【原】不要随时检查E-mail！无形中浪费生命的3个习惯

总是觉得时间不够？希望一天能有48小时处理完所有工作？试问自己一天「真正」用在工作上的时间有多少？这些浪费掉的时间真的有让你的事业进步吗？其实不是工作永远做不完，而是你没有妥善做好时间管理。本文与大家分享一般人最常浪费时间的3个习惯以及带你思考如何把时间花在刀口。

创新心法：

每个人一天只有24小时，学会分辨事情的重要性并做出取舍，可以让你工作达到事半功倍的成效。

本文3大重点：1.别浪费时间在检查Email、阅读文章和发想点子。2.把时间花在刀口，把小事外包。3.找出自己工作效率最高的时段。

1.别浪费时间在检查Email、阅读文章和发想点子

全球最大的房地产投资网BiggerPockets.com营运副总裁Brandon Turner曾经分享，一般人习惯将时间花费在检查Email、阅读网路文章和发想点子这3件事情上，造成无法在预定时间内完成更重要的工作。

不要随时检查Email

很多人的日常工作中，最常见的就是每天检查Email。根据华盛顿邮报调查指出，美国人每周花费个人28％时间在检查邮件，也就是一周11小时，一年则多达500小时。Email固然重要，但11小时的时间难道不重要吗？那么，你该如何减少整理邮件的时间？

第一、取消订阅你平常没在看的新闻电子报，让你的信箱不会随时充斥着你不想看的垃圾邮件。

第二、假如真的有什么紧急事项的话，基本上对方会用电话联络你。因此你只需要每天在固定时间检查邮件，不要浪费时间随时点开信箱来查看邮件。

第三、可以运用网页的内建插件，例如Auto Text Expander，来建立常用回覆。在回覆信件时，便能运用这些回覆，快速完成邮件往来，节省时间。

设定阅读文章的固定时间

美国第33任总统杜鲁门（Harry S. Truman）曾说：「并非所有读书人都是领导者，但所有领导者都是读书人」(“Not all readers are leaders, but all leaders are readers.” )许多成功的企业家如祖克伯、马斯克、比尔盖兹等都有阅读的习惯，而现今网路发达，网路文章与部落格文章更是唾手可得。企业家喜欢阅读相关产业的文章，除了增进知识之外，在了解产业趋势上也有帮助。

（图片撷取：huffpost）

然而阅读需要花费许多时间，而在你阅读时你便停下你手边的工作了，这对你的事业并没有达到进步，反而造成分心。因此你应该要选择固定阅读时间及地点。如果在一天之中有看到什么想读的文章，可以先用书签标记起来，或是使用有先储存后浏览功能的App像Pocket，先存起来，等到完成工作之后再把读文章当成奖励，好好阅读。

别用发想点子来逃避工作

发想点子（Brainstorming）是一件非常棒的事情，能够让团队想出决胜妙招。然而想出点子容易，实行却非常困难。你随时都可以坐下想数百个你认为能做出百万生意的好点子，然而在想点子的时候，你可以先问自己，你的工作都已经做完了吗？是不是因为发想点子比较有趣，所以选择停摆或逃避一些较困难的工作？

发想点子就如同阅读部落格文章一样重要，但同时也应该要限制时间。如果脑海中突然蹦出好点子，可以先用记事App如Evernote记下来，之后再拿出来与伙伴一起讨论，而不是当下就打断团队进度。

你也可以在时间表上空出「发想点子」的专属时间，在开始前也要问自己，团队真的需要发想点子吗，或是我们其实只要照原先的点子运作即可？藉由这样的过程，可以节省出更多时间，去做真正重要的工作。

2.把时间花在刀口，把小事外包

（图片撷取：krowsoftware.com）

若要更有效的管理时间，可参考「80/20法则」，又称为帕雷托法则（Pareto Principle），此法则指出大多数的影响是由少数事件所造成，80%的成果是由20 %的投入产生。大多数人并没有明智地过生活或经营事业，许多人追逐无数个无关紧要的目标，却没有得到真正的结果。只有当我专注把时间花费在处理重要的事情上，这些成果才会有价值。

然而要如何运用80/20法则，并妥善管理时间？广告行销公司Perry S. Marshall & Associates执行长Perry Marshall在知名商业媒体Entrepreneur上分享，许多创业家总想要自己完成所有的工作，不论是花六个小时清除电脑病毒，或修理漏水的水龙头，总认为自己有能力可以完成。但完成这些零碎的工作，顶多只能让你一小时内赚到十块美金，而忘记自己一小时可以做对公司更有价值的事，像是带领团队执行企划案或是研究公司的商业模式。

但是，大部分的人会为了「效率」，觉得自己来做事比较快完成，而因此去做那些琐碎且价值不大的工作。举例来说，如果今天你的专长不是做家务，但你却花费很多时间在刷马桶、煮菜，这些工作对你的而言是在浪费时间。你应该要雇用专人负责这些事，除了为别人增加工作机会之外，他们的专业技能绝对比你自己还好，而且也会比你做起来更有效率。

在做工作时每个人都应该问问自己，我现在在做的事真的非我不可吗？这些是我擅长而且重要的工作吗？若不是，我可以聘用别人来完成？当你养成这种随时自我检视工作的习惯之后，绝对可以帮你把时间都花在刀口上。

3.找出自己工作效率最高的时段

（图片撷取：manrepeller.com）

除了学习将时间运用在最重要的任务上，要让工作变得更有效率，那你还必须找出最适合自己工作的时间。大文豪海明威喜欢在早上时书写，而美国前总统欧巴马则是个夜猫子，喜欢在晚上处理重要工作。找出自己工作效率最高的时间，并「固定」在此时间内工作，其他时间便能让脑袋透透气，自由运用。如此一来便不会花费大量时间，但工作成效却不彰。

有些重要工作可能需要花费更多心力与时间，且隐含着更多的未知性。许多人可能会因为这样而拖延，跑去查看Email或阅读网路文章，却迟迟不去做这些重要工作。

找出重要工作后，记得在最有效率的工作时间内，隔离手机、闹钟或任何会让你分心的东西，并限定时间，专心处理好重要的工作，务必在第一时间内完成！

一天只有24小时，该如何好好运用时间，是每个人都该面对的课题。既然时间无法变得更多，那就应该进行妥善管理，运用80/20法则，专注于目前重要的工作，并将琐碎工作交由专人处理。如此一来不仅能将时间价值最大化，也能让自己和团队在工作上持续进步！

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