随着信息技术的深入，大数据概念的普及，越来越多的企业倡导信息化建设，尤其今年疫情以来，远程办公被更多的企业接受，从而推动新一轮的企业信息化建设。 在信息化建设中，最入门的就是OA系统，比如大家所熟知的钉钉，就可以理解为一款轻OA办公系统。因为钉钉更多的是即时通讯与审批流，而报表、数据处理相对弱化。对于小企业也许够用，而有点规模的企业就会选择 泛微、蓝凌、志远这类的专业OA软件，可以更多的可定制化。更重要的是，审批流只是对行为的管控，通过对行为的管控，从而获得大量的数据，形成报表，辅助管理与决策。 所以，为了获得这些功能，企业在上完OA后，网友问到OA导致审批时效变慢时，原因就变得清晰了： 1、OA流程设置不合理，可能增加了不必要的节点。有些人也许只要知情就可以，只需要抄送，而非审批。 2、在线审批动作方便了，沟通可能存在不便，如果当面审批，有问题、有异议领导可以直接问，可以当面得到答案，但是在线审批，大部分人会选择在线留言，而且这类在线沟通一般不是即时通讯，都是留言再回复，一来二去，时间自然拉长。 3、在线审批其实增加了财务人员对于票据之类的审核难度，原来纸质审批时全是书面票据、材料，而且可以现场询问、核对、修改，可是电子化后、又是远程，财务人员审核其实更加困难。 4、OA存在更多的辅助功能，比如为了获得各类报表、数据，流程设计就有可能变得复杂。比如财务类的增加预算管理，就会涉及费用类别、费用科目的选择问题，而对于很多员工其实不会认真去选择，无形中增加了后端审核的工作量。 5、线下审批，经办人会主动找领导会签，OA审批，通常都是提交完流程之后就不管了，很少有员工会时刻订着审批流程，即使有，也不好意思老是催领导，不像线下，看到领导直接递上去，就签字了；另外卡在某些领导节点，这些领导有异议不会主动留言、也不会主动找你，而是放着不处理，如果经办人员也被动，那可能就得一直等着了。所以钉钉也是看到了这个痛点，有个特殊的功能叫“钉”，就是起到催促和提醒作用的。 所以，想要提升OA的审批效率有以下建议： 1、权限设置清晰，有效授权。有些企业100块钱的费用，也要层层审批到老板，时效自然慢了。 2、加强员工使用技能宣导。避免表单填写错误导致的被退回、避免事项表述不清导致的过度在线沟通。 3、管理意识强化。京东的刘强东立了个规矩，管理者必须在24小时内回复邮件，必须24小时开机接听电话，时时保持畅通，即使是到国外出差，下了飞机也要第一时间回复。有些企业会针对每个审批节点设置时限，时限一到，系统自动提醒，甚至有些企业，时效一到自动审批通过，有问题审批人负责。倒逼审批人及时处理流程。 4、改变工作习惯。很多企业的管理人员习惯了有人上门找他，尤其是在传统企业，习惯了纸质化签批，更有权威感、仪式感，这种习惯需要被改变。尤其有些老同志比较多的企业，执行信息化建设就更加困难，不习惯使用智能机小屏看材料。之前有家国企，为了推行信息化，为每个管理干部配置IPAD的，就是为了做审批之用。 5、合理规划功能。可定制化太强的结果就是什么功能都想要，什么报表都想有，对于这类后端的需求越多，就会导致前端的表单、流程设计变得复杂，增加操作的复杂性，自然影响效率。 6、积极有效沟通。OA审批流程不能取代线下的沟通，很多事情必须线下沟通达成一致意见后再走流程，而非一个流程上去，等待后面节点回复。现在信息系统、即时沟通工具越发达，当面沟通越困难，同个部门的审批也许都还在线上沟通个N回，其实只要冲着对面的聊个几句问题就清晰了。 |
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