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管理层的烦恼 人力资源总监王欣刚从公司高级管理层会议出来，立刻召集了本部门的临时会议。“董事长又强调了人力费用，这已经是今年第三次提这个话题了。他说人工成本已经严重挤压公司的利润空间，而其他像物料和设备等费用基本上已没有优化的余地。”确实，快销品企业利润本来就不高，而可控的成本里边似乎只有人工。“董事长要求人力部门配合生产车间，千方百计优化用工成本，同时想办法提高劳动效率。” 董事长和公司管理层的谈话，很快成为当年重要的战略目标，各部门立刻展开深入调查和研究。 难题之薪酬和考勤 薪酬经理孙宇说：“说到人工成本，我们做工资的每个月压力都很大，支付的加班费经常受到质疑；我觉得首先考勤需要管好，各工厂标准不统一，每个月上报的数也难以考证。” 的确，规模化生产和经营既能够扩大市场占有，也能让技术和管理发挥最大价值，因而快销品企业往往会通过跨地域扩张或者收购实现更大规模的发展。这一局面对劳动力管理具有很大的挑战，不同的工厂、不同的区域在考勤工时等制度流程上往往各不相同；同时，快销品企业往往员工种类多，大的包括正常工、外包工、派遣工等，细分则有生产、维修、仓储、促销、后勤等，支付还分计时或计件等等。 考勤专员张慧表示：“考勤工作非常复杂繁琐，要花很多时间，还容易算错。根据经理的要求我做了些整理，以下都是比较突出的问题。” 制度和流程标准化比较差，势必造成集中管理的难度。上述例子中任何一个管理或操作不当，都会造成薪资误差，要么企业承担不必要的人工费用，要么造成合规风险。而且，考勤和员工满意度也是关系密切。 人事主管林涛说道：“我经常接到员工投诉，反映假期、加班、工时等错误或者公平问题，他们的工作士气很不高！” 解决之道：借助强大灵活的信息系统，实现考勤工时的集中和标准化，同时追求更加精细的管控。 很少有企业不使用考勤工具的，但通过上面的诊断我们发现，如果系统没有强大的实时性和自动化处理能力，很难实现大规模快销品企业劳动力的集中和标准化管控，更不能通过一些精细的假勤、加班、工时等管理帮助公司优化人工成本。 考勤专员张慧说：“我认为一个好的考勤管理系统，要能够实现一些精细和复杂计算的自动化处理，同时信息能够及时反馈。 下面这些规则如果手工做或者工具落后，处理起来真是费时费力。” 在经过人力资源部门的会议讨论后，王欣对精细化考勤寄予了期望：“时间管理是企业内部管理的聚宝盆 ，考勤不仅仅是为了算薪资，它其实还关系到很多被我们漠视了的，甚至是熟视无睹的时间浪费，考勤管理是否精细、执行是否到位，是可以帮助公司省不少钱的。” 难题之生产人员排班 生产总监符强说：“人力资源部门反映我们工人排班随意性大，工时使用不均衡，存在浪费的现象。他们提供了一些报表和数据，要咱们分析原因，看有什么办法可以改进。” 这是A工厂一年内排班和实际出勤的工时差异分析： 这是多个工厂同一时期的排班和实际出勤差异分析，左侧实际出勤多于排班，右 侧实际出勤少于排班。 车间经理刘敬表示：“确实，因为快销品生产的特点是周期短、多品种、小批次，品种和数量变化频繁，如果人员排班不能很好的结合实际生产要求，要么员工来了以后没事干，要么就是计划外加班失控。” 计划主管赵元说：“我还拿工时和产量做过对比，发现A和B两个工厂工时与产量变化不是同步的，可以明显看出工时投入与生产需要之间的差异，人员的使用效率不均衡。” 车间经理刘敬补充道：“排班不好造成过多或过少的原因，一是没有很好的结合实际生产的需要和变化；二是对员工技能、岗位匹配和时间可用性了解不够。但是，如果排班工时不足，生产就难以保障，只能以大量的计划外加班来弥补，势必造成员工疲劳，也存在质量和安全隐患；而当排班工时过量时，人员浪费是肯定的，这时员工要么闲着拿工时工资，企业承担不必要的成本，要么我们让员工放假回家，他们也不高兴。” 解决之道：通过灵活排班实现生产和用工的平衡 生产企业往往会制定一些固定的班次和轮转模式，比如两班倒或者四班三运转等等，员工依照自己某个周期内所属的班次打卡出勤。在生产比较稳定的情形下，这样的排班简单有效；但正如前述的分析，快销品企业多数情况是在较短的周期内生产变化频繁的品种和数量，如果排班一成不变就只能实现大约70-80%的匹配。 IE经理杜飞说：“我参观过一家非常有名的生产休闲食品的大企业，他们在排班和劳动力资源调配方面总结出很好的一套方法及模型，咱们是可以借鉴的。” 首先，导出生产系统中细化到每个SKU的生产计划， 再结合设备和人力配备标准，提前一周估算出每天、产线、班组所需人工量，如下表： 为了充分利用员工的时间，同时也能够发挥员工特长及优势，他们实行多技能管理，即员工除了主岗位技能外还掌握第二甚至第三技能，根据需要可以被灵活调用，如下图： 每周五生产部会根据产量和人员需求进行排班，首先考虑员工所在班次当周的时间匹配，当所在班次人员不足时，优先考虑将中班员工拆班（8小时的班次拆成12小时班次）进行支持，其次考虑借调其他班次员工。在进行班次和岗位匹配的同时需要遵循劳动法规和员工排班规则，例如每周的最多排班天数，每日最长工作小时数，技能证书的匹配等。在人力成本最优化匹配的同时，严格遵循劳动法以及排班规则，并考虑员工已工作时长，加班情况，假期余额，是否需要休息等因素。 生产总监符强说道：“明白了，一个好的排班要实现三个方面的均衡：满足客户要求（按时按质完成生产交货）、满足公司人工成本最优（人工使用率和效率的最大化）、提高员工满意度（合理的工作和休息，个人价值发挥）。我认为这是未来我们改进的方向。” 难题之劳动力大数据 生产运营总经理蒋鹏说：“我有一些数据，是北方工厂生产量的季节变化和用工情况的分析。” “从这个例子来看，工厂的人数相对比较固定，但在不忙的时候仍然安排员工上班，而且根据分析，他们平均下来每人月工时在230小时左右！这里边当然有旺季时繁忙的生产任务所导致的加班，但肯定也有工时使用效率低下造成的浪费，不过我需要更翔实的数据来做判断和决策！” 生产总监符强顺着话音说道：“是的，快销品企业生产是有季节性变化，旺季和淡季的波动很明显。对此我们有一些措施，比如实行综合工时、旺季两班倒、淡季三班倒等等，或者在旺季时补充一些临时用工，这些办法用得好确实是可以应付生产季节性波动带来的人工需求的变化，但由于缺乏有效的系统支持，没有翔实的劳动力大数据智能分析，在劳动力规划方面必然存在偏颇，导致了用工浪费。” 解决之道：利用劳动力大数据洞察一线管理，辅助用工规划 其实企业已经拥有很多劳动力数据，包括考勤、排班、工时、生产等等，但由于这些数据大多孤立分散、滞后、不够细致等，因而对发现具体问题，分析产生原因和采取针对性办法帮助有限。 IE经理杜飞说：“我参加过一些劳动力管理的研讨会，其他企业分享了他们利用真实数据而形成的智能分析报表，的确可以给企业在劳动力管理方面提供很大的决策帮助。”
上面图表有关加班的分析，可以发现：
请假和缺勤在企业管理中是客观存在的，关键是如何积极应对，使它对生产经营的影响降至最小。上面图表的缺勤度分析的价值在于：
食品饮料企业生产季节性很明显，如果按高峰配置全职正常员工，企业负担太重，所以会在旺季引入一些外包或者派遣的员工，从事某些简单的辅助性工作。但是，在哪些时间段使用多少数量的人员，如果只是凭经验主观决定，效果一定是不理想的。 如果能利用类似上图中大数据分析提供的参考，结合生产预测，在各类工种的使用上就能够估算出需要的合理的人力预算。如果再结合智能排班工具，还能推荐合理班制，比如旺季两班倒，淡季三班倒等等。 生产运营总经理蒋鹏表示：“这个太好了，每次我给管理层汇报人力成本和效率问题，往往缺乏有说服力的数据，也很难拿出针对性的解决办法，我非常需要这些数据。” 总结 有业内人士开玩笑说，如今快销品行业在越来越残酷的外部环境和竞争下，其利润空间已经被积压到如刮胡刀片一样薄。这迫使企业要不断开发新产品，扩大市场销售，同时还得积极寻求内部管理的优化，相对于物料设备等不可控因素，劳动力的确存在比较大的改善空间，关键是需要管理层关心并重视一线劳动力管理，勇于尝试行业内领先的最佳实践，从一些基础工作开始，强调精细化管理，循序渐进，逐步优化，必然能在人员成本和效率方面赶超同行及对手。
本文刊登于HRoot《人力资本管理》。
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