管理能力提升116：如何做好计划管理

作者：嵇国光管理视界 

1、 计划过程管理

有了计划，关键是抓计划落实，并能及时根据实际变化情况进行计划变更管理。因此，需要建立计划过程管理相关流程，见图1所示。

图1 计划过程管理

2、 有效的计划管理

① 要有一个“统一组织，分级管理”的战略、目标、计划体系，使企业运营上下左右协调，长短计划衔接，项目预测和工作计划平衡；

② 要有一套与战略、目标、计划管理制度，例：计划编制程序，目标和计划管理程序、数据统计规范等；

③ 要有一套与战略、目标、计划体系相适应的、完整的并能衡量公司、部门、岗位、过程的绩效指标体系；

④ 要有一套与该体系相适应的绩效管理。执行绩效计划归口和分级管理，并实施考核；

⑤ 要用科学的方法和工具（包括信息化建设、网络计划技术、甘特图），建立、保持信息处理和反馈系统；

⑥ 提高各级管理人员尤其是部门主管的计划意识和能力。

3、 如何有效地实施计划

3.1 有效实施计划五要点

（1）计划充分传达：
仅有计划不去严格实施，不如没有。除非传达给所有有关人员并且实施，传达过程应让有关人员理解、明白，否则等于没有传达。

（2）确保行动计划反映公司目标并促其实现；

（3）计划跟踪检查：
一是为了保证计划正确有效执行，二是及时调整计划，以保持其适用性、指导性。

（4）应变准备：
应考虑拟订应变计划。计划执行过程可能出现异常或紧急情况，这些情况应尽量预见到应急准备相应措施。

（5）创造一种推动计划工作的企业文化、组织架构、激励和约束机制；

3.2 工作计划跟踪非常重要

（1）有效工作跟踪的好处

①　确信工作按照工作计划进行；

②　确信可以达到预计的工作成果；

③　确信组织的政策和程序规定被执行和遵守；

④　及时发现潜在的风险和问题，并做好准备，采取必要的补救措施；

⑤　必要的时候，经授权采取特别的措施。

（2）工作跟踪的5个原则

①　原则一：适时的；

②　原则二：重要的；

③　原则三：明确的；

④　原则四：讲求实际的；

⑤　原则五：经济的。

（3）如何进行工作跟踪

管理者应根据工作跟踪方法，进行下面的工作：

①　衡量工作进度及其结果；

②　评估结果，并与工作目标进行比较；

③　对下属的工作进行辅导；

④　如果在跟踪的过程中，发现严重的偏差，就要找出和分析原因；

⑤　采取必要的纠正措施，或者变更计划。

（4）工作跟踪的标准

①　客观性的标准：工作成果；

②　主观性的标准：工作的方法和品质。

（5）工作跟踪的方法

跟踪的步骤1：收集信息

①　方法一：信息化建设，建立各级管理者“驾驶舱”；

②　方法二：个人工作报告；

③　方法三：部门、公司内部的客观数字资料；

④　方法四：会议跟踪；

⑤　方法五：协同工作；

⑥　方法六：看板管理；

⑦　方法七：不间断的分层审核；

⑧　方法八：他人的反映。

第一种情况：对人的反映，统统不能予以采用。

第二种情况：对事的反映，作为上述几种方法的印证。

跟踪的步骤2：评估

①　要点一：不可能一次使用所有述及的方法来评估下属；

②　要点二：按照工作重要性进行评估；

③　要点三：避免只做机械式的业绩和目标的比较，应当发掘发生偏差的原因

跟踪的步骤3：反馈

反馈使下属能够：

①　知道自己表现的优劣所在；

②　寻求改善自己缺点的方法；

③　使自己习惯于自我工作跟踪及管理 。

（6）管理者在工作跟踪中容易出现的问题

问题一：进行跟踪时，使用的信息有偏差；

问题二：不跟踪到底；

问题三：管理者的态度或行为不靠谱；

问题四：只对做得不好的下属进行跟踪；

问题五：没有制定计划和采用有效的手段进行工作跟踪。

我们可以采取下列方式，纠正偏差：

第一：更好的训练。

第二：更适时的讨论，以找出解决问题的方法。

第三：如果证实原因是所定立的目标不实际、或找到完成该目标更佳的工作方法，那么，就应修改目标或工作计划。

（7）下属对工作跟踪的抵制

原因一：下属基于不想暴露自己缺点的思想，或者不愿意同他人合作寻求改进方法。

原因二：下属不清楚工作跟踪的目的，总认为是上司对自己不放心。

原因三：下属早在同管理者制定工作目标时， 对自己的工作目标：

--不认同。

　　－不同意这些目标，有保留意见，也就是管理者没有能够说服下属。

原因四：下属虽然认同自己的工作目标，但不认同评估成果的标准，或者达到目标的方法。

原因五：下属不相信自己的表现能受到公平、正确的评估。

原因六：下属过分相信自己的能力。别人谁也不如我了解这项工作，谁也没有资格说三道四，要想看结果，就看总的工作结果吧，目前阶段的工作别来打搅我。

原因七：不以为然。

原因八：下属认为工作跟踪总是与坏消息连在一起。

（8）如何有效克服下属的抵制

措施一：使下属了解有效工作跟踪的必要, 向下属解释：

①　 计划的偏差是很自然而且是可预知的；

②　及时觉察出偏差是非常重要的；

③　按照这种方式，他们会更容易达到目标；

④　如果下属更清楚自己错误的话，他们就更容易进行改进；

⑤　如果管理者更了解下属们的需求的话，就更容易协助他们工作。

措施二：使下属了解工作跟踪不是简单的监督工作情况，关键在于辅助下属更好的完成工作。

措施三：在设定目标、计划工作、跟踪绩效表现、以及执行改正措施时,要让下属亲自参与。

措施四：工作跟踪过程中，遵循对事不对人的原则，保持客观、冷静的态度。

措施五：不要以权威的形式、以命令的方式进行工作跟踪。

措施六：管理者要对下属遇到的困难表现出理解，并针对不同的情况，努力帮助下属解决困难。