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一、为什么要编写岗位说明书 标准《质量管理体系 要求（GB/T 19001- 2016）》条款5.3 组织的岗位、职责和权限 最高管理者应确保组织相关岗位的职责、权限得到分配、沟通和理解。最高管理者应分配职责和权限，以：a) 确保质量管理体系符合本标准的要求；b) 确保各过程获得预期输出；c) 报告质量管理体系的绩效以及改进机会，特别是向最高管理者报告；d) 确保在整个组织中推动以顾客为关注焦点。e) 确保在策划和实施质量管理体系变更时保持其完整性。二、如何编写岗位说明书 首先，组织应制定组织最高管理者的岗位、职责和权限，即最高管理者《岗位说明书》。其次，最高管理者和各职能部门最高管理者一起制定各个职能部门的职责和权限。同时，最高管理者和每个职能部门最高管理者一起制定本职能部门最高管理者的岗位、职责和权限，即部门最高管理者《岗位说明书》。再次，职能部门最高管理者和科室最高管理者一起制定各科室的职责和权限。同时，职能部门最高管理者和科室最高管理者一起制定本科室最高管理者的岗位、职责和权限，即科室最高管理者《岗位说明书》。最后，由本科室最高管理者制定本科室每个岗位的职责和权限，即每个基层岗位的《岗位说明书》。总之，编写《岗位说明书》时，要先确定组织结构，也叫组织架构，将组织的框架定出来后，对每个分框架进行职责和权限分配（职能部门），再对每个支框架进行职责和权限分配（科室），然后具体到每个岗位。三、编写岗位说明书的要求 按照标准《质量管理体系 要求（GB/T 19001- 2016）》条款5.3 组织的岗位、职责和权限的要求，编写《岗位说明书》时，一定要确保质量管理体系符合本标准的要求；确保各过程获得预期输出；报告质量管理体系的绩效以及改进机会，特别是向最高管理者报告；确保在整个组织中推动以顾客为关注焦点。确保在策划和实施质量管理体系变更时保持其完整性。即“四确保一报告”。特别指出， 最高管理者应分配职责和权限，以报告质量管理体系的绩效以及改进机会，特别是向最高管理者报告。每个组织应明确报告质量管理体系的绩效及改进机会的岗位，尤其是大型组织，更应该明确，避免多人报告或者无人报告。标准《质量管理体系 要求（GB/T 19001 - 2008）》曾经组织设立管理者代表，由其向最高管理者报告质量管理体系的绩效以及改进机会。当然，每个组织也会要求其他人向管理者代表报告相关职责内质量体系的绩效以及改进机会。
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