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应收账款是指企业在正常的经营过程中因销售商品、提供劳务等，应向购买方收取的款项，应收账款是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权，应收账款表示企业在销售过程中被购买方所占用的资金。企业应及时收回应收账款以弥补企业在生产经营过程中的各种费用支出，以保证企业持续经营。 应收账款应采取措施及时催收，催收过程中经常使用下述三种文件，现在分别介绍一下。 对账单 很多企业都有定期对账制度，每隔一定期限如三个月或半年就向购买方发送对账单，卖方在对账单上写明合同编号、交货数量、单价、总价、已付金额、未付金额等，签章后发给买方，买方核对认可后签章返回给卖方。通过定期对账可以达到如下目的：一是沟通合同执行进展情况，及时确认合同履行状态；二是双方确认欠款金额及支付时间，便于今后结算；三是如果买方不支付，将来起诉时可作为证据。 对账单主要包含哪些内容呢？主要包括如下：1.买方和卖方的公司全称、联系人及联系方式等；2.对账起止日期，长期持续供货的，需写明对账开始日期及结束日期，表明对账单中信息是在某一期间内发生的，供货不频繁的，也可不写对账起止日期，按双方已签的一个或多个合同来对账；3.卖方写明合同编号、产品名称、数量、单价、总价、交货时间或到货时间、验收日期、已付金额、未付金额等，要求买方及时核对；4.买方经核对如果发现不符，可在对账单上写明不符金额；5.对账单上还需写明，对账相符情况下，买方应及时付款。下面提供一份对账单格式和样本供参阅。 催款函 对账一次或几次后，买方仍不支付欠款，则有必要发催款函了。催款函是一种单方文件，是付款方未按约定支付款项时，收款方经常使用的催付通知书。催款函通常包括以下内容：欠款公司名称、欠款事项、欠款时间、欠款金额、催款方的银行账号、最后付款期限等，此外，催款函尾部可以增加欠款方经催款函提醒仍不付款，催款方不得已采取法律措施解决时有权依据合同或法律规定加收利息、违约金、律师费和诉讼费等表述。 催款函注意事项：1.催款方的信息要明确，方便欠款方与催款方沟通还款事宜，要写上催款方的联系人、地址、电话、手机、邮箱等；2.根据欠款时间的长短，催款语气不同，如果欠款方未按时付款时间不长，收款方出于提示告知付款时间已过，让对方付款，此时是通知性质，催款函内容及措辞不宜强烈；如果欠款方未按时付款时间很长了，不仅仅是通知，更有严重警告的意思，催促语气应比前者强烈，催款函的内容及措辞可更严厉些；3.催款函可分阶段多次发出，如第一阶段予以提醒，提示付款时间已过，请尽快支付；第二阶段直接催款，限定买方在一定期限内或什么时间之前付款；第三阶段最后通牒，告知如再不付款，将交给外部律师通过法律手段解决。下面提供一份催款函供参阅。 律师函 如发催款函后，欠款方仍然没有动静，此时行动就要升级，动用外部律师帮助发律师函，此时的律师函专指外部律师接受收款方的委托发给欠款方的要求欠款方及时还款，否则会承担法律责任的通知函。律师函由专业律师根据事实和法律来起草，结尾由律师签名并加盖律所公章。 如果欠款方收到律师函后做了回复，收款方应根据其回复内容，积极和对方沟通协商解决。实践当中，欠款方做出书面回复的较少，电话回复的有，所以在律师函的联系方式中一定要留多种联系方式，以便对方联系方便。在对方电话回复时，如果条件允许，尽量做好录音取证工作，录下对方认可欠款的语音内容。录音能否作为证据？答案是可以的，虽然未经他人同意进行录音，但是并没有侵害他人合法权益，也没有违反法律禁止性规定，是可以作为证据使用的，但通过录音一定要能识别出对方的身份，录音内容是对方的真实意思表示，没有受到威胁强迫，内容未被剪辑或篡改，内容真实连贯。录音单独作为证据，可信度会降低，最好与其他证据共同使用，可增强其证明力。 如果律师函发出去以后，对方没有回复，这时候需要考虑是否采取进一步行动，一般律师函在结尾部分都会要求对方在“指定的时间内，做出相应的行为，否则采取法律措施解决”的字样。“合法的恐吓信”都发了，在指定的期限内，对方并没有按照你的意思去做，如果你什么法律措施也没采取，那以后再发什么函，估计效果都不好，对方会觉得你就是吓唬吓唬而已，并不会采取什么行动，所以如果发律师函后不奏效，应尽快办理委托手续，委托律师提起诉讼或仲裁通过法律程序解决。下面提供一份律师函格式和样本供参阅。 注意事项 对账单是双方签章文件，但如果买方收到对账单后不对账也不签章返回，则有必要直接发催款函或律师函了，催款函和律师函是单方通知文件，需要对方签收，上述三种文件都可以起到在提起诉讼或仲裁之前，中断诉讼时效的作用。 关于催款函和律师函的发送和签收，重点提示下述几点：1.关于快递详情单的填写，在内件品名栏中一定要填写详细了，不要简单就写“催款函”或“律师函”三个字，建议写成如“XXXX号合同欠款事宜催款函”或“XXXX项目欠款事宜律师函”等，避免买方签收后否认其收到的文件是卖方发出的XXXX合同或XXXX项目催款函或律师函；2.及时向快递公司索要对方签收记录；3.保存好快递详情单及签收记录，将来作为证据提供给法院或仲裁机构，作为诉讼时效中断的证明；4.为了确保对方收到催款函或律师函，可以采用多种方式发送，用邮寄的方式寄送同时，还可以辅助用邮件或微信等方式发送，发送以后，还可以和对方电话沟通已经向其发送了律师函，收到律师函后及时沟通。 企业随着业务的不断开展和积累，应收账款会逐年增加，及时催收才能保证尽早回款，希望上述三种常用催收文件，能对催收工作有所帮助。 |
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