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怎样做才能避免采购人员收受回扣?

2021-10-14  吾道有涯

论起贪腐,恐怕要和人类的文明史一样悠久、绵延不绝,最早的史书《尚书》里就有“惟货”一罪,就是指官员收受贿赂。收受贿赂是一种长期存在的社会风气,历史悠久且根深蒂固。

回扣是怎么来的?

要想根治这一社会乱象,就得了解它,我们就从企业的角度来分析这个问题,去了解采购人员的猫腻。

回扣,顾名思义就是通过自己的权利及手段为业务公司提供一定的订单或者项目,从买方支付商品的款项中按一定的比例,返还给对方的采购人员。而这种交易价款是一种非公平交易方式的支出。市场竞争原则本应遵循公平、公证、公开、标准统一,比拼的也应该是质量、价款、服务、售后、货期等关键条款。而回扣的产生就让这些关键因素显得不那么重要。我们换个通俗点的说法就是,A给我的回扣高,我就不会选取B,不管B的售后质量服务等综合条件的优势。在企业中,采购部门当然是所有人认为的肥缺,因为他们大量的掌握了公司的需求计划和订单决策,这个部门也成了一个很容易滋生“细菌”的地方,但回扣绝不止于采购。

2019年中国无人机巨头大疆的一封公开信轰动了全国,社会各界、网络更是一片哗然。仅2018年一年时间,大疆供应链贪腐造成平均采购价格超合理水平的20%;保守估计,因内部腐败问题,大疆损失超过10亿元人民币。其中采购回扣也被实锤,各大企业纷纷采取措施,清查采购与供应链系统。

这种腐化于思想、产生于需求、来源于管理疏忽、藏匿于报价之中的猫腻,是我们可以通过管理来避免的。

采购回扣的问题就像是虫子吃苹果,坏掉的不光是被吭下去的一块,损失的是一整个苹果。为了高额的回扣可能在数量上有折扣,可能在质量标准上有折扣、可能在工期和售后上有折扣,这些都会伤害到公司的根本利益。所以我一直认为采购管理中最重要的不光是成本与质量的管理,供应商的管理也是非常重要的。我之前了解的一家公司,就“服务于”供应商了,因为供应商不光公关了采购人员、还有清点货物的仓储部门、提供验收的质检部门、还有掌握需求的使用部门,这一轮接触下来,坏掉的岂止是半个苹果,简直是芯都坏了,坏透了。

如果通过管理来实现避免回扣的问题,我大致分为了这十项:

一、 严格的引入机制+德行优先

用一贤人,则群贤必至;用一小人,则小人齐趋。

新加坡在全世界查处贪腐我不知道是不是做的最成功的一个国家,但是他确实有一个非常有效的手段。他们有一套用人准则,不是高薪养廉,而是高薪抢贤。人都是有欲望的,如果采购人员的物质生活得到满足,我想他们也不会冒险去损失公司的利益以及自己的名誉而拿回扣。也许我这么说,很多人会提出反对的意见,凭什么让他们拿高薪,就是因为不让他们拿回扣吗?管理整个供应链是一个非常系统的工作,我们想做好就要从点滴开始。工资的标准不是衡量一个人能力的天秤,但是如果工资可以让这个天秤保持平衡我觉得是有必要。但是高薪养廉必然不是长久之策,所以我们要效仿新加坡“高薪抢贤”大贤之才无需我们去管理他,他的道德约束能力很强。所以在我们企业选择采购方向人才的时候,廉政、品行、德行至关重要。要严查采购人员历史廉政问题、背景调查更要查明离职原因。采购人员拿回扣只有第一次和无数次、企业也千万不要抱有浪子回头金不换的想法。技术可以培养,品德难以塑造。

最近我读了公司创始人的一本书叫《为己杂谈》这本书深度的讲解了运用古人的智慧和道德思想来管理企业和如何知人用人。许景新先生集中国传统的道家、法家、儒家哲学思想,结合现代企业管理模式,基于人性的重要性提出了“以人为本,无为而治”的用人管理理念。人才从古至今向来不缺,在市场经济体制下怎样善待人才、怎样善用人才成为了关键,现在的劳务关系更不像是从前的伙计、长工一样,企业更应该注重人才的培养和善待员工,我们要做到让利、真诚、尊重、包容、给员工更多的晋升机会,只有员工的品质从根本上得到了升华,他们的思想觉悟才会得到升华。

人是企业的核心,只有管理好人才能管理好企业。

二、 建立监察审计机制/部门

如果仅仅是把复核、监督的权利放至采购主管或者经理一职只是把腐败的层次提高到了更高的层级。如果把这个权限放到财务或者分管副总层面,又成了外行管内行。效率不高不说,采购人员会感觉到时刻被监视着,失去了工作积极性的同时更会失去把握市场时机的主动性。审计属于事后管控,我们应在流程发起、过程中、审批进行监督、从计划-供应商选择-询价-招标-定标-合同-验收-入库质检-付款,进行全程监控,及时纠偏及时止损,对过程中产生的不合理因素提出质疑和审计。

西汉武帝时期,全国共划分为13个州,汉武帝为每个州郡都亲自指派了一名刺史,刺史可能是中国最早的监察官员了,其作用相当于企业中的审计部门,对事件的合理性进行跟踪审计。刺史被汉武帝赋予了极大的权利,他们对辖区地方官员有监督检查之权。

在这之后的朝代中,朱元璋可谓是对贪腐深恶痛绝,我们先来看他对监察方面的管控。明朝官场有六部,分别是吏部、户部、礼部、兵部、刑部、工部,分工明确各司其职但均不互相干预,直到朱元璋设立了都察院。都察院的前身就是御史台,有纠劾百司之权,为天子耳目风纪之司。朱元璋寄希望于都察院,为明朝官场扫贪之先锋军,都察院不辱王命,朱元璋更赋“代天子巡狩”之权。

设立审计监察部门不光能在架构上震慑和指引,更要行之有效的付诸于实践。深入各职能部门作业环节,了解过程和监督过程。

三、 完善的供应商管理

整个供应商管理因纳入公司规章制度中。下面我们就分四个层面进行举例,当然供应链管理远不止这些。

1、 供应商的引入原则:供应商的开发引入,必须的的确确需要新鲜供应商补入供应商名录,通俗的将就是需要该类型的供应商进入合格供应商名录中形成竞争机制方才可以申请引入开发。首先供应商的开发申请,必须得到需求部门的确认,确实需要该类型供应商补入,另一方面必须要有书面的申请,各级领导根据实际情况进行审批。其次供应商的选择,要在申请中体现清楚。就是说要开发什么级别的供应商、要满足什么样的需求、产能要达到多少、注册资本必须要有多少,距离、配送能力、仓储能力、资金实力等等,事无巨细尽可能的要完善。

2、 供应商开发程序:供应商的开发一般需要多部门同时协作,由采购部门牵头,需求部门仓促部门甚至财务部门都要参与,并一同进行实地考察。只是每个人对开发的供应商权重打分不同。一般开发5-8家相对合适的供应商,然后由各个部门评分选出质量最高的3-4家,然后形成评审,由分管领导或者公司负责人审批。

3、 供应商等级划分:供应商基本分为战略合作供应商、优秀供应商、合格供应商、储备供应商和临时供应商。原则上优先合作的供应商是战略合作供应商和优秀供应商,怎么界定供应商,那么这就涉及到了供应商的评级了。合格供应商就是指已经开发完成,但没有达到优先选择的。该类型供应商可能都是上个年度在供应商名录中评分属于合格但没达到优秀的。那么我们在下单的时候可能只会给到他们20%左右的份额。

4、 供应商的考核评级:供应商的考核是由采购部门牵头,仓储和质检对产品的匹配度以及质量进行打分、财务部门对发票、承兑、以及付款进行评分、审计部门主要针对合约、退换货进行考核评分、采购部门则对配合度、价格竞争力进行考评。最终形成供应商本季度或年度的得分,从而进行分级排名;

供应商的管理是一门很大的学科,每个企业自身都有自己的发展模式,所以能应运到的是微乎其微,我要表达的是我们要通过对供应商一种公平的管理,来实现高效透明的选择机制。物美价廉本来就是不可能的,只是根据我们公司的生产需求合理的选择重心,技术质量要求高的,我们只能选择同类产品质量最好的,质量好的价格肯定也会高这是必然的。如果对质量不那么看中我们就要优先考虑价格、货期、售后等商务条款了。

市场中有一种不公平竞争机制,所以每个采购人员都不能保证他们所买到的东西就是最便宜的,便宜不是衡量一个采购人员的标准,但是“不便宜”绝对是衡量他们能否胜任的标准之一。

四、 培训、学习、晓之以理

培训、学习属于德治;反腐说过了,我们要说倡廉,我们国家一方面在狠抓贪腐现象,一方面也在不断地进行倡廉工作。倡廉顾名思义就是要倡导廉洁,也是廉政建设的基本内容。

按照天主教教义来说,人有七宗罪、贪腐属于原罪。原罪即与生俱来的一种习性,只不过在后期成长过程中有人摒弃了,有人却将它沿袭了下来。那么摒弃他的那群人是怎么做到的呢?就是通过法律的约束、通过文化的熏陶、通过后期的学习让我们清楚的明白了贪腐是存在的,但他的存在是错误的。

企业要进行全方位的培训、学习、考试;另外要突出宗旨教育,增强采购人员服务意识,切实转变工作作风。突出岗位的廉政教育,让采购人员知道危险、不敢冒险;突出典型教育,对政府以及企业廉政典型案例加大宣传力度。要全面开展廉政教育课程,举办相关测试考试、进行廉政宣誓、与采购人员签订《反商业贿赂协议 》等等措施;倡廉工作讲究的就是高调宣传,集中培训,让所有人认清公司的决心,潜移默化的把倡廉工作植入人心。让采购人员保证以后不能、不会、不必、不敢也不想去触碰企业的红线。

五、 制度的建立

制度的设立属于法制;杜绝贪腐没有什么灵丹妙药,只有坚决执行制度。

朱元璋为杜绝官员贪污回扣,严命对涉案者实施剥皮酷刑并夷灭三族。剥皮后将稻草填入,悬挂于城门闹市以示警醒。对贪赃枉法朱元璋做到了极致,这可能和他出生草根有很大的关系。反贪反腐重在立法严惩,开篇时我就有讲过历朝历代在贪腐上均有立法。古人也叫“治贪用重典”,各个朝代的量刑也大致不一。在惩处贪赃枉法者还不得不提及一个人,战国时期的齐王,据《史记-田敬仲完世家》记载,“烹阿大夫,及左右尝誉者比并烹之”。对没错,齐威王田因齐将贪污受贿者一并丢到锅里煮了。这种刑罚在战国时期并不少见,但是用于惩治贪腐官吏乃属首次,被烹煮实则侮辱性极大,也足够警醒后世。

制度属于法制、教育培训属于德治,法制德治相结合方能行之有效、事半功倍。有人会问为什么不仁治呢?俗话说浪子回头金不换,如果发现采购人员收受回扣,给他一次机会他不是会怀着感恩和敬畏的心,从此做一个清廉之人呢。不排除有这样的人,也不排除这种可能性。这是原则问题,我始终觉得有第一次就有无数次,尝过腥的猫,怎么可能拒绝腥呢?这样只会让他们的手段更高明、更隐晦、更加的不易察觉。如果企业的制度连这点力度都没有,就不要设定什么制度了。

六、 分散采购权利

避免一人定价、一人谈判、一人开发并且要分散采购决策权利。

参与开发的不参与采购执行、参与采购执行不参与决策、参与决策不参与付款;但是这样做有一个很大的弊端,同样是采购部门但不在一个工作面,所以效率会变慢,用工成本也比较高。我国某大型企业就是采用如此办法来管理采购部门的。乍一看挺唬人,实则华而不实。一个采购部门60多个人!果不其然,听说去年已经把基地公司的采购部门都撤掉了,开始实施集采。

那么我们要怎么分散采购的权利呢?

分散采购的权利的目的是为了不让采购人员集权从而形成灰色利益链条,采购不管是帮公司做事还是帮供应商做事儿都是在为自己谋利。那么我们就抓住这一条来分散他们的权利,要我们的采购人员为我们做事,要为我们做事儿就得断绝他们和供应商之间的“密切”联系。所以在供应商开发、供应商选定、包括最终的确定供应商、供应商考核、评级、这些和供应商有交集的面,要避免采购人员直接参与。我所说的只是一个方向,具体还要根据企业自身的情况来确定,因为有很多行业是无法避免的。组织架构是可以调整的,工作重心也是可以偏移的,我们要实现的目的是要以结果为导向,我们要达成一项目的,必要的代价一定是有的,管理者心中都得有一把算盘。

七、 对标历史价格、设立奖罚机制

排除客观原因,历史价格是检验采购人员采购价格非常有效的一种手段,也是降本增效的数据来源。我们也可以把它作为降本增效评判的一种依据。

在这一点上,企业是不能吝啬的,销售人员都是有业绩奖励的,采购人员也应该有节约成本方面的专项奖励,来刺激他们更好的发挥自己的优势合理的赚取更多劳动报酬。

君子爱财,取之有道,这个道是要公司来给,给出正道,而不是采购人员自己寻找的歪门邪道。有时候物质奖励只是一种形式,主要的目的是企业要让采购人员看到自身的价值。

八、 设立轮岗机制

水不流则腐,官不廉则败;

轮岗制度作为一种有效预防腐败的用人措施,同时也可以迅速培养员工成为全能性人才。轮岗也分为部门内的轮岗、公司内的轮岗、集团内的轮岗。如果上升至采购管理岗位就要内部与集团内部轮岗相结合,调离现属分子公司从而实现培养加防腐的目的。

轮岗要注意很多问题,最重要的就是不能过于频繁,像采购人员1年轮一次,在部门中转变角色就好。管理人员一般2-3年进行一次轮岗,过于频繁的更换领导采购人员很难适应,包括供应商管理和部门协调对接上也会存在问题。工作交接会出现大量漏洞和疏忽,会给继任者留下非常大的采购隐患。而且轮岗一定要交叉轮岗,避免部门大面积换血。

轮岗最忌讳的就是乱点鸳鸯谱,把一些不专业、能力不符的人安排到岗,就说采购,如果有社交缺陷的人你让他去搞谈判和供应商管理,这不是乱点鸳鸯谱吗?在轮岗之初,我们要了解每个人的特性,针对性的安排轮值岗位,并为其制定相应的轮岗培训目的、考核标准等等一系列举措。

九、 设立有奖举报电话和邮箱

在常规的监察机制下,还有一种有效的手段“打小报告”

汉武帝刘彻在位时,曾专门下诏,保障吏民的言论自由,建立“言事变”鼓励百姓和基层官员允许越级上报。到了明朝年间,明太祖朱元璋除了允许越级上报、鼓励民众实名举报外,还支持民间进京上访,不论大小官员只要发现便可举报,老百姓也可以联盟写信举报。老百姓甚至可以将贪官污吏直接“绑缚赴京治罪”在押解贪官进京途中,即使没有证明信沿途各地官员也不可随意阻拦,关卡要及时放行。如果有人胆敢阻拦押解人员“其家族诛”。

设立举报电话和邮箱一方面是态度问题,要给供应商、采购人员看到公司的决心和态度。另一方面确实可以有效的遏制长期腐败问题。

十、 签署廉政协议

我们不光要和采购人员签订《采购人员廉洁协议》《廉政承诺书》和供应商也要签订《反商业贿赂协议》等一系列书面文件。内容一定要罗列清各项问题的处罚标准以及责任。尤其是在和供应商签署阳光协议的时候一定要设定很高的罚款以及取消合作的底线。

采购人员要谨慎利用自己的职权,企业赋予我们的不光是企业的采购之权,更是一份信任与共同发展的平台。每个采购人都应该明白一荣俱荣一损俱损。作为一个采购人员活在大数据时代,你们的履历是透明的,别让自己今天一个贪婪的念头断送了整个职业生涯。我们应努力控制成本,在自己擅长的领域获得更多建树,和公司同风雨、共患难。同时我们企业也要努力提高管理人员遵纪守法、廉洁自律的意识,牢固树立公开质量指标、公开竞争过程、公开中标结果、形成透明的竞争机制。

作者:刘鹏 职业采购经理人;十年采购工作经验,先后就职于多家大型公司。精通工程类招标采购、建筑行业采购工作!原题:企业如何通过管理避免采购人员收受回扣

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