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《出版与印刷》2020年第3期 期刊研究 题目 | 浅谈总编室在重点出版项目管理中的职责与作用——以同济大学出版社为例 来源 | 2020年第3期 作者 | 高晓辉 DOI | 10.19619/j.issn.1007-1938.2020.00.056 摘要 | 重点出版项目从策划到结项，包括储备和培育项目、申报项目，做好项目的组织管理，培养和储备人才，完善制度建设，控制项目经费使用进度，做好结项以及文档管理工作等。文章通过对同济大学出版社重点出版项目管理工作的梳理、思考与总结，明确总编室在申报、跟踪管理、结项等全流程中的职责与作用，以便更好地指导相关工作。 关键词 | 总编室；重点出版项目；项目储备；项目申报；组织管理；制度建设 引用参考文献格式： 高晓辉. 浅谈总编室在重点出版项目管理中的职责与作用[J]. 出版与印刷, 2020(3):87-92 国家重点出版物出版规划、国家重点出版工程项目以及国家、省部级资金资助出版项目的获批情况是衡量出版社社会和文化影响力的重要指标之一。重点出版项目的组织、申报以及管理与协调工作是个系统工程，涉及不同的部门及岗位。作为协调出版社管理、组织的职能部门，总编室在出版社重点出版项目的规划、组织、申报、执行与协调中发挥着重要的作用。 笔者有近十年的编辑工作经历，作为项目负责人策划和运营了十几个重点出版项目，既有小而精的单品种重点出版项目，也有多品种大型重点出版工程项目，在重点出版项目的申报与执行上积累了一定的经验。进入总编室担任主任后，在社部重点出版项目的组织申报和管理上积累了丰富的经验。本文是笔者对近十年重点出版项目管理工作的梳理，期望通过总结与思考，能更清晰地明确总编室在出版社重点项目储备、申报、组织管理、结项等全流程中的职能与定位，并更好地指导今后的相关工作。 一、同济大学出版社承担的重点出版项目概况 “十三五”期间，同济大学出版社承担“十三五”国家重点出版物出版规划项目13项(含1项音像项目)，获批项目数量位列上海市大学出版社第二; 历年获批国家出版基金资助项目12项(含2项音像项目)，在上海市大学出版社中与复旦大学出版社并列第二; 历年获批上海市重点图书及各类出版基金项目近50项; 每年还有十几种社级重点出版项目。作为一家以出版科技类图书为特色的中小型专业出版社，这些成就的取得与同济大学出版社倾全社之力执行的“聚焦战略”“精品战略”密不可分。全社自上而下严格贯彻这两个发展战略，不仅是在出版结构调整，而且在项目的组织、责任落实、执行监督，以及考核激励制度等方面。这些围绕出版社核心领域的重点出版项目，不仅取得了良好的社会效益和经济效益，还有效地引领和推动了科学技术相关领域的进步，充分体现了“精品战略”的意义和价值[1]。 二、重点出版项目的实施与管理 1.建立项目库，做好顶层设计，提前规划布局 重点出版项目分为国家级、省市级和社级三个层面，这些项目都符合出版社品牌的特色和方向，经过精准定位、精心策划和精良制作，是预期具有良好社会效益和经济效益的产品，尤其是一些重大出版工程项目。 根据“建立项目库，做好顶层设计，提前储备”的思路，同济大学出版社在2014年制定了《重点出版项目项目制方案》(简称《方案》)，做好项目储备和培育工作，并按照鼓励团队合作、指标量化、半年初评、年终考评、加大支持力度、体现奖优罚劣等原则，加强和规范重点项目的日常管理。 对于国家级、省市级重点出版物出版规划项目以及出版基金项目(简称“国家及省市级重点项目”)的申报，提前规划布局，从储备的项目库中择优选取，并组织社内外专家充分论证，努力做到储备一批，申报一批，再储备一批。 一般来说，国家及省市级重点项目每年的申报时间都相对固定，申报要求差异不大，一些出版基金项目，在申报时要求有一定的成稿率。如国家重点出版物出版规划项目在每年二三月都会进行增补; 国家出版基金在每年六七月申报，书稿成稿率要求不低于60%;国家科学技术学术著作出版基金在每年八九月申报，书稿成稿率要求不低于80%;等等。因此，提早谋划不仅会提高项目申报成功率，还能为项目按期高质量完成提供保障。 同济大学出版社承担的国家“十二五”“十三五”重点图书出版规划项目“城市地下空间出版工程”，是国内第一套全面、系统地以“地下空间开发利用”为主旨，研究城市地下空间开发利用的原创性著作。出版社从2010年开始筹划，组织我国地下空间领域资深学者对选题进行充分论证。在“十二五”国家重点图书出版规划项目申报成功后，进一步申报国家出版基金。因为项目符合国家重大战略方向，内容具有原创性、科学性和先进性，且规划合理，准备充分，后期完成度好，其中“防灾与安全系列”“规划与设计系列”“运营与维护管理系列”分别获得2014年度、2015年度和2017年度国家出版基金资助，“规划与设计系列”还被评为综合绩效考评优秀项目。 其间，总编室的主要工作是根据项目的类型、规模、成稿情况等组织相关项目负责人进行国家及省市级重点项目的申报工作，并做好项目的储备。 2.准确解读申报文件，做好重点出版项目的申报工作 组织申报国家及省市级重点项目是总编室非常重要的一项工作。申报指南是指导申报的重要文件，项目的具体申报范围、重点、形式、出版介质以及申报数量、成稿率等要求，都会在指南中明确。因此，研究申报指南是项目申报的基础工作。以每年7月申报的国家出版基金为例，申报指南一般在当年的5月中下旬公布，总编室随即组织具体项目申报人员进行仔细解读，找出与往年的差异，并对要申报项目的相关内容逐一分析; 同时搜集历年获批项目，分析相关选题的命中率，深入把握基金宗旨。 在深入领悟申报指南的精髓，确定好需要申报的项目后，开始着手撰写申请书。申请书作为报送项目的第一手材料，能充分体现项目学术价值、出版价值、作者团队学术水平、申报机构执行能力、项目实施方案可行性等核心内容，是专家评审的重要依据。 目前，国家及省市级出版基金项目一般都会有50%~80%的成稿要求，总编室会制定相应的交稿要求，并将项目申报人员提交的初稿统一安排录入排版，以项目为单位进行保存，并附上详细的统计表，列出文件序号、书名、字数、图片数、成稿率等，方便评审专家审核。以同济大学出版社“十三五”国家重点出版项目“城市安全风险管理丛书”申报国家出版基金为例，项目团队要求编写者提前三个月将60%以上的书稿提交出版社，然后编辑进行初审，提出修改要求，并返回作者修改后再录入排版，对编辑无法确定的内容，提请外审专家进行审读，确认内容无误后再予以上报。 3.做好重点出版项目的组织管理，培养队伍，储备人才 根据项目的差异采用不同的组织管理模式将有利于提高管理效率，有效提升出版社的品牌效益。同济大学出版社重点出版项目主要采用两种组织管理模式：编辑部项目管理模式和跨编辑部项目管理模式。 编辑部项目管理实行的是职能化、部门化管理，即传统的出版社管理模式，编辑个人相对独立或服从编辑部主任安排，最终的考核目标是个人。编辑部项目管理模式比较适合单本或者小型图书出版项目，与其他部门合作较少，相对简单、高效。尤其是在编辑部主任为项目负责人的情况下，可以最大限度地调动本部门资源完成项目的出版工作。 跨编辑部项目管理是一种矩阵式的组织结构，以项目为单元进行管理。[2](见图 1)与编辑部项目管理以人为单位的管理不同，跨编辑部项目管理是以生产为单位的管理，项目实施主体明确，执行效率高，比较适合大型出版工程项目，尤其是涉及多学科交叉的项目。  图1 跨编辑部的项目管理模式 以“城市安全风险管理丛书”为例，项目涉及建设、规划、交通、水务、生命线、生态环境、社会、舆情、应急心理等多个学科领域的风险管理内容，规模大、任务紧、时间短、要求高，需要各个环节统筹规划，有效协调，以确保项目达到策划要求。因此，该项目从策划初始，就从建筑、土木、理工、人文社科等编辑部(同济大学出版社是按照学科进行编辑部门的划分)抽调优秀的编辑有计划地组建一支项目管理和执行团队，不仅有项目的总设计者、协调者，还有方方面面的落实者。在项目的选题设计、选题论证阶段，项目负责人组织丛书编委会对如何组织编撰、如何按时间节点有计划地申报国家出版基金进行论证; 从构架提纲开始，责任编辑即参与其中，到撰写样章、完成初稿、编辑加工，每一环节与作者团队深入沟通，不断调整与完善; 在基金申报环节，专业的财务人员和生产印制人员参与指导相关经费的预算工作; 从项目策划开始，市场营销人员即全程跟进，根据项目情况有针对性地制定营销方案。 对于一些规划性强、有延续性、具有拓展空间的图书项目，还可以配备专业技术人员对图书内容进行数字化开发，为出版社数字化转型发展服务。同济大学出版社依托“十二五”国家重点图书出版规划项目《中国工程师史》打造的“‘中国工程与工程师史’文化交互平台”获得2016年度国家文化创意产业基金的资助，并入围中宣部2019年度数字出版精品; 依托“城市地下空间出版工程”系列图书内容开发的“中国地下空间知识总库数字服务平台”入选2017年度“国家新闻出版改革发展项目库”。 对于一些具有原创性、系统性和创新性，并能充分展示中国文化和中国学术的重点项目，还可以实施“走出去”战略，以扩大出版社的国际影响力。这就需要专业的版权编辑提前介入项目，及时与国外出版社沟通，并组建专业的翻译团队和外文编辑队伍，以确保图书的翻译质量和出版时间。 总编室在其间主要是做好项目的组织管理与协调工作，尤其是对于跨编辑部的项目，由于各编辑部的工作相对独立，日常联系并不紧密，因此需要对各个编辑部业务工作非常熟悉的总编室加入项目团队，为编辑部门做好日常的沟通与管理工作。 优秀的项目执行团队是保障项目按期、高质量完成的关键。同济大学出版社有一支年轻、学历高、专业能力强、有思想、有活力的青年编辑队伍，但在重点出版项目的策划、运作以及把控能力上经验不够丰富，需要指导与实践锻炼。因此，最直接有效的方法是让他们参与到重点出版项目的策划、申报和管理工作中，在实践中学习成长，在具体的项目中磨炼，以老带新，激发内生驱动力，将他们培养成出版社的储备优秀人才，激发出版社活力。 4.完善重点出版项目的制度建设，控制出版流程，严把图书质量关 重点出版项目的管理包括人力资源配置、出版流程管理、财务核算、分配方式等，责任落实和执行过程中的协调尤为重要。根据不同的重点出版项目，总编室有针对性地制定了相关管理制度，包括项目进度管理办法、项目质量管理办法、专项资金管理制度、绩效考评制度等，对项目的进度、质量和资金使用等进一步细化和规范，使项目的实施有计划、有步骤、有督导，有规可依[3]。同济大学出版社重点出版项目实行多个项目并行管理，小型图书出版项目注重过程管理，一般由一名执行负责人组织、协调各部门工作，相关部门指定专人负责项目相关业务的配合，协助执行负责人完成项目，使单品种项目效益最大化; 大型出版工程项目，一般会组建项目团队，在这个过程中，总编室需要跟项目团队负责人共同落实编辑审稿、加工、外审、装帧设计、校对、印前质检、印制、宣传、营销等全流程，明确每一步主要任务和工作目标，并以此为依据在执行过程中和项目出版后进行检查和考核，完成项目的实施和结项。由于大型出版工程项目在执行过程中可能会存在任务重、要求高、人力不足、进度难以保证等各种问题，因而总编室在重点出版项目的检查、监督、服务、保障工作之外，一旦发现计划中的某一环节可能影响整体执行力，必须及时调控和妥善安排。 严格的图书质量管理制度是确保图书质量的基础。对于重点图书的质量把控，总编室制定了相应的规章制度，并通过以下步骤予以执行：一是强化岗位责任制，由责任意识和业务水平较高的骨干编辑和社领导担任三审工作，并要求三审至少有两个审次的人员有相关专业背景，且终审必须审读全部书稿，如果书稿难度较大，再增加1~2个审次; 二是对于专业性较强的内容，借助外审力量把关; 三是印前质检和印后抽检相结合，印前质检全部书稿内容，如不合格退回责任编辑，印后抽检10万字，如不合格，根据出版社质量管理条例予以相应处理; 四是在目标考核中加大质量考核力度，做到奖惩分明。 5.规范重点出版项目的经费使用，专款专用，激励到位 出版基金项目获批后，资助经费纳入出版社核算体系，单独核算，专款专用，必须做到：第一，针对不同的基金项目，制定相应的经费办法，提高资金运营效率，保障资金安全; 第二，建立基金项目的单独核算或辅助核算体系，进行专项项目的收入、成本、费用核算，最后合并生成完整的核算表[4];第三，规范基金项目经费开支流程，明确经费具体实施部门、经费性质、经费用途、支付标准、支付方式等，并严格按照审批权限逐级审批。 同济大学出版社将重点出版项目的获批数量及完成情况列入编辑部的年度目标考核，在关键绩效指标(key performance indicator，简称KPI)中占据一定的权重，根据执行、实施结果等情况进行评价考核。建立激励机制，将获批基金项目金额的1.5%~6%奖励给项目团队，年底根据项目完成的情况设立项目奖，并将参与重点出版项目作为职称晋升、岗位晋级和员工评优的重要考量依据。 总编室会配合项目负责人和财务负责人为每个重点项目制定经费管理办法，并配合社领导做好经费的使用监督工作。总编室还会参与制定相关的激励机制，计算、汇总相关数据，将其作为编辑部KPI考评及项目团队奖励的依据。 6.重视重点出版项目的结项及考评工作 出版基金项目执行完成后，由基金办或基金办委托主管单位负责组织结项验收工作。同济大学出版社非常重视基金项目的结项工作，总编室与项目负责人一起全力配合基金办对资助项目的实施和经费管理使用情况进行审查、评定和验收。项目验收合格，经基金办审核并报基金委批准后，基金办将寄发结项通知并拨付尾款; 验收不合格项目，会被批评、通报，且影响出版社下一年度出版项目的基金申报。 项目结项时，出版社需通过相关的基金管理系统提交结项申请书，并同时报送如下纸质材料：结项申请书、资助经费收支明细表、支出凭证、原始票据及相关协议、合同等复印件; 样书; 项目质量检查报告; 项目管理办法(包括项目质量进度、经费使用、绩效管理、廉洁监督等制度)等等。总编室会协同项目负责人、财务负责人做好以上材料的准备工作。 国家出版基金规划管理办公室每年度会对已完成项目进行综合绩效考评，考评结果对出版社第二年申报国家出版基金影响很大。考评为优秀并满足一定条件的出版社可奖励1个申报名额，考评不合格的出版社则会核减申报名额。出版社需充分重视绩效考评，做好每一个项目的年检及结项工作。 国家出版基金规划管理办公室每年度会对已完成项目进行综合绩效考评，考评结果对出版社第二年申报国家出版基金影响很大。考评为优秀并满足一定条件的出版社可奖励1个申报名额，考评不合格的出版社则会核减申报名额。出版社需充分重视绩效考评，做好每一个项目的年检及结项工作。 7.做好重点出版项目的文档管理工作 重点出版项目的存档要做到规范与齐备，项目申报、执行、结项等过程中形成的所有文件均需存档，尤其是跟项目有关的所有财务支出都要有理有据，需完整保留与资助项目有关的会计资料，不仅要有项目预算的依据，与外单位的合作也要有相关的合同或协议，所有的报销制度都要严格按照财务的相关管理条例执行。同济大学出版社按照“一项目一档案”“线上与线下同步”的方式由总编室来对重点出版项目进行文档管理。 三、 结语 推进重点出版项目的过程除了以上七个方面，还涉及其他各种细节。从项目的顶层设计，到成书发行的整个过程，都离不开总编室的高效组织和及时沟通。总编室要不断优化信息传递程序，抓住每个环节的关键，才能将重点出版项目做到环环相扣、进度可控、质量有保障，最终协助项目团队在保证项目整体运营质量的基础上完成目标任务，保障出版社重点出版项目推进的可持续发展。 参考文献 （作者单位：同济大学出版社） 编辑：许彤彤 审核：靳琼 熊喆萍 |
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