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为了方便控管项目，项目经理会将项目分隔为数个阶段（phase），当一个阶段完成，交付出成果或产出具体文件之后，接着就会转入下一阶段。所谓“项目生命周期”，指的是就从项目的开始到结束过程中，必经的数个阶段。 项目管理可划分为5个流程，分别是起始、规划、执行、监控和结束；而在每一个流程中，都会运用到项目管理10个知识领域当中，一至多个不等的知识领域。 1.起始阶段：主要工作是定义问题，并针对问题发展出解决方案和项目章程，以及辨识出与项目相关的利害关系者（stakeholder；例如，顾客、供应商、赞助者、职能经理等） ，使项目顺利进行。在这个阶段，由于有赖项目经理的居中协调，使大家达成共识，因此较着重于整合管理及沟通管理这两类知识。 2.规划阶段：待问题厘清、项目的目标也明确订定出来，之后便要进行缜密的规划，厘清项目“要做些什么”“谁负责做”“该如何做”“什么时候完成”“需要耗费哪些成本”“需要供应哪些资源”，以及如何预防及减轻风险。在这个阶段里，10个知识领域都会派上用场。 一般而言，项目管理在定义和规划阶段，通常要投入最多心力，因为计划得愈周详，活动切割得愈细致，顾全的层面愈多，进展到执行和追踪阶段时，就会更加顺畅、有效率，进而协助项目目标顺利达成。 3.执行阶段：在这个阶段，项目经理的主要任务是，运用沟通管理知识，了解及掌握项目利害关系者的需求与期望；运用人力资源管理知识，建立并发展自己的项目团队；以及运用采购和品质管理知识，辅助项目的推行。至于整合管理知识，在此阶段则旨在指导和管理项目的执行。 4.监控阶段：虽然是项目管理5流程的第4个阶段，但其实监控的角色，就如同监察院是独立于行政体系之外，职责在于监督其他部会运作一般，运用了10个知识领域的系统概念，在过程中不断监督及控制各个流程是否均符合原先计划。一旦发现有偏差，就必须立即采取必要措施，将流程导回正轨；但是若已无法还原，也要做出修正或弥补，以因应新变数加入之后所产生的影响。 5.结束阶段：当项目进行到最后一个阶段时，项目经理除了运用采购管理知识，针对项目中所采购产品或服务进行“合约结案”（验收卖方完成的工作及交付成果，是否符合项目的需求与标准）及稽核审查工作之外，这个阶段的重点更在于，以整合管理知识，将团队成员在“项目各个阶段结束／整个项目结束”之后，所学到的成功及失败经验，转化成文件化记录下来，做为日后其他项目的参考及借鉴。 |
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