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昨天看到姜老师在朋友圈发出的某上市公司Q3财报的一些数据。
财税微波就又查看了该公司本年度公布的Q1与Q2数据，发现该公司在本年度每个季度末，都有预付账款超过5000万元，到三季度时，更是激增逾12357万元。该公司将之解释为“主要系未与供应商完成对账取得发票所致”。在附近有家企业，规模不大，不到100人，每年七、八千万的销售额，也是存在这样的问题。预付货款时，会计记在预付账款科目，然后，货到了，会计也不知道，就一直在那儿挂着。结果，因为要申报一个政府补贴项目，政府机构尽职调查时，发现存货账实不符。公司领导叫来会计一问，才知道，原来是因为会计没有收到单据，不知道有没有到货，就没有做账。究其原因，是因为已经预付了一部分账款，供应商没有找采购催款，采购、仓库就没有把单据交给会计。还有一种情况，一些单位的会计，做账完全以发票为准。即使供应商已经按照合同约定的条款发货，也已经验收合格，但因为还没有收到供应商开具的发票，也不把收到的原材料等记在账上。
2000年，我初到台资厂上班的时候，有一个强烈的印象，就是公司对往来账的核对很是重视。一位同事负责AP（Accounts Payable），另一位同事负责AR（Accounts Receivable）。每到月末，负责AP/AR的同事便和供应商/客户那边的工作人员，还有自己公司的采购/销售人员，开始打电话、发传真，和客户对账，确认已发货数，应付/应收金额。核对清楚之后，还要经办人签字盖章，盖上单位的印章，传给对方确认，再收回存档，极其认真。使用ERP系统后，会计就在ERP系统中检查采购订单是否结案。对于到月末没有结案的采购订单，需要经办采购人员作出说明处理。
而对于已经完成的订单，会计就会根据相应的验收单据，冲减预付账款（预付账款需要关联采购订单），或者记应付账款。对于销售，采取类似的措施，冲减预收款，或记应收账款。但如果没有收到或开具发票，就记入暂估，从而影响付款/收款。
而平时，会计就要多到仓库、车间去了解一下情况，去到仓库抽查盘点，督促仓库能够做到账实一致。
在公司层面，就要有制度规定，由相关部门组成一个检查组，定期对库存进行检查，以落实责任，保证账实一致。我常跟会计朋友说，做会计，要有“三勤”。手勤，要多做整理；口勤，要多问一下情况；腿勤，要勤到现场去看看。现在，我想说，还要加上一条，要善于利用管理系统软件。现在不都在讲人工智能吗？
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