为什么我从财务系统导出的数据不准确？

经常有财务朋友问我，为什么财务费用、管理费用等科目，从财务软件上导出来的数据不准，网上也有朋友对这个有疑问：

 

    实务中，细心的财务朋友可能会发现一个问题：从财务软件导出来的数据不太准确，

 

    举个几乎所有的公司都会涉及到的一个简单例子吧：

 

    假设A公司第一季度银行存款利息收入为1500元。对于银行存款利息收入的账务处理，基本上所有财务人员都懂，直接：

 

    借：银行存款1500

 

    贷：财务费用-利息收入1500

 

    以上会计分录完全没有问题，书本上也是这么说的。但是，该分录做到财务软件上，问题就出现了，会出现什么问题呢？会导致从软件系统导出的数据不准确甚至导出的利润表等数据不准确，为什么呢？

 

    因为月末的时候，财务系统是可以自动结转损益的，不像以前手工帐的时候需要人工结转，但是财务软件结转损益的时候可能存在一个问题：财务软件结转的时候，损益类科目的费用类（如财务费用、管理费用、销售费用等），往往只默认结转借方金额；损益类科目的收入类，往往只默认结转贷方金额。

 

    因此，像财务费用-利息收入、管理费用、销售费用、所得税费用等科目，若出现在会计分录的贷方，一般做到财务软件的时候做成借方负数；像主营业务收入、其他业务收入、营业外收入等科目，若出现在会计分录的借方，一般做到财务软件的时候做成贷方负数。否则，财务软件导出的科目余额表、序时账、报表等数据可能不准确。

 

    那么，什么情况下涉及到费用类的会计科目出现在贷方？什么情况下涉及到收入类的会计科目出现在借方？一般有两种情况：

 

    第一、像银行存款的利息收入，发生时本身就直接冲减费用类的科目“财务费用”,正常做账如果用手工帐的话可以做到贷方“财务费用-利息收入”,但是如果用财务软件做账的话，最好做成借方负数。

 

    第二、以前期间账务处理错误或者多缴税等各种情况出现时，导致需要对多确认的部分成本费用或收入的会计分录进行部分冲回，这个时候可能会存在收入类的会计科目出现在借方或费用类科目出现在贷方的情况。

 

    下面列举几个实务中常见的例子进行说明：

 

    例子1:A公司第一季度银行存款利息收入为1500元。

 

    做进财务系统的会计分录最好为：

 

    借：银行存款  1500

 

    借：财务费用-利息收入  -1500

 

    尽量不要做以下会计分录：

 

    借：银行存款  1500

 

    贷：财务费用-利息收入  1500

 

    例子2:2018年5月份财务人员新入职，发现4月份以前财务人员有一笔应付A供应商的“管理费用”会计分录做错了，应付A供应商款项的正确金额应为5万元，以前实际做了6万元，需要冲回1万元。

 

    做进财务系统的会计分录最好为：

 

    借：管理费用   -1

 

    贷：应付账款-A供应商  -1

 

    尽量不要做以下会计分录：

 

    借：应付账款-A供应商 1

 

    贷：管理费用 1

 

    注：如果应付账款的账龄是在Excel里用公式计算出来的，此例子第一笔分录则不会影响期末账龄的划分，若做成第二笔分录，还会导致应付账款期末账龄划分出现错误，还得进行调整

 

    例子3:计算缴纳2018年的当期应缴纳的所得税时，发现以前计算错误，需要冲回1万元

 

    做进财务系统的会计分录最好为：

 

    借：所得税费用-当期所得税    -1

 

    贷：应交税费-应交企业所得税  -1

 

    尽量不要做以下会计分录：

 

    借：应交税费-应交企业所得税  1

 

    贷：所得税费用-当期所得税    1

 

    还有其他的……

 

    总而言之，损益类的费用类科目，若出现在会计分录贷方的，最好做成借方负数；损益类的收入类科目，若出现在会计分录借方的，最好做成贷方负数。