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办公室的秘密 聚焦职场进步之道，精进做人办事撰文智慧（创办人石头哥：一线秘书，畅销书《秘书工作手记》作者） 726篇原创内容 公众号 石头说 看了石头很受启发，看似对个人不合理，实则对组织是精妙的设计。 在职场，要想工作有秩序，就得遵守各项制度、规定，无论是明面上的还是潜规则。 很多规章制度，我们能理解、接受，执行起来也就容易。 但有的，看起来很无理，让人心生抵触、尽是吐槽。 这些规章制度真的无理吗？ 其实不然，大部分制度看似毫无必要，但如果不执行，工作就会乱，甚至会给自己、给单位带来不好影响，比如下面列举的这些。 01 上班穿正装 这是很多人特别是很多初入职场的人，都感到特别困惑的： 穿正装、一本正经下来很不舒服，为什么职场要有这个规定？ 再一个，穿什么、怎么穿，完全是自己的事情，穿个休闲装、穿双拖鞋不香吗？干嘛要搞得这么正式、让人紧张？ 其实，我们每个人代表的是单位形象。 穿着打扮上，如果标新立异、过于随意，给人的印象就是不成熟、不稳重、不自律，甚至会被质疑职业能力。 上班穿正装，是自己及单位良好形象的展示与维护，是一种自我约束和提醒。 02 开会 工作中，部署会、推进会、工作例会、总结表彰会等，各种会议伴随着我们的职场生涯。 很多人会觉得： 私底下交待一下工作就可以了，为什么偏偏要开会？把材料发下来大家学习学习就行了，开会毫无意义、根本没必要。直接把奖金给到位，比开表彰会更实在、管用……。 这样的吐槽也许有一定道理，但是，却忽略了会议制度的重要性、不可替代性： 从某种程度上说，会议是一种仪式，相比直接传达、发材料给大家学习，开会更能体现出领导的重视、更能强化参会人员的思想认识。 会议是工作的一部分，通过会议安排工作，比私底下安排更具有严肃性、强制性。 此外，会议是领导层掌握单位情况、凝聚思想共识、激励斗志的重要方式，是职工展示自己、促进沟通交流的很好手段。 03 念稿子 关于会议，有一种现象你一定不陌生： 会前，会务筹办部门会为领导准备讲话材料；会通知各参会单位准备、上交发言材料，并对材料进行把关、审核。 到了会议进行环节，通常是，台下参会者念稿子汇报，台上领导对着材料作指示……。 一个会议下来，似乎是在走形式、走过场。表面看，这样的会议毫无意义，简直是浪费时间、精力。 其实，准备材料、念稿子只是形式，这个形式之下蕴含的内容却是十分丰富、有意义的。 比如，会前对材料的斟酌、校审，就是一个复盘、酝酿、务虚的过程。 通知参会人员准备材料并对材料进行审核把关的过程，是一个统一思想、统一音调，让参会人员提高思想认识、提前把自己摆进会议中来、提升会议成效、提高会议效率的过程。 从这个角度看，会前写材料、开会念稿子是很有助于会议成效提升的一种方式方法啊。 04 一刀切 “35岁是分水岭”“如出现违法违纪，则提拔晋升一票否决制度”……，这些论述，相信职场人都听过不少，其反映的是“一刀切”现象。 何谓“一刀切”？即，不论什么情况、不论是谁，都按一个规则处理。 很多人对此做法颇有微词，他们觉得：这种处理方式简单粗暴，不利于工作积极性的调动。 金无足赤，世上绝没有完美的事情。 “一刀切”固然有其弊端，但是，在维护规则权威、彰显规章制度生命力方面，它发挥的作用是无可替代的。 否则，会没有规矩，人人都想钻空子、找借口，很容易就让事情乱套了。 比如上文提到的“一票否决”，如果今天张三违法违纪后，“法外开恩”逃脱了制度制裁，顺利获得了提拔晋升，那么，其他人就会视规章制度为儿戏，不利于单位发展。 05 逐级、逐人签字 你是否有过这些经历？ 一个信息报道，需要先后找直接领导、分管领导、主要领导签字，最后才能发表。 一个收发文，需要找相关领导、科室负责人、具体落实者签字；工作进行交接，需要交、接双方签字……。 也许你觉得，工作本就任务繁重，为什么要在签字上耗费这么多时间精力？ 信息报道应写好后直接发表，收发文直接找承办人签字，工作交接口头进行即可……。这样下来，工作效率自然高了。 实际上，签字即是责任，找多人签字，是为了分化责任、自我保护啊。 06 会议记录 很多人会疑惑：现在科技都这么发达了，能录音、能视频录像，为什么还要手工抄会议记录、写会议纪要？ 其实，会议记录也好、会议纪要也罢，都是如实记录会议基本情况、议程、会议决议等内容的重要资料。 其具有原始性、凭据性的重要作用，还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。 特别是，会议记录直观、好查找。 如果要查找某一重要资料，没人愿意花几小时甚至更长时间去听录音、看视频、整理成文字资料。 大家更倾向于选择查阅会议记录这一直观方式。 07 工作留痕 看到这条，相信很多人会马上吐槽：工作留痕是形式主义，这样的制度明显毫无意义。 不可否认，在职场，绝大多数人都深受“凡事留痕”形式主义折磨，不停在拍照、写会议记录、发文、发宣传信息、写心得体会……。 因此，很容易就滋生、积累了很多负面情绪。 但是，吐槽归吐槽，“工作留痕”的正面意义，同样也不小。 比如，及时留痕，到了迎检时能少些临时抱佛脚、从头开始补台账、甚至造假的烦恼与忙碌。 再比如，工作留痕，是记录、证明自己想事干事谋事成事的最直接证明。 能让上级领导看到自己的付出、让下属感受到工作成果，同时也方便自己及时总结、复盘工作。 08 谈心谈话 关于谈心谈话，很多人印象是这样的： 会议室或谈心亭里，领导与下属促膝而谈，旁边一人忙着做记录，谈话结束后，谈话双方在谈心记录表上签字。 紧接着，“某领导与下属促膝长谈”的宣传报道跃然单位网站上面。 对此，很多人的评价是： 谈心谈话无非是走形式走过场，谈话人说的都是大道理，被谈话人说的都是好听的话……。这一制度的存在，毫无意义。 其实，谈心谈话是为着解决问题而来的，当被谈话人没委屈、没心理诉求时，谈心谈话更像是一次普通的交流，其作用、意义可能不大。 但是，如果被谈话人有委屈、想找人倾诉、想向领导寻求帮助时，这时候的交流是极其重要的，能及时为其解决很多矛盾与负担。 否则，如果任由心理矛盾、负面情绪累积，极可能会对其心理健康、工作状态甚至单位发展产生不利影响。 总之，存在即合理。 职场上很多规则、制度，其形成、发展，都是为了服务职场发展、让单位及个人利益最大化。 唯有理解、遵守、利用好相关制度规则，才能在职场行稳致远。 作者：办公室顾问团 浪子燕青 |
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