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关于如何开一场高效会议的要素， 可以简单总结为“12345”法则—— 一个中心、两个基本点、三个会议法则、四种干扰行为管理、五个会议步骤。 1.一个中心：彼得·德鲁克曾说过“要达到目标的经营者必须正确了解并理解'我召开会议的理由是什么’，'想要做出什么决定’”。简单来说，会议的目的就是召开会议的理由，任何会议都应当有会议目的，否则就不要召开会议。会议目的的类型一般包括制定计划、解决问题、做出决策和信息分享这4种。在开会之前明确会议目的，是决定会议成败的最关键因素。 2.两个基本点：会前需要了解会议中的角色和制定会议议程。 （1）一场会议一般包括主持人、参与者、纪要人、计时员这4类角色，其中纪要人和计时员可以由主持人或者参与者兼任。每个角色都有明确的责任分工： （a）主持人：负责确定会议目的并向全体与会者阐明，按照议程进行引导，控制与会者行为，并做会议总结。 （b）参与者：带来信息、专业知识和创意，帮忙解决问题，完成分配给他们的所有任务。 （c）纪要人：确保如实、完整的记录会议讨论的问题，将审核后的会议纪要发送给相关与会者并跟踪纪要的落实。 （d）计时员：负责会议的时间记录，控制与会人的发言时间，确保会议按时进行。 （2）会议议程的作用包括规定讨论的内容、节奏和次序。有效的议程需要满足以下条件： （a）按照议题的轻重缓急安排先后次序。 （b）按照议题的逻辑顺序编排。 （c）每一个议题应预估需要讨论的时间并清晰标识出来。 （d）每个议题需要有明确的责任人。 3.三个会议法则： （1）团结与会人员：会议中可能会出现争吵、指责、推卸责任、无礼打断他人说话或者是置之不理的状况发生，那么相应的对策可以有让有关人员适当发泄情绪、保持中立、用事实说话以及让其他成员一起参加讨论等。 （2）集中与会人员注意力：对于与会者开小会、偏离主题等问题，相应的对策可以有时刻保持警惕、控制会议方向、检验与会者理解程度、解释并核实会议内容等。 （3）鼓励与会人员：对于与会者在会议中出现开小差、提不出建设性意见、讨论不出结论等问题，相应的对策可以有“保护弱者”（即鼓励低级别员工发言）、征询每个与会人的意见、把建议记录下来、构建决议等。 4.四种干扰行为管理：会议中与会人员最常出现的四种干扰行为包括交头接耳、滔滔不绝、跑题、沉默，分别可以通过以下的方法应对： （1）交头接耳： （a）用语言提示“让我们聚焦一下”。 （b）点名问一些简单的问题。 （c）要求复述或者评论上一位发言者的意见或建议。 （d）要求对前面的问发表看法。 （2）滔滔不绝： （a）礼貌的谢谢“好的，我们先听一下别人的意见可以吗？” （b）减少眼神接触。 （c）多征求其他与会者的意见。 （d）总结“您的核心意思是...” （3）跑题： （a）坚持主题 （b）把所谈到的跑题内容或与本次会议无关的内容写下来，安排下次专题讨论。 （c）提醒与会人员时间紧张或者需要在会议结束时达成决议的话题。 （4）沉默： （a）问TA问题，但避免TA成为众目睽睽的点。 （b）称赞其贡献。 （c）增加眼神接触。 （d）如果与会人员较多，那么就在安排研讨时进行分组。 5.五个会议步骤： （1）有效开场：注意强调会议目的与重要性，可以迅速确定主题与节约时间。 （2）澄清信息：注意澄清两个方面：数据与与会人的顾虑。主持人一定要让全体与会人员都了解相关背景，充分表达自己的顾虑，这是头脑风暴的基础。 （3）头脑风暴：头脑风暴的特点不是批判，而是轮流发言，鼓励所有与会人员参与、激发创造力、 （4）做出决策：明确具体分工，同时注意考虑风险，并有相应的应急计划。 （5）总结跟进：注意获得相关责任人的承诺并且充分表达信息。 最后，总结一段会议荣耻语录分享给大家： 以主题明确，准备充分为荣； 以目的不清，匆忙上阵为耻。 以积极参与，准时与会为荣； 以敷衍了事，迟到早退为耻。 以聚焦主题，简明扼要为荣； 以长篇大论，晦涩难懂为耻。 以尊重倾听，出谋划策为荣； 以随意打断，盲目否定为耻。 以结论明确，积极闭环为荣； 以议而不决，决而不行为耻。 |
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