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很怀念小时候，那时报纸、杂志、电视和广播是我们的灯塔，图书馆是我们的星辰大海。那时我们的记忆力好于体力，没有云存储，只有脑回路。 参加过太多冗长的、不知所云的、大眼瞪小眼的、没有任何进展的会，一旦没办法逃走，就只想原地爆炸。 时间对每个人来说，都是绝对刚性的，时间宝贵，所以，谁都别浪费谁时间。 尤其在开会这种事情上。 要开会，就必须高效，否则，就别开。这必须成为企业内部的一项原则。哪个企业浪费得起时间？ 记得之前看到过一种说法，有人总结出了七不开会议，简直不能同意更多： 1、不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”； 2、不开传声筒式的，不联系实际，不解决问题的“空谈会”； 3、不开没有权衡轻重缓急，没有抓住重点的“扯皮会”； 4、不开没有发挥民主，没有集思广益，家长式的“包办会”； 5、不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”； 6、不开“七点开会、八点到、九点领导做报告”的“迟到会” 7、不开与议题无关人员的“陪坐会”。 所以，今天我们就系统说说，如何高效开会。 企业内部的会议，无外乎就是四大类： 头脑风暴会（方案讨论会）； 部署会； 复盘会； 常规例会。 其实每一个会议类型都值得单独拿出来谈，但今天我们就先说说适用于这四种会议类型的一些基础原则： 所有没有准备的头脑风暴都是耍流氓！ 很多企业惯性认为头脑风暴是一种有效的集思广益群策群力的方式，但是越来越多的头脑风暴却陷入了这样两种极端： 一是陷于灵感枯竭状态，大家相互大眼瞪小眼，会议毫无进展； 二是聊嗨了，畅所欲言但漫无边际、离题万里。 毫无疑问，这两种情况都难以达到会议初衷。 之所以会出现这样的情况，从心理学角度来说，一个原因是人们的惰性使然，也就是说当以团队为单位而非以个人为单位完成一项工作时，会有这样一个趋势：人们容易花更少的努力。惯性的惰性思维会让我们觉得同样的工作，团队里别的同事可能也会去完成。 第二个原因则是人们容易陷入社交恐惧，尤其对于那些内向或者相对不自信的同学来说，他们尤为在意别人对自己观点的看法，并且一旦遇到别人的专业度强于自己时，就更会蹑手蹑脚，再不敢表达，自然也就在头脑风暴的过程中不会贡献太多价值。 而受到枪打出头鸟这样传统观念的影响，那些在头脑风暴中表现很好的同学，也会为了配合团队的整体水平而降低自己的表现水准。 一份数据显示，当人们不与他人交流时，自己可能会独立创作更多原创的点子。特别在大团队，头脑风暴有害于生产力。大团队是紧密的上下级关系，人们很难随心所欲的表达观点。 但是，很多管理者还是执拗地认为头脑风暴是奏效的，尽管没有任何证据这样显示。这样的想法无可厚非，所以接下来需要思考的就是： 如何避免上面的情况出现？ 01所有与会者必须有备而来 那么，准备到什么程度？准备到必须要形成word的或者ppt的方案。 有人说我都想好了，到时候直接说就行，对不起，不行； 有人说我ppt做不好啊，那连word都不会做吗？！话又说回来，ppt都不会做，干脆回家得了。 02主持人提前收集方案 每个人都准备好了方案之后，必须要提前发给会议的主持人，也就是项目的负责人。负责人必须要提前看到每个人的方案，如果方案全都不过关，那索性会议延迟，全都打回重写，这种能够提前预想到的一定是浪费时间的会，必须扼杀在萌芽里。 直到负责人提前审过方案之后，认为有进一步讨论和头脑风暴的价值，才可以推进接下来的会议。 负责人对方案心里有数之后，也更能把控住会议现场的节奏。 这就是接下来我们要说的第二点。 不管是方案会，还是部署会、复盘会、常规例会，主持人都至关重要。 01负责人必须亲自主持 如果不是负责人来亲自主持会议，这个会就不要开了。 02主持人必须提前准备好会议主题、会议议程，提前通知与会人员 主持人要提前通知与会人员会议的主题、时间，同时，清晰地规划好会议分为哪几大板块，每个版块要推进什么议题，让会议板块化，是能够让会议有序推进的前提。 03主持人必须强势 A、强势控场，强势控节奏，决不能让话题扯得太远，扯皮会更是要杜绝； B、对于部署会来说，毫无疑问，主持人必须强势部署；而对于方案会、复盘会来说，主持人更是要强势下结论，强势定结果。有时候，一言堂对团队来说从不是什么坏事，如果结论过多，没有定数，团队左右摇摆，反倒不知道该如何下手。所以，主持人除了要绝对自信以外，也同样要带着自己的解决方案而来，很多情况下，负责人自己的解决方案就会是最佳的解决方案。 每个人的语言表达训练确实需要经过系统的长期的培训才能有质的飞跃，但是，企业管理者却可以专门针对与会发言这一个单项对员工进行培训，专门提升员工的与会发言水平。否则，主持人水平再厉害，与会发言的同事们拖泥带水、表达不清，本末倒置、缺少重点，不仅会让其个人丧失信心，也会让其他与会者缺乏耐心，效率就是这样被大大降低的。 至于如何做与会者的发言培训，这是一个专门的议题，我们会单独拿一篇文章来讲。 不仅是在整个会议中，不需要任何一个不相关者参会，甚至在会议的进行过程中，如果某项议题和在座的部分人没有关联，也请不要浪费他们的时间。 一个有效的会议建议不要超过30分钟，最长就是40分钟。很多公司最喜欢开的都是几个小时的会，一开就是开一天的，只有什么时候开那么长的会议？一个是战略会议，战略会议一般会封闭两三天，一个就是半年度会议或者是年度会议。除此之外的日常会议，都不要超过40分钟。 说了这么多，其实所有的原则都是由管理者主导的，但如果管理者没有意识到这些原则的重要性，亦或是管理者自身能力有限，那与会者就只能自认倒霉了。 最可怕的是，管理者在开会的过程中完全沉浸在自己的世界中，让会议乏善可陈、无聊透顶而不自知，完全自我陶醉，且自我感觉良好，就实在可悲了。 |
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