民族事务繁荣发展局面的形成起到了积极作用, 勾检又从另一个侧面保证了太宗朝国家民族事务机关卓有效率地运行。 通过从不同层次对唐代的档案管理制度作了试探性分析, 我们不难发现, 强大的唐帝国建立了一套适应形势的、颇有效率的档案管理制度。我们完全可以认为:唐代的档案管理制度不但使已有的制度得到完善和加强, 而且使许多制度得以确立, 所有这一切都对后世的档案管理制度乃至整个档案事业产生了极其深远的影响。 |
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