【IPO案例】现场督导查什么？怎么查？#内部控制#

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保荐业务现场督导发现，保荐人抽取 68 个采购付款细节测试样本资料后附 836 个采购入库单，其中 649 个采购入库单的创建人与审核人为同一人，不符合 职责分离的内部控制要求，发行人与采购相关的内部控制存在瑕疵。请发行人说明采购相关内部控制情况、内控执行情况，是否存在入库物料未 入账的情况，内部控制制度是否健全、是否有效执行。

请保荐人、申报会计师详细说明对发行人采购相关内部控制的核查情况，并 就发行人内部控制有效性发表明确意见。

发行人回复：

一、采购相关内部控制情况。公司在采购业务的各个节点对不相容岗位设置了分离，以确保采购业务符合 内部控制的要求。发行人的采购业务节点主要分为“采购申请单”、“采购订单”、 “收料通知单”、“检验单”、“采购入库单”、“应付单”和“付款申请单” 七个环节。采购业务各环节的具体分工和控制流程如下：

（一）采购申请单审批流程 在公司正常生产经营活动中，需求部门根据采购需求先创建采购申请单，采 购申请单由采购工程师负责审核。采购申请人与审核人员是相互分离的。

（二）采购订单审批流程 在审核通过采购申请后，采购工程师根据需求部门提出的采购物料在合格供 应商库中询价、比价，在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购工 程师会根据采购申请单创建采购订单。相关采购订单会依据不同部门和金额情况，由相关负责人员进行审核。采购订单的经办人员与审核人员是相互分离的。 

（三）收料通知单审批流程 在原材料采购收料环节，仓管员根据来料情况收料，并制作采购收料申请， 其由采购工程师进行审核。采购收料主要是对材料的品名、规格型号及数量等的 检查。采购收料的经办人员与审核人员是相互分离的。 

（四）检验单审批流程 在原材料检验环节，检验员根据检验情况对原材料出具检验单。

（五）采购入库审批流程 在采购入库环节，仓管员在原材料检验审批通过后，创建入库申请，并进行 审批。入库申请的相关信息由上级环节（“收料通知单”、“检验单”）导入， 仓管员无权进行修改，“采购入库单”的实质为仓管员对实物最终入库的确认。公司已于 2021 年 1 月 8 日修正 ERP 系统中采购入库单的创建、审核等人员 职责分工，由仓管员负责创建采购入库单，由采购人员对仓管员操作进行审核。 

（六）应付单审批流程 在材料验收入库后，采购工程师收到供应商提供的增值税发票根据采购情况 创建应付单，财务人员对应付单及发票进行审核。应付单的经办人员与审核人员职责相互分离。 

（七）付款申请单审批流程 采购经办人员结合与供应商付款条件，定期跟踪应付单到期情况，对到账期 应付货款提出采购申请，采购付款根据发行人付款审批权限进行付款。采购付款申请的经办人员与审核人员职责相互分离。

保荐业务现场督导组发现上述采购入库单的创建人与审核人为同一人的情 况的原因是公司在材料采购入库前设置了采购收料环节，材料到货后由相关采购 人员通知仓管员进行收货，仓管员在确认来料的品名、规格、数量、供应商名称等主要信息后创建“收料通知单”，由采购人员对“收料通知单”进行审核；质 量部门根据检验规范对来料进行检验或根据供应商交货时提供的质量证明资料， 按其提供的出厂检测方式和方法的报告及相关数据进行检验，检验完成后由检验 员出具“检验单”，至此原材料实物流已完成实质性的接收和检验。

截止反馈回 复日，公司已在 ERP 系统流程中的 “采购入库单”环节设置具有不相容职位的 制单人和审批人。 

综上，发行人在采购业务的关键环节对不相容岗位设置了分离，截止反馈报 告日，发行人已在 ERP 系统流程中的“采购入库单”环节设置具有不相容职位 的制单人和审批人，做到实质与形式上均符合采购业务内部控制制度设计的有效 性，符合内部控制的相关要求。

二、采购相关内控执行情况，是否存在入库物料未入账的情况，内部控制制 度是否健全、是否有效执行。

（一）公司采购循环的内控有效，符合职责分离的内部控制要求 公司根据内部控制制度执行了内部控制措施，内部控制得到有效地执行。公 司采购环节的内部控制符合职责分离的内部控制要求，保荐业务现场督导组发现 的采购入库单的创建人与审核人为同一人的情况未构成公司内部控制的失效，相 关原因如下：公司的完整的采购收料环节包括“收料通知单”、“检验单”、“采购入库 单”，材料到货后由相关采购人员通知仓管员进行收货，仓管员在确认来料的品 名、规格、数量、供应商名称等主要信息后创建“收料通知单”，由采购人员对 “收料通知单”进行审核；质量部门根据检验规范对来料进行检验或根据供应商 交货时提供的质量证明资料，按其提供的出厂检测方式和方法的报告及相关数据 进行检验，检验完成后由检验员出具“检验单”，至此原材料实物流已完成实质 性的接收和检验，采购入库环节实质上已达到不相容职位的职责分离；“采购入 库单”的相关数据由上级环节（“收料通知单”、“检验单”）导入，负责创建 “采购入库单”的仓管员无权进行修改，“采购入库单”仅为对实物最终入库的确认。 

（二）公司对采购环节设计了完整的内部控制制度并有效执行，不存在入库 物料未入账的情形 公司针对采购循环设计并建立了《采购控制程序》、《供应商考核管理规定》、 《供应商管理程序》及《仓库作业管理规定》等内部控制管理制度。公司采购业务通过金蝶云 K3 cloud ERP 系统对供应链进行流程管理，各部 门根据采购流程相关制度要求及权限执行，需求部门根据采购需求先创建采购申 请单；采购部门经过询价、比价后确定供应商，创建采购订单；仓管员根据收料 情况，创建收料单，收料单与采购订单相关联；采购物料经质量部门检验合格后 出具“检验单”，仓管员对经检验合格后的收料单据创建“采购入库单”并由采 购负责人审核，采购入库每月下推并形成采购应付单，财务相应入库账务处理。采购入库流程通过各环节不相容职位完成相关控制得到有效执行，不存在入库材 料未入账的情形。发行人根据与供应商结算条款定期与供应商进行对账，确保财务入账金额完 整性及准确性。发行人具有健全且完善的存货盘点管理相关的制度规定，对仓库作业流程进 行精细化管理，仓库每月执行动态盘点，年中及年末实施静态盘点，相关部门完 成库存差异统计并查明库存差异产生原因，分类对库存差异进行初步汇总并完成 《物料盈亏审批表》，由各部门负责人进行确认并进行 ERP 系统盘点差异处理 及财务账务处理，确保账实相符。 

综上，发行人不存在入库物料未入账的情况，采购循环内部控制制度健全且 得到有效执行。 

三、请保荐人、申报会计师详细说明对发行人采购相关内部控制的核查情况， 并就发行人内部控制有效性发表明确意见。

（一）执行的核查程序 

1、对发行人相关管理人员进行访谈，了解发行人采购循环所涉及的关键流 程及控制措施，并记录了采购循环所涉及的岗位及人员分工；获取发行人与采购 环节相关的内部控制制度，包括但不限于《采购控制程序》、《供应商考核管理 规定》、《供应商管理程序》及《仓库作业管理规定》等，对内部控制设计有效 性进行评价； 

2、对发行人的采购业务抽取样本对其执行控制测试，测试发行人采购业务 内控执行的有效性； 

3、对采购入库控制点执行控制测试，对报告期内的采购入库抽样检查并核 对其对应的采购入库单、来料检验单及供应商送货单，采购不存在入库物料未入 账情形，相关内部控制有效；

4、对报告期内前五大供应商通过实地走访及视频等方式进行访谈，对报告 期内大额交易和应付供应商余额执行函证程序，核查公司与供应商采购交易金额 和余额的完整性和准确性； 

5、对报告期内各资产负债表日的采购业务抽取采购入库样本执行截止测试， 核查采购业务的截止性； 

6、取得发行人2017年年末和2018年年末盘点记录并对盘点记录进行复核， 对 2019 年年末和 2020 年 6 月 30 日、2020 年 12 月 31 日的存货执行盘点程序， 以确保公司存货账实相符，验证采购入账及时，不存在来料未入库未入账情形。 

（二）核查意见 经核查，保荐人、申报会计师认为：

1、发行人建立了完整的采购业务内部控制制度，对采购的关键环节进行了 不相容岗位的设置，内部控制制度得到了有效的执行，不存在入库物料未入账的 情形； 

2、发行人的采购收料环节包括“收料通知单”、“检验单”和“采购入库 单”三个子环节，仓管员在确认来料的品名、规格、数量、供应商名称等主要信息后创建“收料通知单”，由采购人员对“收料通知单”进行审核；质量部门根 据检验规范对来料进行检验或根据供应商交货时提供的质量证明资料，按其提供 的出厂检测方式和方法的报告及相关数据进行检验，检验完成后由检验员出具 “检验单”，“采购入库单”的相关信息由“收料通知单”、“检验单”自动带 入，“采购入库单”的创建人和审批人（仓管员）无权进行修改，“采购入库单” 实际为仓管员对实物最终入库的确认。上述权限和流程的设置符合岗位职责分离 的要求；  

3、发行人已于 2021 年 1 月对“采购入库单”的创建、审核等人员职责分工 进行优化，由仓管员负责创建“采购入库单”，由采购人员对仓管员操作进行审 核。